6 conseils pour mieux gérer les plannings en hôtellerie-restauration
En tant que manager en hôtellerie-restauration, votre objectif principal consiste à mettre à disposition le personnel adéquat. Pour autant, au sein de ce secteur, la gestion du personnel et des plannings ne représente qu’une partie des nombreux aspects liés à un management efficace en restauration. Voici donc quelques conseils et astuces afin de vous accompagner dans la gestion et l’optimisation du personnel de restauration, tout en plaçant la satisfaction client au premier plan !
Nous verrons également pourquoi une planification efficace du personnel s’avère essentielle afin de garantir le bien-être de vos équipes et d’accroître leur productivité à travers plusieurs outils et supports.
Le rôle des plannings dans la gestion du personnel en hôtellerie-restauration
La gestion des plannings d’équipes représente, pour les managers d’établissements, une tâche quotidienne particulièrement complexe.
Aussi, vous n’êtes pas sans savoir que la gestion du personnel en hôtellerie-restauration ne se limite pas à l’ébauche d’un planning. En effet, les managers d’équipes ont beaucoup plus à faire : le suivi de présence, le maintien de la communication interne, le traitement des demandes de congés, la gestion des préférences des employés en matière d'horaires... La liste est longue !
Voici un bref aperçu des différentes tâches que les managers se doivent d’assurer au quotidien : de quoi occuper ces derniers pour une bonne partie de la journée…
C’est pourquoi il est donc surprenant de constater que de nombreux managers s'appuient encore sur des outils basiques et souvent chronophages, tels que les fichiers Excel.
Nous le savons bien : le temps, c'est de l'argent ! Cependant, ce n'est pas la seule raison qui pousse les acteurs du secteur de la restauration à délaisser l’usage d’Excel, au profit d’autres outils : pour commencer, cet outil ne permet pas la création automatique d'horaires et n'est donc pas intuitif. Il laisse également la porte ouverte à de nombreuses erreurs humaines. Enfin, l’optimisation des horaires nécessite la mise en place de puissants algorithmes.
Heureusement, les technologies actuelles peuvent à présent prendre en charge l’ensemble de ces aspects et garantir une planification optimale pour vous et vos équipes.
Comment optimiser la gestion des plannings du personnel de restauration ?
Le seul moyen d’optimiser vos processus réside dans la technologie ! C'est, sans aucun doute, le meilleur moyen pour augmenter la productivité, gagner du temps, favoriser la transparence et planifier les équipes en temps réel, en fonction des besoins de votre entreprise.
De nombreux acteurs du secteur de l'hôtellerie se tournent aujourd’hui vers des logiciels de gestion d'équipe, tels que Workforce by MAPAL, et ont pu constater par eux-mêmes qu'ils pouvaient enfin simplifier leurs processus de gestion et optimiser les plannings du personnel sur la base de données réelles.
En plus de vous faire gagner du temps, des outils comme Workforce vous permettent de rester conforme et de réaliser d'importantes économies sur les coûts de main-d'œuvre, en tenant compte de facteurs tels que la législation horaire et les besoins personnels des employés.
Agilité et flexibilité : des éléments essentiels pour faire face au changement
Arrêts maladie, pics de demande… Les managers doivent souvent faire face à des problèmes de dernière minute.
De telles situations exigent une réactivité à toute épreuve, ainsi qu’une prise de décision rapide qui affectent directement vos équipes. Les outils de planification d'équipes tels que Workforce vous permettent d’agir directement et de manière efficace sur ces aléas.
Ce logiciel analyse automatiquement les disponibilités et les compétences des membres de vos équipes et élabore un planning optimisé afin de combler rapidement tout changement de dernière minute : les employés reçoivent, via leur application, les propositions de shifts et offres de poste de dernière minute et peuvent y répondre directement. Ainsi, les managers attribuent les postes et comblent les brèches en un rien de temps. Plus de besoin de processus de validation interminables !
En plus de cela, les employés peuvent également déclarer leurs arrêts maladie, télécharger des formulaires d'autorisation ou encore effectuer des demandes de jours de congé de manière instantanée.
Cette indépendance favorise une expérience plus fluide pour chacun. Les employés bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, facteur essentiel pour la satisfaction et l’engagement. Cela apporte également plus de flexibilité aux managers pour la gestion des équipes.
La clé ? L’usage de données scientifiques pour une optimisation en temps réel de vos plannings
L’outil Workforce anticipe les ventes pour l’élaboration de planning du personnel : il optimise le volume de ressources afin de prendre en compte toutes les données utiles à l’élaboration de plannings en restauration. Pratique, il affiche les informations en intervalles de 15 minutes.
Le logiciel délivre une analyse scientifique pour vous aider à identifier les écarts entre demande et effectifs. Grâce à de puissants algorithmes basés sur la donnée, il repère également n’importe quelle opportunité opérationnelle ou commerciale.
Toutes ces informations sont disponibles en temps réel grâce à des rapports avancés et accessibles aux managers, depuis n’importe quel appareil.
Cette technologie « nouvelle génération » nous montre bien qu’un logiciel de gestion de restaurants peut favoriser l’amélioration de la productivité, la réduction des coûts tout en améliorant considérablement la satisfaction des employés et des managers.
D’ailleurs, penchons-nous un instant sur une étude de cas concret :
Les objectifs de planification des restaurants de KFC : la réduction des coûts de main-d'œuvre et l’augmentation des revenus
A mesure que vos ventes augmentent, votre logiciel de planification du personnel doit pouvoir accompagner cette accélération : si cela n’est pas le cas, n’hésitez pas à changer. En effet, une entreprise en pleine croissance a besoin d’outils qui augmentent la productivité et simplifient la gestion des plannings.
C'est précisément la raison pour laquelle la chaîne de restaurants KFC Espagne s’est tournée vers l’outil Workforce. Les franchisés peuvent désormais bénéficier de plus de transparence et de contrôle sur les équipes des différents sites.
En effet, 97 % des restaurants KFC en Espagne utilisent notre outil de gestion du personnel qui fait figure de leader au sein du secteur de l’hôtellerie-restauration. Voici quelques-uns de leurs résultats :
Une augmentation de 2,9 % de la productivité
Une réduction de 2,65 % des coûts de main-d'œuvre.
La technologie au service de la gestion du personnel de restauration : simplification et rationalisation des tâches
Comme évoqué précédemment dans cet article, nous avons identifié les nombreuses tâches auxquelles les managers doivent faire face lorsqu'il s'agit de planifier les horaires et les équipes.
Cette section présente les avantages spécifiques de la mise en œuvre d'outils de gestion d'équipe tels que Workforce by MAPAL. Voyez par vous-même comment ils peuvent vous faire gagner du temps et simplifier les tâches, pour ainsi gagner en performance :
Missions des managers | Solutions apportées par Workforce |
Gestion du cycle de vie des employés | Simplification des processus (embauche, demandes de congés), centralisation des données |
Temps et présence | Pointage avec empreinte digitale, carte magnétique, code, application ou QR code |
Optimisation automatique des plannings | Création de plannings optimisés grâce aux données afin d’éviter les sous-effectifs/sureffectifs : indispensable pour la réduction de vos coûts |
Elaboration et gestion des budgets de main-d'œuvre | Rapports précis dotés du coût horaire |
Environnement de travail | Analyse de la satisfaction des employés avant/après leurs shifts via une application de sondage |
Quotas de main-d'œuvre | Données sur les horaires de travail pour chaque marché, en fonction de la législation locale |
Intégration des logiciels de paie et RH | S'intègre facilement à vos logiciels déjà existants (SAP ou Sage) afin que vous puissiez accéder à ces informations en un simple clic |
Le secteur de l'hôtellerie-restauration est très dynamique : aussi, les managers doivent faire preuve de réactivité concernant les variations de la demande.
Investir dans des outils comme Workforce est essentielle à la bonne gestion de votre restaurant : simplification des processus, optimisation des plannings du personnel… Notre outil vous aidera à réduire vos coûts, à optimiser votre temps de travail, et cela en toute conformité !
Enfin, grâce à Workforce, la flexibilité et la transparence sont également au rendez-vous et vous pourrez agir rapidement sur n’importe quel changement de dernière minute.
Vous voulez en savoir plus ? Cliquez ici pour nous contacter et délivrer, avec Workforce by MAPAL, le planning idéal pour vos équipes de restauration.
