La checklist de référence pour choisir un logiciel de gestion de restaurant

Auteur

Kim Edwards-Buarque

Publié sur

27.05.2022

Passez par les questions à la fin pour déterminer l’outil adapté à votre entreprise

Vous envisagez de mettre en place un logiciel de restauration afin de faciliter la gestion de vos équipes ? Cette checklist vous aidera dans le choix du logiciel le plus adapté à votre entreprise ! A travers les différentes étapes de cette checklist, passez en revue chaque outil de gestion que vous envisagez de mettre en place.

Après avoir parcouru chaque section et répondu aux questions, vous aurez une vision bien plus précise des éléments indispensables à votre activité.

Pas besoin de parcourir toutes les fonctionnalités d’un logiciel de gestion hôtelière si elles ne sont pas utiles à vous et à votre personnel.

Nous avons donc établi cette checklist exhaustive afin de vous aider dans votre choix :

Le logiciel inclut-il ces fonctionnalités ?	Quelles sont les fonctionnalités du logiciel ?	Pourquoi en avez-vous besoin ? En quoi peut-il vous être utile ?
☐	Gestion des équipes	Pour vous accompagner dans la gestion des contrats, arrêts maladie, heures supplémentaires, demandes de congés et rapports sur les absences. Nous vous recommandons de choisir un outil capable de programmer des shifts uniquement pour les employés disponibles (en tenant compte de leurs préférences et de la législation), comme Workforce by MAPAL.
☐	Application pour les employés : pour une communication mobile, fluide et efficace	Offrez à vos employés la possibilité de communiquer rapidement leurs demandes de congés, leurs absences, leurs changements de poste, leurs préférences, mais également de pointer facilement depuis leur téléphone. Une interaction fluide et flexible est essentielle pour accroître l'engagement et le sentiment d'appartenance de vos équipes : vos employés se sentiront entendus et compris. De plus, la simplification de ces tâches élimine les interminables processus de validation et améliore le climat de travail.
☐	Planification du personnel de dernière-minute	Votre outil doit vous aider à résoudre les besoins en shifts de dernière minute. Supposons qu'un employé soit malade ou qu'il y ait une augmentation inattendue de la demande : le système identifie les employés disponibles et adéquats. Grâce à un outil de messagerie instantanée, vous pouvez résoudre ce genre de problèmes en quelques minutes. Cette fonction permet d'économiser du temps et contribue à une meilleure relation avec vos équipes.
☐	Suivi du temps de travail	Extrêmement utile pour enregistrer les heures de travail de vos employés. Il existe de nombreuses façons d'enregistrer les heures de travail : QR codes, reconnaissance de l'iris, applications, etc. L’un des moyens les plus efficaces ? La reconnaissance d'empreintes digitales SmartHub : un dispositif sur place et commun à toute votre équipe.
☐	Optimisation de la productivité grâce à de puissants algorithmes	Une programmation automatique et une planification précise des équipes. Des algorithmes puissants qui prédisent avec précision les besoins en main-d'œuvre afin de maximiser la productivité et les coûts. Le système utilise l'IA pour optimiser les plannings et réduire les heures supplémentaires : vous gagnez du temps et de l'argent.
☐	Outil multilingue	Vous faites partie d'une chaîne internationale ou d'une entreprise en pleine expansion ? Choisissez un système qui peut être utilisé dans plusieurs langues et dans différentes régions. De cette façon, vous maintenez une certaine cohérence et facilitez la gestion et le reporting. Enfin, vos équipes se sentent à l'aise pour travailler dans leur propre langue.
☐	Rémunération variable et contrôle automatique ou manuel.	Si l'automatisation est essentielle, vous pouvez également avoir besoin de gérer manuellement la rémunération dans certains cas spécifiques. Il en va de même pour le calcul des rémunérations variables et des primes, établi en fonction des pays et des conventions collectives de travail.
☐	Les quotas de main-d'œuvre	Le système doit vous permettre de contrôler différents quotas de main-d'œuvre transfrontaliers afin de vous assurer le respect de la législation et les conditions de travail locales.
☐	Visibilité et contrôle des unités commerciales multisites.	Pour les managers de secteur et les sièges sociaux qui doivent surveiller plusieurs sites et évaluer différents niveaux de gestion. Choisissez un système doté d'un tableau de bord qui décompose les informations en intervalles de 15 minutes : cela vous apportera une vision claire de l'activité et cela simplifiera également la prise de décision.
☐	Des rapports complets et synthétiques pour une meilleure prise de décision	Un accès en temps réel aux informations et à des rapports de qualité est fondamental. Si votre outil n'affiche pas les informations en temps réel ou si la création de rapports nécessite trop de temps, envisagez une autre option. Workforce fournit des données automatiquement et à n’importe quel moment.
☐	Intégration complète avec d'autres outils de gestion	Il s’agit peut-être de la fonctionnalité la plus importante : en effet, si votre logiciel n’est pas compatible avec d’autres systèmes, vous ne pourrez pas collecter de données à partir d'autres outils. Résultat ? Un investissement considérable en temps et en argent. Workforce propose des interfaces prêtes à l'emploi qui s'intègrent avec fluidité aux logiciels de point de vente, de paie et de comptabilité, comme SAP et SAGE.

Comme nous l'avons vu, choisir un logiciel de restauration adapté à vos besoins nécessite une réflexion approfondie.

4 questions à se poser avant de choisir un logiciel de gestion de restaurant

Nous avons vu que les systèmes de gestion de restaurant offrent différentes caractéristiques et fonctionnalités visant à simplifier la gestion de vos équipes de restauration.

Cependant, on peut parfois se laisser emporter par l'urgence et prendre une décision trop hâtive, sans prendre le temps de réfléchir à ce dont nous avons réellement besoin.

Ainsi, en plus des différentes caractéristiques et fonctionnalités d’un outil, il est également recommandé de se poser les questions suivantes avant de choisir un logiciel de gestion de restaurant :

1. Le développeur du logiciel comprend-il mon secteur et ses besoins ?

Il existe des centaines de logiciels de gestion sur le marché de l’hôtellerie-restauration. Il est donc essentiel de choisir un fournisseur spécialisé qui propose des produits adaptés aux besoins actuels du secteur.

L'un des avantages des logiciels de gestion spécifiques au secteur réside dans leur facilité d'utilisation et leur rentabilité. Ils sont conçus pour répondre à des besoins précis et nécessiteront moins d'investissements en développement personnalisé.

2. L'équipe du service client comprend-elle le fonctionnement de mon entreprise, ou ne connaît-elle que le produit ?

Il est fondamental de choisir un fournisseur de logiciels qui sait comment vous assister et qui comprend la nécessité de réponses rapides et claires.

Une équipe d'assistance technique qui a l'habitude de travailler dans le secteur de l'hôtellerie et qui comprend les subtilités du travail en restauration sera bien plus efficace face à une situation urgente.

3. Le logiciel est-il conçu pour favoriser la croissance de mon entreprise ?

Optez pour un logiciel conçu pour s'adapter à la croissance de votre entreprise. Vous éviterez les complications et aurez plus de contrôle sur votre entreprise, même si elle connaît une croissance exponentielle.

Chez MAPAL, nous travaillons avec nos clients pour développer de nouvelles fonctions en fonction de l'évolution de leurs besoins.

4. Et si mon entreprise se développe à l'international ? Pourrai-je utiliser le même outil dans différents pays ? Mes équipes basées à l’étranger pourront-elles l'utiliser dans leur langue locale ?

La plupart des logiciels de restauration sont conçus uniquement pour les entreprises locales et indépendantes et ne permettent pas l'utilisation de plusieurs langues.

Souvent, ils ne s'adaptent pas non plus aux lois et aux réglementations d’autres pays.

Ce n'est peut-être pas un problème pour votre entreprise pour l’instant, mais qu’adviendra-t-il si elle se développe ?

Vous devrez probablement investir plus de temps et d'argent dans l’implantation d'un autre système.

Vous devrez également former à nouveau vos équipes à l'utilisation du nouvel outil, ce qui, admettons-le, peut être ennuyeux et démotivant pour tout le monde.

C'est pourquoi il est crucial d'investir dans un système qui accompagne la croissance de votre entreprise et qui peut être utilisé dans plusieurs pays et dans différentes langues.

⇾ Aussi, n'oubliez pas de choisir un logiciel qui garantit, en fonction des pays, la mise en conformité au droit du travail, aux quotas spécifiques et aux différents cadres liés à la rémunération et aux primes.

Tanto la checklist anterior como estas cuatro preguntas te ayudarán a elegir el software para gestionar el personal de tu bar o restaurante.

Nuestro consejo es que realices este ejercicio con cada una de las opciones que tengas encima de la mesa. Será la mejor manera de tomar una decisión acertada y evitar frustraciones en el futuro.

Te proponemos añadir Workforce de MAPAL a tu lista de posibles proveedores, un software de gestión de personal para restaurantes que te ofrece todas las funcionalidades descritas anteriormente, porque está creado por y para la hostelería.

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