Checklist para elegir software de optimización laboral para restaurantes
Cómo decidir si un sistema de gestión para restaurantes es adecuado para tu negocio
¿Estás pensando en implementar un software para restaurantes que te ayude a gestionar tu equipo? Encontes considera esta checklist como una aliada y realiza este ejercicio con cada herramienta de planificación de turnos y optimización de recursos.
Verás que después de responder a cada apartado y de haber leído las preguntas de abajo, tendrás mucho más claro en qué debes fijarte a la hora de elegir un programa de gestión de restaurantes.
Porque lo cierto es que leer una lista de características técnicas no sirve de nada si esta no viene acompañada de una explicación clara de los beneficios que aporta el sistema.
Por esta razón, hemos creado esta hoja de verificación sencilla y muy directa:
¿Cumple la herramienta este criterio? | ¿Qué módulo o características tiene? | ¿Para qué lo necesitas?¿Cuál es el beneficio que te ofrece? |
☐ | Gestión de equipos
| Para ayudarte a gestionar los contratos e informes de vacaciones, las ausencias o bajas por enfermedad, las horas extras, etc. Te recomendamos que la herramienta elegida sea capaz de asignar los turnos solo al personal disponible (según sus preferencias y de acuerdo con la ley), tal y como lo hace Workforce de MAPAL. |
☐ | App para empleados. Comunicación transparente, rápida y fácil desde el móvil | Ofrecer a tus empleados la opción de comunicarse de forma rápida para pedir sus vacaciones, informar sobre una ausencia, cambio de turno, para fichar o incluso establecer sus preferencias de turnos desde el móvil. Ayuda a aumentar el compromiso y el sentido de pertenencia a la empresa, porque los trabajadores se sienten comprendidos y escuchados. Además, facilitar estas tareas evita que tengan que pasar por largos procesos de aprobación y favorece el clima laboral, una de las principales claves en la gestión de personal. |
☐ | Tiempo y asistencia (T&A) | Muy útil para controlar los horarios de registro de entradas y salidas del equipo. Aunque existen distintas modalidades para registrar las horas de trabajo, como los códigos QR, el iris de los ojos, apps, etc. una de las formas más sencillas es a través de la huella dactilar SmartHub. |
☐ | Capacidad para cubrir la disponibilidad de turnos de última hora | Te ayuda a ser resolutivo ante una situación de última hora. La más común es cuando un empleado llama en el último momento para decir que está enfermo, o cuando nos enfrentamos a un aumento inesperado de la demanda. En casos como estos la herramienta identifica a las personas que están disponibles y tienen las habilidades adecuadas para el puesto y, a través de la comunicación instantánea, resuelve la situación en cuestión de minutos. Esta funcionalidad ahorra tiempo, evita frustraciones y favorece la relación con los empleados. |
☐ | Planificación de turnos | Realmente imprescindible si buscas planificar el personal y hacer un seguimiento del cumplimiento sin invertir todo tu tiempo, y con la seguridad de que no existen errores manuales (muy comunes cuando trabajamos con hojas de Excel). También te ayuda a controlar la disponibilidad y los costes del equipo. |
☐ | Optimización de la productividad con algoritmos potentes | Ideal para generar turnos de trabajo perfectos de forma automática. Te ayuda a pronosticar de manera precisa la demanda de mano de obra para maximizar la productividad y reducir los costes. Gracias a la IA el programa crea una planificación óptima del equipo que ahorra mucho tiempo y costes, porque la precisión reduce las horas extra. |
☐ | Posibilidad de trabajar con varias regiones y en múltiples idiomas | ¿Trabajas en una cadena internacional o con planes de expansión? Elige un sistema que pueda utilizarse en varios idiomas y en distintas regiones. De este modo, mantendrás la consistencia en toda la organización para que la gestión y la elaboración de informes sean más fáciles, mientras que tus equipos se sentirán cómodos trabajando en su propio idioma. |
☐ | Pago variable, control automático y manual | Es cierto que la automatización es clave, pero también es necesario que puedas realizar una gestión manual de pago y condiciones para casos particulares. Por otro lado, es importante que puedas realizar el cálculo automático de la retribución variable y de los bonus para distintos países y convenios colectivos. |
☐ | Cuotas laborales | Este punto es crítico para que puedas garantizar el cumplimiento de las leyes y condiciones laborales locales de tu país y región. |
☐ | Visibilidad y control sobre las unidades de negocio de la cadena | Es un punto importante para los responsables de área y oficinas centrales, que necesitan controlar varios restaurantes y evaluar las distintas jerarquías de gestión. Un dashboard con opción de desglose hasta los 15 minutos, facilita la visibilidad del negocio y la toma de decisiones. |
☐ | Generación fácil de informes e información avanzada para facilitar la toma de decisiones | Es importante que la herramienta te permita obtener información en tiempo real con reportes de nueva generación, rápidos e intuitivos. Si tienes que invertir tiempo en crear tus reportes o en esperar a que los datos se carguen, es mejor que consideres otra herramienta. Workforce te facilita los datos en el momento, en tiempo real y sin esperas. |
☐ | Integración completa con otros sistemas | ¡Este punto merece especial atención! Si el software que estás evaluando no permite integraciones, no podrás consolidar datos de otras herramientas y al final supondrá una mayor inversión de tiempo y dinero. Workforce proporciona interfaces preparadas para usar con otros softwares de POS, nóminas y contabilidad, como SAP y Sage. |
Recuerda plantearte estas 4 preguntas antes de elegir el programa de optimización laboral para tu restaurante
Como hemos visto arriba, los softwares de gestión de personal para restaurantes ofrecen distintas características y funcionalidades que pueden ayudarnos a planificar las tareas relacionadas con la gestión de personal.
Sin embargo, a la hora de elegir, la mayoría de las veces no nos paramos a reflexionar en lo que realmente necesitamos, sino que nos dejamos llevar por la necesidad de encontrar una solución rápidamente.
Por eso es importante que, además de entender las características y funcionalidades e identificar aquellas que necesitamos, busquemos respuesta a las siguientes preguntas antes de elegir un software de gestión laboral para nuestro bar o restaurante:
1. ¿La empresa que ha creado el software conoce mi sector y sus necesidades?
Hay cientos de softwares para hostelería en el mercado, pero lo cierto es que adquirir un sistema de un proveedor especializado en hostelería ofrece mayores garantías, porque ha sido desarrollado teniendo en cuenta las necesidades del sector.
Y, al estar adaptado al sector, será más sencillo de gestionar y también más rentable, ya que precisará de menos inversión en desarrollo a medida (custom development).
2. ¿El equipo de atención al cliente entiende la operativa de mi empresa? ¿O solo sabe cómo funciona el producto?
Es fundamental contar con un equipo de soporte que comprenda la urgencia del momento y que sepa cómo guiarte cuando llames pidiendo ayuda en una situación crítica.
La empatía que puede mostrar un equipo técnico que ha estado trabajando previamente en restaurantes no es la misma que la de aquel que no conoce los entresijos del servicio al cliente en hostelería.
Por eso, este punto es clave a la hora de elegir un software.
3. ¿El software está diseñado para adaptarse al crecimiento de mi empresa?
Elegir un software preparado para el crecimiento de tu empresa es un acierto porque evitarás frustraciones y sentirás que tienes el control sobre tu negocio aunque haya crecido exponencialmente en poco tiempo.
En el caso de MAPAL, trabajamos con nuestros clientes para desarrollar nuevas funcionalidades a medida que cambian sus necesidades.
4. ¿Qué ocurre si mi empresa se expande hacia otros países? ¿Podré utilizar la misma herramienta en países distintos? ¿Podrá mi equipo manejarla en los idiomas locales?
Este es el común denominador de la mayoría de software de gestión de personal para el sector de la restauración: no ofrecen distintas lenguas, ni se adaptan a las diferentes regulaciones.
Al principio puede estar bien, pero ¿qué pasa si tu empresa crece?
Que tendrás que invertir tiempo y dinero en implementar otro sistema que te ofrezca lo que necesitas en ese momento.
Además, deberás formar nuevamente a tu equipo, lo que puede resultar bastante frustrante y desmotivador.
Por eso, es importante que apuestes por un sistema creado para el crecimiento empresarial con opción multilingüe.
⇾ Y no debes olvidarte de elegir un software que garantice el cumplimiento de la legislación laboral y los convenios colectivos, así como de las diferentes estructuras salariales y bonificaciones entre países.
Tanto la checklist anterior como estas cuatro preguntas te ayudarán a elegir el software para gestionar el personal de tu bar o restaurante.
Nuestro consejo es que realices este ejercicio con cada una de las opciones que tengas encima de la mesa. Será la mejor manera de tomar una decisión acertada y evitar frustraciones en el futuro.
Te proponemos añadir Workforce de MAPAL a tu lista de posibles proveedores, un software de gestión de personal para restaurantes que te ofrece todas las funcionalidades descritas anteriormente, porque está creado por y para la hostelería.
