Cómo un ecosistema de aplicaciones puede ayudarte a gestionar tu negocio de restauración

La transformación digital en el sector de la hostelería ya no es solo un aspecto más a contemplar dentro de un plan estratégico, sino una prioridad, y una prioridad urgente. Los motivos son varios, y todos ellos de peso: la alta competitividad dentro del sector, la falta de mano de obra, la necesidad de ofrecer un servicio excelente para satisfacer a un cliente cada vez más exigente y ya totalmente digitalizado, los cambios en hábitos de consumo, etc. Por lo que, disponer de un software de restauración, es hoy en día algo fundamental. 

Sin embargo, si lo comparamos con otros sectores, el grado de digitalización en la industria hostelera sigue siendo bajo: en España, la tecnología supone un gasto medio del 2% de los ingresos de los restaurantes. Pero lo cierto es que la situación está dando un giro en muy poco tiempo, especialmente debido a las necesidades impuestas por la pandemia, y sobre todo entre la restauración organizada, para quienes la digitalización ha resultado más sencilla por el hecho de contar ya con procesos estructurados. 

Hasta hace poco, en los negocios de restauración la tecnología se limitaba a un POS y quizás algún software para hacer inventario, pero la necesidad de tener que realizar el 100% de las ventas en formato delivery de un día para otro, hizo que la mayoría de restauradores viese como necesarias muchas soluciones que hasta ese momento o bien no se consideraban, o no se priorizaban.

Pero ¿es suficiente y rentable contar con muchas soluciones para digitalizar un negocio? ¿Y por qué áreas empezamos, a la hora de digitalizar una empresa de restauración?

Eva Ballarín, especialista en tendencias del sector Horeca, Sergio Rivas, CEO de Avanza Food, y Jorge Lurueña, CEO de MAPAL Group, mantuvieron una interesante conversación al respecto en el podcast de Eva Ballarín. Aquí las respuestas que hemos extraído.

Hace unos años empezaron a aparecer en el mercado múltiples herramientas para digitalizar los negocios de hostelería. Pero hasta hace poco, “lo complicado era que todas esas herramientas se integrasen, se comunicaran, y que toda la información se pudiera procesar dentro de la organización”, cuenta Sergio Rivas. 

La fragmentación de soluciones es aun hoy un problema con el que se encuentran muchos operadores de restauración, y lo es por tres motivos:

• Formar a los gerentes y a los equipos para que utilicen múltiples herramientas digitales es complicado porque conlleva tiempo, algo que precisamente no sobra a los profesionales de la restauración.
• Es difícil hacer el mantenimiento de la configuración. El negocio de cualquier grupo de restauración no consiste en mantener sistemas de IT, y cuantas más herramientas se tienen, más tiempo y recursos se tienen que dedicar para mantener actualizada su configuración.
• Poca o nula conexión entre las distintas soluciones, lo que al final acaba por ofrecer una visión fragmentada y, por lo tanto, de poco valor. Para hacer una buena programación de turnos, necesitamos tener una buena previsión de ventas; para saber la previsión de ventas, necesitamos conocer el histórico de ventas; para gestionar el inventario, necesitamos conocer el product mix, etc.  

Así pues, la clave es integrar todas las aplicaciones en un ecosistema de soluciones que “hablen” entre ellas, que se comuniquen y que nos proporcionen la información necesaria para gestionar el negocio de forma integral; de la misma forma que cuando compramos un coche, no vamos a comprar las ruedas por un lado, el sistema de amortiguación por otro, etc. sino que acudimos al concesionario para comprar un vehículo, un pack de elementos que trabajan conectados y funcionan en su totalidad.

No es de extrañar, por lo tanto, que ya en 2020 un informe sobre el estado de la tecnología en el sector de la restauración en Estados Unidos anunciara que el 60% de los grupos encuestados habían declarado que, si bien tenían pensado invertir más dinero en tecnología, querían definitivamente reducir el número de soluciones para ir hacia plataformas de gestión integral.

Digitalizar un restaurante no es un proceso que se lleve a cabo de un día para otro. Para empezar, lo ideal es analizar las necesidades fundamentales, y los puntos fuertes y puntos débiles de la compañía. Sin embargo, a nivel general podría decirse que hay dos áreas principales en las que trabajar: el front office o front of house y el back office o back of house.

En cuanto al front office:

Es indispensable contar con un sistema POS, y también con un CRM para gestionar los clientes y conocerlos mejor, algo muy necesario sobre todo en un mercado tan rápidamente cambiante como el actual.
También es esencial contar con un área de delivery, cuya tendencia al alza es ya indiscutible. En este sentido, hay que apostar por tecnología que nos permita cubrir la gestión del pedido online (cómo llegar al cliente) y la logística de reparto (cómo hago llegar el producto al cliente): gestión de flotas, planificación y optimización de rutas, seguimiento de pedidos, digitalización de cocinas para supervisar operaciones, etc.

En cuanto al back office:

Es decir, todo lo relacionado con la gestión de los procesos internos del negocio. Teniendo en cuenta que el coste del personal y el coste de la materia prima suponen aproximadamente el 60% de los ingresos en un restaurante, la clave es empezar por: 
 

• Gestión de personal:

Los restaurantes se encuentran hoy en día con una demanda muy variable (debido a cambios de consumo y a la diversificación de los canales de venta), en muchos casos con falta de mano de obra, y con empleados que no dudarán en cambiar de empresa si no se les ofrece un buen equilibrio entre su vida personal y profesional.

Así pues, hay que planificar los horarios teniendo en cuenta todos estos aspectos, evitando turnos con más empleados de la cuenta o, por el contrario, con menos trabajadores de los necesarios para ofrecer un buen servicio.

Una herramienta como Workforce de MAPAL, que te ayude a planificar los turnos de trabajo teniendo en cuenta todas estas variables, la disponibilidad y preferencias de la plantilla, y también la previsión de ventas, te ayudará a conseguir que tu negocio opere de forma eficiente, mantener unos buenos niveles de productividad por parte del equipo, que se sentirá tenido en cuenta, y bajar los niveles de rotación de personal, algo especialmente delicado hoy en día.

Por otro lado, otra manera de cuidar y motivar al personal es apostar por su formación y desarrollo profesional. Para ello, es necesario contar con herramientas como Flow Learning de MAPAL, que permiten ofrecer un onboarding a los empleados incluso antes de su primer día de trabajo, y proporcionarles una formación digital en formato píldora, con vídeos cortos, gamificación, y que pueda realizarse incluso mientras viajan en metro. El hecho de tener la formación digitalizada permitirá que esta se pueda personalizar según cada rol, actualizarla en cualquier momento y asegurarnos de que todos los empleados reciben una formación de la misma calidad para que, consecuentemente, ofrezcan un servicio homogéneo en todos nuestros establecimientos.
 

• Gestión de inventarios: 

La gestión de inventarios también se ha ido haciendo cada vez más compleja. Cada vez más rápido y con más frecuencia entran nuevos alimentos, tenemos que diseñar nuevos menús, aparecen nuevas normativas de trazabilidad, alérgenos , proyectos de leyes para prevenir la generación de residuos, etc. 

Así que sin duda digitalizar este apartado con una herramienta de gestión de inventarios como Easilys f&b de MAPAL también será de gran ayuda.

Tanto Workforce, Flow Learning como Easilys f&b forman parte del ecosistema de aplicaciones que MAPAL ha diseñado específicamente para los negocios de hostelería. Todas estas soluciones trabajan de forma conjunta para que, como hemos ya explicado, la gestión del negocio sea 100% integral y precisa.

La automatización y la optimización de procesos es clave para cualquier negocio de restauración que, además de subsistir, quiera seguir creciendo. La digitalización tiene que entenderse como algo que nos permite aplicar inteligencia en los sistemas y aprovecharlo para que esta trabaje para nosotros, haciendo posible así que los gerentes y los empleados puedan dedicarse a la atención al cliente y a las ventas, lo cual se verá reflejado en la cuenta de resultados.