Cómo conseguir unos turnos perfectos en la gestión de la restauración

Contar con el personal necesario, ni de más ni de menos. Este es el principal objetivo de los mánagers y responsables en cuanto a gestión de equipos en el sector de la hostelería y la restauración. Hoy vamos a hablar de cómo lograrlo centrándonos especialmente en la optimización y la satisfacción del personal. 

Aprenderemos que para planificar equipos de forma eficiente es indispensable “cuadrar” turnos perfectos, y conseguir así que nuestro equipo se sienta motivado para que la productividad aumente. Además, te presentaremos los sistemas que pueden ayudarte a conseguirlo.

¿Qué es la planificación de equipos dentro de la organización de un restaurante?

Entre las tareas de organización de un restaurante se encuentra la planificación del personal. Este es sin duda alguna uno de los trabajos más complejos que llevamos a cabo como responsables. 

La administración de equipos no solo consiste en crear una hoja de turnos, ni mucho menos, sino que incluye desde programar las tareas, controlar las hojas de asistencia, mantener la comunicación interna, gestionar las solicitudes de vacaciones, ausencias y peticiones, así como las preferencias de turno, entre otras. 

Son tareas administrativas que se realizan a diario y que, en muchos casos, ocupan la mayor parte de la jornada.

Lo más sorprendente es que muchos responsables todavía siguen utilizando herramientas básicas como hojas de cálculo de Excel, que consumen muchísimo tiempo, lo que precisamente es el recurso más preciado a la hora de planificar el personal.

Y es que existen muchas razones por las que el Excel no es la mejor opción para crear turnos en un restaurante: además del tiempo y dedicación que requiere, esta herramienta no permite la automatización, no es intuitiva, es muy propensa a errores y no cuenta con algoritmos capaces de crear turnos óptimos. 

Gracias a la tecnología, existe una alternativa que evita estos problemas y que, además, permite optimizar la planificación de equipos.

¿Cómo optimizar la gestión de equipos dentro de la organización de un restaurante?

La mejor forma de aumentar la productividad, ahorrar tiempo, ser transparentes con los empleados y crear turnos adaptados a las necesidades del negocio en tiempo real, es trabajar con herramientas tecnológicas que nos ayuden a optimizar los procesos.

Las empresas de hostelería que han implementado herramientas de gestión de personal, como Workforce de MAPAL, han podido comprobar cómo estas optimizan los turnos de trabajo según los datos analizados y hasta qué punto facilitan la gestión.

Además, la herramienta nos ayuda a reducir los costes laborales y garantizar que se cumple la normativa, ya que al planificar los turnos, tiene en cuenta las preferencias personales de los empleados y también las restricciones a nivel legal.

Flexibilidad y rapidez, fundamentales para afrontar cualquier cambio

Una de las situaciones más comunes a las que se enfrentan los mánagers de los restaurantes es el hecho de tener que cubrir un servicio en menos de una hora ya que ha habido un pico en las ventas o una ausencia inesperada por parte de un empleado.

Estas decisiones afectan directamente a la plantilla y es más fácil tomarlas correctamente si se cuenta con la ayuda de herramientas como Workforce. 

La plataforma permite que incluso en el último minuto el responsable pueda ofrecer el turno a otros empleados, teniendo en cuenta las sugerencias del sistema, que analiza cuál es el trabajador más adecuado en función de su disponibilidad y habilidades. Cuando los empleados reciben la oferta a través de la aplicación, responden, y el mánager asigna el turno, evitando largos procesos de aprobación.

A través de una app que gestiona desde su propio dispositivo móvil, el empleado también puede informar inmediatamente sobre ausencias y bajas, subir autorizaciones y otros documentos, así como pedir y obtener días libres con total rapidez, lo que permite un mayor equilibrio entre la vida personal y la profesional. 

Esta experiencia positiva también fomenta el compromiso con la empresa y aumenta la satisfacción, a la vez que garantiza una organización clara y flexible. 

La clave: datos científicos para optimizar la planificación de turnos en tiempo real

En el caso de la previsión de ventas durante la planificación de los turnos, Workforce optimiza los recursos teniendo en cuenta los datos históricos de la demanda y presenta la información de forma desglosada en intervalos de 15 minutos. 

El sistema realiza un análisis científico que permite identificar lagunas y oportunidades comerciales y operacionales, ya que el algoritmo se basa en los datos históricos. 

Y para facilitar aún más la tarea de planificación, la información está siempre disponible en tiempo real a través de una plataforma a la que los responsables pueden acceder desde cualquier dispositivo. 

Un avance sin precedentes que demuestra cómo la tecnología para la hostelería hace posible que aumente la productividad, se reduzcan los costes y mejore la satisfacción tanto de los responsables como de los empleados. 

Veamos un ejemplo real:

Objetivo de la organización de los restaurantes KFC: reducción de costes de personal y aumento de ingresos

Cuando el flujo de ventas aumenta pero los sistemas de planificación no están a la altura, comienzan a saltar todas las alarmas. Es el momento de tomar una decisión que ayude a aumentar la productividad y facilite la tarea de planificación de turnos.

Así lo hizo la cadena de restaurantes KFC en España cuando implementó Workforce, consiguiendo que los franquiciados pudieran tener una mayor visibilidad y control de los trabajadores de los múltiples locales de forma remota.

El 97 % de los restaurantes de KFC en España utiliza esta herramienta de gestión de la plantilla con su motor de optimización de horarios. Como resultado, la marca consiguió aumentar un 2,9% la productividad y disminuir un 2,65% los costes laborales.

Tareas más fáciles al incorporar la tecnología en la gestión de equipos en la restauración

Al principio de este artículo, hablábamos sobre las múltiples tareas que los responsables deben llevar a cabo durante la planificación del personal y la creación de turnos.  

En este apartado vamos a desglosar, uno a uno, los beneficios que tiene incorporar sistemas de gestión de equipos, como Workforce de MAPAL, para que esas tareas sean más fáciles de llevar a cabo y supongan menos tiempo:

Como todos sabemos, el sector de la hostelería tiene la particularidad de ser muy dinámico, así que los mánagers tienen que adaptarse rápidamente a los cambios de demanda y tomar decisiones en tiempo récord.  

Por este motivo es tan importante apostar por herramientas como Workforce, que permiten prever esas situaciones, crear turnos perfectos y gestionar la plantilla consiguiendo ahorrar tiempo, reducir costes y garantizar a la vez que se cumple la normativa. 

Todo esto sin olvidar la comodidad que supone, tanto para los responsables como para los empleados, el hecho de poder realizar cambios en la programación en cuestión de minutos, con total flexibilidad y de forma fácil. 

Si deseas conocer más detalles sobre Workforce, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.