Guía completa para una gestión de equipos eficiente en la hostelería y la restauración

Gestionar equipos de forma eficiente en la hostelería y la restauración supone algo más que cuadrar turnos de trabajo; implica tener en cuenta factores internos y externos que afectan al sector y que dificultan la toma de decisiones. 

Por un lado, tenemos la alta rotación de personal, la baja retención y las fluctuaciones estacionales, semanales y diarias de la demanda. Estos factores hacen que sea difícil dedicar tiempo a la formación y a la gestión del equipo. 

Por otro lado, también está el bienestar de nuestros empleados, un elemento importante ya que debemos considerar sus preferencias (horarios o días de la semana), bien sea porque están estudiando, porque tienen hijos, u otras situaciones. 

No tener en cuenta estos aspectos puede hacer que se disparen los costes de contratación, causar baja productividad y que nos encontremos con una falta o exceso de personal, lo que afecta directamente a los beneficios y a la satisfacción de los clientes. 

Por este motivo, es imprescindible buscar soluciones que nos ayuden a optimizar nuestras tareas y que, consecuentemente, podamos aprovechar el tiempo y centrarnos en lo prioritario. Hoy, gracias a la era digital, esto es posible. 

En esta guía echamos un vistazo a las diferentes soluciones digitales que pueden ayudar a restaurantes, bares, cafeterías, hoteles y otros negocios de hostelería, a gestionar de forma eficiente los equipos de trabajo y tener más tiempo para lo más importante: los empleados y los clientes. 

Veamos cómo poner en práctica una gestión de equipos eficiente en una empresa de hostelería y restauración. 

¿Cómo contratar al personal necesario para un restaurante y llevar a cabo un onboarding efectivo?

La importancia de un proceso de contratación fluido  

Cuando hablamos de contratar al personal necesario para un restaurante, debemos tener en cuenta no solo la inversión salarial que supone, sino también el tiempo y el esfuerzo que el proceso requiere.  

Por eso, si queremos ocupar las vacantes de forma rápida y encontrar a las personas adecuadas para el puesto, es importante centrarnos en combinar los requisitos que precisamos con los perfiles que mejor se adapten. 

Pero ¿por qué es tan importante invertir en un proceso de contratación fluido?  

El motivo es que escoger a la persona equivocada para el puesto equivocado aumenta el desgaste y los costes de selección y formación. Según los expertos del sector, el coste de contratación equivale alrededor del 25% del salario medio de los empleados.  

Aunque lo cierto es que el mal puede ser aún mayor si tenemos en cuenta que aquellos empleados que no se adapten adecuadamente al puesto o a la compañía, pueden amenazar la reputación del restaurante y que esto afecte al negocio a largo plazo. 

Por este motivo, no solo es fundamental centrar nuestros esfuerzos en elegir a la persona adecuada, sino también ofrecer, tanto a los candidatos como a los nuevos empleados, una experiencia positiva desde el primer momento del proceso de contratación. 

 

La marca y cómo ser la empresa elegida 

Para conseguir ser la empresa elegida por los candidatos y lograr el crecimiento de la compañía, debemos poner el foco en crear fans de la marca, incluso entre los propios trabajadores. 

La clave está en fomentar un sentimiento de pertenencia y reforzar la conexión con el equipo desde el primer momento.  

Si lo conseguimos, contaremos con embajadores de marca incluso cuando hayan dejado la empresa gracias a la impresión y experiencia positiva que tuvieron en ella. 

 

Cómo facilitar el onboarding 

Durante los primeros días en la empresa, es importante ofrecer a los nuevos empleados una experiencia positiva y homogénea para facilitarles el proceso de incorporación. 

Una forma sencilla y eficaz de llevar a cabo el onboarding del personal es a través de plataformas de formación online como Flow Learning de MAPAL, que permite empezar la formación sin tener que pasar largas horas en el aula.  

Además, se simplifican tareas a menudo engorrosas en los primeros días, como dar a conocer el organigrama y los equipos de la compañía, u obtener la firma de las políticas de la empresa, entre otras. 

Estas plataformas permiten que los nuevos empleados puedan gestionarlo todo de forma centralizada, así como acceder a ellas automáticamente desde el momento de su incorporación. 

Levy UK, perteneciente a Compass Group, consiguió reducir su proceso de onboarding de 20 a solo 5 días después de introducir la plataforma Flow Learning. Descubre cómo lo lograron aquí

Un indicador clave: los primeros 90 días  

Las estadísticas demuestran que, si somos capaces de proporcionar una experiencia positiva a los nuevos empleados durante sus primeros 90 días, tendremos mayores posibilidades de que deseen seguir con nosotros, disminuyendo así el índice de rotación. 

La formación óptima para hoteles y restaurantes

Existe un amplio abanico de habilidades necesarias para trabajar tanto en un hotel como en un restaurante. El problema es que, en muchos casos, la formación que reciben los nuevos empleados suele hacerse de forma apresurada, e incluso algunos tienen que aprender sobre la marcha.  

Este tipo de prácticas ponen en peligro los estándares de un servicio de calidad y bajan la motivación por parte de los empleados. 

Por eso, hoy más que nunca es esencial invertir en la formación interna de los trabajadores y de las personas que se incorporan. 

Llevar a cabo una buena formación en hoteles y restaurantes es posible actualmente gracias a las herramientas de formación online (con cursos breves y dinámicos), y complementarlo con la formación presencial que siempre existirá en el sector. 

Esta formación mixta potencia el aprendizaje y prepara mejor al personal, siendo más efectiva y atractiva para el equipo. 

Gracias a Flow Learning es posible desarrollar y ofrecer formaciones online individualizadas, tanto si van dirigidas al desarrollo personal, como para poner en marcha un determinado servicio, cubrir cierta brecha en el conocimiento o dar a conocer la empresa y la normativa en curso.  

No debemos olvidar que, entre los conocimientos que necesitan los trabajadores de los hoteles y restaurantes, hay también los reglamentos sobre alimentos, salud y seguridad. 

Consolidar y ofrecer todo esto a los empleados, a través de una única plataforma, con breves módulos de formación accesibles desde cualquier lugar y dispositivo (desde el teléfono móvil, en el tren, etc.) es ahora posible. 

Además, Flow Learning permite añadir módulos según las necesidades de la empresa

  • Compliance Suite: para empleados en trabajos de cara al público que administran y sirven alcohol, encargados de la comida o para quienes trabajan en la cocina.  

  • Service Suite: para proporcionar un servicio excelente, tanto en bares y cafeterías, como en hoteles y discotecas. 

  • Management Suite: conocimientos clave para que los responsables gestionen un negocio de hostelería y dirijan eficientemente a sus equipos. 

  • Hotel Suite: recursos para mejorar el servicio al cliente en hoteles.  

  • Café Culture: para los que trabajan en el creciente sector de las cafeterías y los coffee shops.  

  • Trend Set: módulos en formato de píldoras formativas acerca de las tendencias del sector. 

  • Remontando el COVID: con temas como limpieza e higiene, cuidando de tus clientes, protección personal, preparación para la reapertura, el servicio después del confinamiento, mantenerse seguro, take away y delivery, tu bienestar. 

  • Road to Recovery: éxito con el take away y el delivery, 4 formas de generar ingresos, resolución de conflictos, tu sonrisa sigue brillando. 

Como ves, la formación a través de Flow Learning te ayuda a garantizar el cumplimiento legislativo a distancia, y conocer toda la normativa respecto a la higiene y seguridad alimentaria.  

Además, la formación es un elemento clave para facilitar la incorporación de nuevos empleados a la empresa, así como para fidelizar a los antiguos trabajadores. Y todo, permitiéndote asegurar el mantenimiento de los estándares de marca. 

La clave para retener el talento interno y facilitar la progresión profesional

Retener al talento cuesta mucho menos de que contratar a nuevos empleados, según este artículo de Harvard Business Review

La inversión en fidelización de empleados a través de formación y desarrollo profesional (775 euros) sigue siendo cuatro veces más económica que el coste medio de contratar uno nuevo (3.100 euros). 

Además, un plan de formación sólido favorece la retención del personal, ya que les ayuda a sentirse más motivados, aumentar su autoestima, fomentar un sentimiento de pertenencia y visualizar perspectivas de futuro profesional.  

Apostar por un software de gestión de formación y crecimiento profesional en hoteles y restaurantes, como Flow Learning, aumenta la fidelización de los empleados y permite identificar y retener el talento interno

Para identificar al talento y conseguir que se queden en nuestra empresa es primordial crear itinerarios de formación para cada persona y puesto particular.  

Si vemos que un miembro del equipo tiene talento, está interesado en crecer profesionalmente o en trasladarse a otro puesto, la plataforma permite a los responsables ajustar su trayectoria profesional en función de sus necesidades. Esto contribuye al enfoque real de desarrollo interno profesional. 

Por otro lado, para desarrollar una estrategia de fidelización de empleados es importante ofrecer no solo unas condiciones atractivas, sino también perspectivas reales de desarrollo profesional, una formación de calidad, una buena cultura de equipo y una serie de prácticas para mejorar el bienestar laboral. 

Puedes acceder al whitepaper para saber más acerca del bienestar laboral en la hostelería española aquí. Este recurso está disponible de forma gratuita.  

En él encontrarás información, ejemplos y consejos sobre cómo cuidar a tus empleados, inspirarlos y poder contar con ellos a largo plazo: 

  • Los beneficios de implementar un programa de bienestar para tus empleados 

  • Las mejores prácticas para implementar un programa de bienestar exitoso para tus empleados 

  • Un enfoque holístico sobre el bienestar de los empleados 

  • Ejemplos reales sobre cómo abordan el bienestar de los empleados las mejores marcas de la hostelería y la restauración 

Taco Bell es un ejemplo de empresa que valora e invierte en el bienestar laboral. Esta cadena estadounidense de comida rápida cuenta hoy en día con 86 locales en España y goza de un índice de satisfacción global de los empleados del 98%, uno de los más altos de la industria.  

El bienestar laboral implica una serie de factores, pero para nosotros en Taco Bell, en realidad es bastante sencillo: queremos que nuestros empleados estén motivados para ir a trabajar cada mañana y que vuelvan a casa igual de contentos después de su turno».

Santiago Manzanero,

Director de RR.HH en Taco Bell España

Sin duda, los empleados son el mejor activo de una empresa. Si cuidamos de ellos, ellos se encargarán de cuidar a nuestros clientes. 

¿Cómo mejorar el compromiso de los empleados a través de la formación y el desarrollo en una empresa?

Como hemos visto, mejorar el compromiso de los empleados y ofrecer una experiencia positiva de formación es fundamental para el crecimiento de las empresas hoteleras y los restaurantes. 

Para lograrlo, debemos centrar nuestros esfuerzos en estos puntos: 

  • Canal de comunicación: es importante mantener canales de comunicación abiertos, como los que ofrece Flow Learning, que permiten una comunicación abierta entre la dirección y el equipo, entre RRHH y los empleados, y también entre los propios miembros del equipo. Esto aporta transparencia porque todo el mundo se siente incluido y actualizado. 

  • Vías de acceso a la profesión: una formación adecuada proporciona al equipo los recursos y la confianza necesaria para ofrecer un servicio de la máxima calidad al cliente, y les permite evolucionar hacia puestos de gestión o hasta cambiar de departamento/profesión.  

  • "Bite-size learning": ofrecer módulos breves con vídeos cortos, un simple consejo o una lista de comprobación, en lugar de un curso en vídeo de 45 minutos, hace que el aprendizaje sea más ágil. El personal obtiene la formación que necesita, cuando lo necesita y de la forma más rápida y eficaz posible. 

  • Sistemas claros y fáciles de usar: por suerte, en los últimos años se han ido desarrollando una serie de sistemas de formación online para que las empresas hoteleras y restaurantes puedan mantener siempre formados a sus empleados. Y todo, de una manera más rápida, sencilla y accesible, a través de aplicaciones móviles que permiten ir aprendiendo sobre la marcha. Estos nuevos programas de formación digital y desarrollo profesional denominados Learning Management Systems ya no son el futuro, sino el presente.  

  • Contenidos atractivos: gracias a los avances tecnológicos, la formación con papel y boli es cosa del pasado. Los sistemas actuales de formación no solo son intuitivos, fácilmente accesibles y cómodos, sino que además su contenido puede llegar a ser más atractivo, como en el caso de Flow Learning, que incluye funcionalidades de gamificación desarrolladas por diseñadores con gran experiencia en formación. 

  • Detección y promoción del talento existente: si ponemos en práctica un enfoque de desarrollo interno profesional, estaremos cultivando el talento desde casa, demostrando que las personas pueden pasar de un puesto de principiante a uno de responsable, y seguir un trayecto profesional real dentro de la empresa. 

  • Formación de marca para fomentar el sentimiento de pertenencia: es importante encontrar un equilibrio en torno a los contenidos y los procedimientos formativos que ofrecemos a nuestros empleados. Por ejemplo, conviene incorporar actividades que les hagan sentirse bien y refuercen el sentimiento de pertenencia, como pueden ser degustaciones o actividades de ocio en grupo.  

 

En resumen, un plan de formación sólido ayuda tanto a la empresa como a sus empleados a: 

  • Desarrollar personal experto 

  • Mejorar la retención de los empleados 

  • Aumentar la calidad del servicio 

  • Aumentar la satisfacción de los clientes 

  • Maximizar las ventas y los beneficios 

Planificación del equipo: consejos para mejorar la gestión del personal en el día a día y la organización del restaurante

Día tras día, los responsables que trabajan en los restaurantes se enfrentan a múltiples retos a la hora de gestionar sus equipos.  

Su labor de gestión de equipos va desde la programación de las tareas, el control de las hojas de asistencia, la comunicación interna, la gestión de las solicitudes de vacaciones y de las situaciones personales de los empleados, hasta tener que hacer malabares con las preferencias de turnos. 

Lo sorprendente de esta situación es que muchos de ellos, aun sintiéndose abrumados y bloqueados, siguen utilizando hojas de cálculo de Excel; una práctica que no solo consume tiempo, sino que da lugar a errores humanos que suponen un impacto negativo sobre las ventas y costes laborales. 

La buena noticia es que esto puede evitarse utilizando herramientas como Workforce de MAPAL, que facilita la gestión del personal y optimiza los turnos de trabajo según los datos analizados.  

Workforce, además de ahorrar tiempo a la hora de planificar los turnos, también reduce los costes laborales y logra garantizar el cumplimiento normativo, ya que tiene en cuenta factores como las restricciones legales y personales de los empleados para planificar los turnos.  

Por otro lado, esta herramienta permite a los empleados solicitar días libres y cambiar fácilmente los turnos de trabajo con sus compañeros sin necesidad de pasar por largos procesos de aprobación, lo cual facilita un mayor equilibrio entre su vida personal y profesional. 

Además, para comodidad de los responsables, la visualización y control del equipo se puede hacer de forma remota, y reducir así el tiempo que se dedica a las tareas administrativas y a la planificación de turnos. 

¿Qué es el control de presencia laboral (T&A) y por qué es tan importante a la hora de gestionar restaurantes?

El control de presencia laboral (conocido como T&A, Time and Attendance en inglés) permite realizar un seguimiento preciso del tiempo trabajado, de la entrada y la salida de los empleados, y de los descansos. Este seguimiento se sincroniza al instante con el sistema de nóminas para ahorrar tiempo y costes de gestión.  

Pero el control de presencia laboral no se limita a cuadrar las horas de trabajo, sino que va un paso más allá. 

Por un lado, es importante porque permite identificar prácticas como el “robo de tiempo”, que representa un coste de mano de obra oculto y que ocurre cuando los empleados facturan a su empleador por un tiempo que en realidad no han trabajado. Es decir, la empresa podría estar pagando por una entrada o salida de turno fuera del horario, por descansos demasiados largos o por un redondeo de horas.  

Y, por otro lado, el T&A ayuda a cumplir con la legislación laboral española, pues desde hace unos años la ley obliga a las empresas a registrar las horas de trabajo

Cabe destacar que el T&A también es importante para quienes trabajan en remoto o para quienes se desplazan de un sitio a otro, ya que les permite llevar un seguimiento de las horas trabajadas y de los descansos que les tocan. 

¿Cómo se registra el T&A?

Aunque todavía hay responsables de hoteles y restaurantes que hacen uso del papel y la hoja de Excel, estos son sistemas de control de presencia ineficaces. 

Algunas de las desventajas más destacadas son que: se requiere mayor tiempo para actualizarlos, hay un riesgo de pérdida de documentos, los errores manuales son difíciles de identificar, los cambios son complicados y, para colmo, es difícil tener en cuenta las peticiones del personal.  

Todo esto se traduce en una ralentización de la actividad, lo que puede provocar insatisfacción entre los empleados. 

La buena noticia es que existen formas más rápidas y eficaces de registrar las horas de trabajo gracias a la tecnología, como a través de aplicaciones móviles, el iris de los ojos o los códigos QR, entro otras. 

 

Una de las formas más innovadoras es a través de las huellas dactilares. Una tecnología desarrollada por SmartHub de MAPAL que permite que los empleados registren sus entradas y salidas con su huella dactilar, o a través de un código QR en la aplicación, y todo desde su propio dispositivo.  

¿Por qué hay que utilizar un sistema de control de presencia (T&A)?

A primera vista, un sistema de control de presencia puede verse como una simple herramienta para controlar de forma automática las horas de trabajo de cada empleado. Pero lo cierto es que los beneficios de utilizar un sistema T&A van mucho más allá.  

Estos son algunos de ellos: 

  • Aumenta la responsabilidad de los empleados, quienes tienen que acordarse de registrar las entradas y salidas. 

  • Reduce el absentismo y el robo de tiempo, es decir, cuando los empleados facturan a su empleador por un tiempo que en realidad no han trabajado, por descansos demasiados largos o por el redondeo de horas, por ejemplo. 

  • Mejora la seguridad. 

  • Reduce las tareas administrativas y los errores humanos. 

  • Garantiza el cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, impide que los empleados registren su entrada antes de que comience su turno. 

Y lo mejor es que se trata de aplicaciones intuitivas, fáciles de utilizar para los empleados sea cual sea su nivel tecnológico, y cómodas para los directivos y responsables, lo que se traduce en más tiempo para la productividad. 

En el caso del sistema Workforce de MAPAL, este también permite realizar encuestas de clima laboral. De esta manera, los responsables pueden conocer cómo se sienten los empleados antes y después de su turno, y evitar así problemas antes de que aparezcan, manteniendo la alta satisfacción del equipo. 

Programación del personal de un restaurante

Cuando vemos que hay demasiados empleados trabajando en periodos con escasas ventas o, por el contrario, nos falta personal para atender picos de alta demanda, nos damos cuenta de que algo ha ido mal en la programación del personal del restaurante. 

Ambas situaciones son perjudiciales para el negocio. En el primer caso, los márgenes de beneficio se reducen, y en el segundo, la experiencia de cliente se ve perjudicada.  

Pero ¿quién dijo que la programación fuese algo sencillo de “cuadrar”? 

Quienes son o han sido mánagers conocen los retos que esto conlleva, no solo por los factores internos que hay que tener en cuenta (como las preferencias personales de los trabajadores, la necesidad de una combinación de personal a tiempo completo y a tiempo parcial, o el tiempo que consume), sino también por los factores externos (como la estacionalidad y las fluctuaciones horarias, diarias y semanales de la demanda, entre otros).  

Todo esto hace que la programación sea complicada, nos consuma mucho tiempo y a menudo conduzca a la insatisfacción del equipo. 

Así pues, ¿cómo podemos ayudar a los responsables a planificar los turnos de forma rápida y eficaz? 

La respuesta es con ayuda de la tecnología.  

Un software de planificación de turnos como Workforce de MAPAL permite organizar los horarios de los empleados de forma rápida y eficiente. Y no solo eso, sino que puede reducir el tiempo que dedican los responsables a estas tareas hasta en un 80%. 

¿Cómo aumentar la productividad con un software para la hostelería?

Para ilustrar esta respuesta vamos a conocer un caso real: el de The Fitzgerald Burger Company. 

Antes de implementar una solución tecnológica, los responsables de las tiendas creaban los horarios en hojas de Excel y se sentían abrumados con la cantidad de papeleo y burocracia. Además, antes de publicar algo necesitaban la aprobación por parte de la oficina central. En definitiva, un proceso muy ineficiente.  

Por todo esto, los responsables de operaciones buscaban una solución para simplificar y reducir los procesos.  

Por esa razón, los responsables de operaciones buscaban una solución para simplificar y reducir los procesos y aumentar la productividad. Así que decidieron trabajar con una herramienta sólida y fiable como Workforce de MAPAL, y estos fueron los resultados en forma de datos: 

  • 12,1% Aumento de la productividad 

  • 2,16 x Mejora de la precisión de la proyección de ventas  

  • 21,8 % Reducción de las horas extras 

Y estos los beneficios que consiguieron los propietarios, responsables y personal de los restaurantes: 

  • Una reducción de las horas extras como consecuencia de la optimización de la fuerza laboral. 

  • Un equipo más contento gracias a una mejor visibilidad y equilibrio entre su vida profesional y personal. Un cambio visible al poner en marcha el generador de turnos de trabajo, que optimiza la disponibilidad del personal y agiliza el negocio. 

  • La reducción de las tareas administrativas, que permite a los responsables poder dedicarse al crecimiento del negocio. 

¿Qué es la herramienta Workforce y por qué es necesaria? 

Workforce (antes GIRnet) es un software de gestión del personal con un potente motor de optimización del trabajo. 

Funciona con algoritmos avanzados que ayudan a los gerentes a planificar perfectamente los turnos del equipo, ya que evita errores humanos, reduce costes de personal y supone un gran ahorro de tiempo, el cual puede invertirse en otras tareas del negocio. 

Además, permite el seguimiento de la satisfacción de los empleados, asegurándose de que se tienen en cuenta sus preferencias, lo que ayuda a retener a los trabajadores durante más tiempo. 

¿A quién va dirigida Workforce?

Workforce puede beneficiar a personas de todos los niveles de la organización: 

  • Propietarios y Directores en finanzas, operaciones y RR. HH., porque tienen una visibilidad completa de todos los locales en tan solo unos pocos clics y pueden gestionar múltiples establecimientos a distancia. 

  • Responsables de área/locales, porque ahorran horas en las tareas de programación y pueden hacer un seguimiento en tiempo real, pudiendo dedicar más tiempo para el equipo y los clientes.  Además, pueden hacer que los contratos se firmen digitalmente y estar en contacto con su equipo a través de los canales de comunicación, monitorizando siempre la satisfacción de la plantilla. 

  • Equipos de trabajo, porque obtienen transparencia en cuanto a sus turnos y pueden solicitar sus vacaciones, ayudándoles a conseguir un equilibrio entre la vida laboral y personal.  Estos canales de comunicación que abogan por la transparencia también permiten que las empresas puedan retener el talento durante más tiempo, ya que sus empleados se sienten tenidos en cuenta y valorados por parte de la organización. 

¿Cómo puede un software de gestión de restaurantes mejorar la productividad?

 

Workforce de MAPAL es una herramienta diseñada para mejorar la productividad de los restaurantes porque ofrece: 

  • Mayor visibilidad y control para las empresas con varias sedes: permite ver de manera clara las jerarquías regionales y de equipo, algo especialmente útil para cadenas con distintas ubicaciones. 

  • Fácil generación de informes e información avanzada: facilita la toma de decisiones con reportes que permiten desglosar datos, desde los generales hasta la información más detallada, e incluso ofrece la posibilidad de realizar combinaciones avanzadas. 

  • Gestión del sistema en diferentes regiones e idiomas: se puede gestionar el equipo desde cualquier lugar, una característica imprescindible para cadenas en expansión. 

  • Potentes algoritmos para predecir las necesidades de mano de obra: aprovecha el potencial de la Inteligencia Artificial para predecir el número de empleados necesarios para cada turno en función de la demanda prevista.  

  • Plantillas de despliegue de mano de obra y optimización de horarios para los responsables: optimiza la dotación de personal estacional y consigue una excelente planificación del equipo gracias al motor de optimización y generador de turnos de trabajo. 

¿Qué características debe tener un software para bares y restaurantes?

Ahora que sabemos que la tecnología es nuestra gran aliada para programar el personal del restaurante de forma rápida y eficaz, la pregunta que surge es ¿en qué debemos fijarnos a la hora de elegir la tecnología? 

Antes de escoger, es importante buscar herramientas, como Workforce de MAPAL, que contengan las siguientes funcionalidades: 

  • Gestión de equipos: para ayudarnos a gestionar las bajas por enfermedad, los retrasos, horas extras, contratos e informes de vacaciones y ausencias. Sin olvidarnos de que la herramienta elegida debe ser capaz de asignar los turnos únicamente al personal disponible (según sus preferencias y de acuerdo con la ley). 

  • Capacidad para cubrir la disponibilidad de turnos de última hora: debe ayudarnos a ser resolutivos antes una situación de última hora. Si alguien llama para decir que está enfermo, o si hay un aumento inesperado de la demanda, la herramienta debe identificar a las personas que están disponibles y tienen las habilidades adecuadas para el puesto, y a través de la comunicación instantánea, ser capaces de resolver la situación en cuestión de minutos. 

  • Tiempo y asistencia (T&A): muy útil para controlar los horarios de registro de entradas y salidas del equipo. Sobre todo, a través de aplicaciones fáciles de usar como, por ejemplo, el control de asistencia por huella dactilar SmartHub. 

  • Planificación de turnos: necesaria para planificar los turnos del personal y hacer un seguimiento del cumplimiento y de la disponibilidad tanto de los costes como del equipo. 

  • Optimización de la productividad: para generar turnos de trabajo de forma automática, crear una planificación precisa del equipo y ahorrar tiempo a los responsables. 

  • Posibilidad de trabajar con varias regiones y en múltiples idiomas: una función especialmente importante para cadenas de restaurantes con expansión internacional. 

  • Pago variable, control automático y manual: aunque la automatización es clave, también es necesario que permita la gestión manual de pago y condiciones para casos particulares, así como el cálculo automático de la retribución variable y de los bonus para distintos países y convenios colectivos. 

  • Cuotas laborales: punto crítico para asegurar el cumplimiento de las leyes y condiciones laborales locales según el país y la región. 

  • Algoritmos potentes: que ayuden a pronosticar de manera precisa la demanda de mano de obra para maximizar la productividad y reducir los costes. 

  • Modelos de distribución de personal: para mejorar el servicio y ayudar a los responsables en la toma de decisiones relativas a la dotación de personal. 

  • Más visibilidad y control sobre las unidades de negocio de la cadena: con distintas jerarquías de gestión. 

  • Generación fácil de informes e información avanzada: para facilitar la toma de decisiones, pues es fundamental obtener información en tiempo real con reportes de nueva generación, rápidos e intuitivos. 

  • Integración completa con otros sistemas: Workforce proporciona interfaces preparadas para funcionar con otros softwares de POS, nóminas y contabilidad. 

 

Esta lista debe tenerse en cuenta antes de elegir la herramienta adecuada para gestionar al personal en nuestro restaurante.  

¿Qué preguntas hay que plantearse antes de elegir un software de optimización laboral?

Muchas veces, cuando elegimos una herramienta de optimización laboral nos dejamos llevar por la urgencia de cubrir una necesidad en un momento concreto, y olvidamos los pequeños detalles que marcan realmente la diferencia una vez se ha adquirido el software. 

Por eso, antes de elegir un software de optimización laboral debemos plantearnos las siguientes preguntas: 

  • ¿La empresa que ha creado el software conoce mi sector y sus necesidades? 

Este punto es especialmente importante, ya que un producto creado para cubrir las necesidades específicas de un sector siempre será más beneficioso para el negocio, también más sencillo de utilizar por los equipos, y más rentable, ya que requerirá una menor inversión en desarrollo a medida (custom development). 

  • ¿El equipo de atención al cliente comprende la operativa de mi empresa? ¿O solo sabe cómo funciona el producto? 

Una de las situaciones más frustrantes cuando tenemos un problema con un programa informático es llamar al número de atención al cliente y que no nos comprendan, que quien está al otro lado del teléfono solo sea capaz de dar instrucciones y nos demuestre cero empatía. 

Así que este punto es clave a la hora de elegir un software. Contar con un equipo de soporte que entiende la urgencia del momento y que sabe cómo guiarnos es fundamental. 

  • ¿El software está diseñado para adaptarse al crecimiento de mi empresa? 

Algunas empresas crean productos muy buenos, pero específicos para un tamaño determinado de empresa, sin dejar abierta la posibilidad de adaptarse al crecimiento. Por eso es esencial contar con un software que esté listo para los cambios.  

En el caso de MAPAL, trabajamos con nuestros clientes para desarrollar nuevas funcionalidades a medida que sus necesidades van cambiando. 

  • ¿Qué ocurre si mi empresa se expande hacia otros países?, ¿podré utilizar la misma herramienta en países distintos?, ¿mi equipo podrá gestionarla en los idiomas locales?  

Muchas empresas comienzan a expandirse y se ven obligadas a cambiar sus herramientas porque las que tienen no ofrecen una opción multilingüe, ni se adaptan a la regulación local.  

Esto supone tener que volver a invertir tiempo y dinero en la implementación de un nuevo sistema y, además, es muy frustrante para los empleados, quienes tienen que aprender a utilizar de nuevo otro software. 

Por otro lado, la legislación laboral y los convenios colectivos son unos temas muy delicados porque pueden variar de un país a otro. Por eso, es fundamental elegir un software que garantice su cumplimento, así como hacer frente a las diferentes estructuras salariales y bonificaciones entre países. 

 

Como hemos visto, una tarea tan compleja como gestionar al personal en hoteles y restaurantes puede resultar mucho más eficiente si se cuenta con la herramienta adecuada. 

Porque lo importante no es solo implementar un sistema, sino encontrar aquel que cubra nuestras necesidades y que mejor se adapte a los cambios del sector. 

Si buscas mejorar la gestión del personal de tu hotel o restaurante, echa un vistazo a las soluciones de MAPAL. No te dejarán indiferente porque, a diferencia de otras, están creadas por y para la hostelería.