10 consejos para ser más eficiente en una empresa de comedor escolar
Superada la pandemia y los problemas en la cadena de suministro, hoy en día las empresas de comedores escolares se enfrentan a una subida de costes tanto de las materias primas, la energía, como de la mano de obra.
Pero hay que tener en cuenta que la inflación también afecta a los hogares. Por lo que las principales exigencias por parte de las familias a los comedores de los colegios giran ahora en torno a la cantidad de comida, la variedad y la calidad.
Dar respuesta a estas demandas y también a los pliegos se ha convertido en un desafío mayúsculo. Y todo ello, por supuesto, sin olvidar la seguridad alimentaria y la creciente preferencia por alimentos y prácticas sostenibles.
Así pues, las empresas de comedores escolares necesitan más que nunca maximizar la eficiencia de sus procesos productivos para conseguir ser el máximo de rentables y seguros. En este artículo te compartimos los aspectos clave que hay que tener en cuenta para conseguirlo.
Factores clave para un comedor escolar más eficiente
1. Planificación de los menús
La planificación de los menús en los comedores de los colegios juega un papel fundamental a la hora de garantizar una variedad de alimentos adecuada.
Las familias suelen quejarse de un exceso de proteínas y azúcar, así como de la poca variedad de verduras y la repetición constante de los mismos alimentos.
Diseñar menús equilibrados y variados que cumplan los requisitos y las preferencias del alumnado es imprescindible para la viabilidad de las empresas de comedores escolares. Para ello, además de contar con un profesional cualificado en nutrición y dietética, también es muy recomendable disponer de herramientas que detallen los valores nutricionales de cada alimento, de cada plato y de cada menú diario. De esta forma, podremos comprobar si hay que realizar cambios o si, por el contrario, las necesidades nutricionales están cubiertas.
Por otro lado, la tecnología no solo hace posible planificar los menús con la antelación que se necesite, sino que también permite buscar recetas tanto en el pasado como en el futuro. De este modo, si queremos repetir un ciclo de menús porque la calidad nutricional fue buena y además gustó a los estudiantes, podremos duplicar los menús en la trama de menú actual o volver a generar esos ciclos de menú para el futuro.
Alimentos de temporada, triple beneficio
Planificar los menús con tiempo también te ayudará a poder aprovechar al máximo los productos de temporada. Además de consumir de forma más respetuosa con el planeta, esto también te permitirá reducir los costes en las compras y educar a los alumnos, quienes podrán ir conociendo qué frutas y verduras están de temporada en cada mes del año.
Personalización de los menús
En España, 1 de cada 10 niños y jóvenes padecen algún tipo de intolerancia o alergia alimentaria, y según los expertos, la cifra va al alza.
También la diversidad en cuanto a culturas y religiones seguirá creciendo en los comedores de los colegios, por lo que cada vez más deberán tenerse en cuenta los alimentos y dietas permitidos o no permitidos para cada alumno o alumna.
Por otro lado, son cada vez las familias que deciden reducir el consumo de carne, y los movimientos veggie, vegano, flexiteriano o basado en alimentos plant-based no dejarán de ir en aumento también entre los más jóvenes.
Así pues, a la hora de planificar los menús, la individualización y la personalización juega un papel clave. Gestionar todos estos requisitos individuales de forma manual o con la ayuda de un Excel puede conducir a graves errores, por lo que la digitalización es fundamental para garantizar un mayor control. Además, una herramienta de gestión para comedores escolares como Easilys Collective es incluso capaz de recomendar recetas asociadas. Por ejemplo: para personas diabéticas, la solución propone recetas similares pero aptas, lo que facilita tanto el diseño como el control de los menús.
2. Gestión de inventarios
Otro de los factores clave para mejorar la eficiencia y la rentabilidad en las empresas de comedores escolares es controlar de forma precisa el inventario.
Conectar la planificación de menús con el stock nos ayudará a saber qué materias primas necesitamos y en qué cantidades, así como si es necesario que compremos y cuándo hacerlo.
El control de inventario debe irse actualizando a medida que se van recibiendo las mercancías, así como cuando se vayan utilizando para elaborar las recetas. La tecnología permite, no solo una gestión del stock más precisa, también automatizar las entradas y salidas de las materias primas en tiempo real. De esta forma, el inventario siempre estará actualizado.
Poner en práctica el conocido método FIFO (First In First Out) también nos ayudará a mejorar la gestión de los inventarios y evitar que se produzcan pérdidas. Siguiendo esta fórmula, las primeras mercancías que han entrado en el almacén o en la nevera, serán también las primeras en salir y utilizarse. Así conseguiremos una rotación de las existencias y evitaremos que los productos caduquen o se pongan malos.
3. Gestión de proveedores
Los precios de las materias primas fluctúan incluso en un mismo día. La sequía, las guerras o crisis o los problemas en la cadena de suministro son solo algunos ejemplos que estresan la cadena alimentaria.
Para poder optimizar costes en las compras es necesario conocer los precios de todos los proveedores en tiempo real. Esto nos ayudará a poder negociar con nuestros proveedores actuales, cambiar de proveedores u optar por otros platos o menús.
Con Easilys Collective es posible centralizar toda la información de los proveedores y comparar en tiempo real los precios de las materias primas de cada uno de ellos.
Además, la herramienta hace un listado de todos los alimentos e ingredientes que vamos a necesitar en función de la planificación del menú y las porciones, y detalla tanto los ingredientes que nos faltan, como cuándo vamos a necesitarlos. Con solo un clic, el listado se puede exportar y generar pedidos para mandarlos fácilmente a los proveedores.
4. Eficiencia en la preparación
Que la preparación sea eficiente no depende únicamente del personal, también por supuesto de las herramientas con las que éste cuenta para realizar el trabajo.
Fichas de recetas
Trabajar con fichas de recetas en las que se indiquen los ingredientes, las cantidades y pasos exactos tiene muchísimas ventajas para las empresas de los comedores escolares:
- En primer lugar, conseguiremos homogeneizar la producción
- Indicando el gramaje asociado a cada tipo de comensal, podremos saber exactamente las cantidades de ingredientes necesarias
- Nos ayudará a minimizar el desperdicio durante la elaboración, ya que sabremos las cantidades necesarias de cada producto
- También será muy útil para que los trabajadores más noveles puedan elaborar las recetas sin problemas
- Y garantizaremos la seguridad alimentaria, ya que cada ficha viene con indicaciones
Por supuesto, no hay que olvidarse tampoco de organizar la cocina de manera eficiente para reducir el tiempo de preparación y los cuellos de botella.
Formación del personal de los caterings escolares
Es muy importante también capacitar al personal en técnicas de cocina eficientes y seguridad alimentaria. Con una herramienta de formación para los profesionales de la restauración, como Flow Learning by MAPAL, el equipo podrá formarse a través desde el móvil a través de vídeos y módulos tipo píldora con componentes de gaming.
En cuanto a seguridad alimentaria en los comedores escolares, hay que procurar que todos los miembros de la cocina estén formados en:
- Trazabilidad
- Conservación y almacenaje de las materias primas
- Control de la cadena de frío
- Buenas prácticas de manipulación y elaboración
- Gestión de alérgenos
- Limpieza y desinfección
5. Minimizar el desperdicio alimentario
Minimizar el desperdicio en los comedores de los colegios, además de ayudarnos a ser más sostenibles, nos permitirá también reducir los costes de las materias primas.
Para ello, es muy importante poner en marcha un plan de acción para identificar el desperdicio que estamos generando actualmente (cantidad, productos, en qué momento…) y fijar un objetivo en un plazo concreto.
Para empezar a reducir el desperdicio alimentario en una empresa de comedor escolar es muy importante:
- Gestionar y controlar de forma precisa el inventario, especialmente los productos más perecederos.
- Calcular las porciones adecuadas para evitar tirar comida o que los alumnos acaben dejándola en el plato.
- Hacer un buen mantenimiento de las instalaciones y maquinaria, puesto que una avería, por ejemplo, de las neveras podría suponer tener que tirar comida.
- Implementar estrategias como la reutilización de sobras en nuevos platos.
- Donar los alimentos sobrantes que están en buen estado a bancos de alimentos u otras organizaciones benéficas.
- Contar con una herramienta que mida de forma automática el desperdicio alimentario, como Easilys Collective. Sin datos es imposible llevar a cabo un plan de mejora.
6. Participación del alumnado
Otra forma para reducir el desperdicio alimentario en un catering escolar es concienciando al alumnado.
Recuerda que es muy importante ofrecer menús nutritivos y que también gusten a los estudiantes. Pedir feedback y conocer sus preferencias nos ayudará a mejorar la satisfacción. Para ello, podemos crear encuestas para detectar sus necesidades y preferencias.
7. Gestión del personal
Para poder ser eficiente en una empresa de comedor escolar, es muy importante que el equipo esté bien coordinado.
Así pues, es fundamental asignar roles claros y responsabilidades específicas para cada miembro. Para ello, es recomendable elaborar un listado de tareas y comprobaciones que debe realizar cada persona.
Con una herramienta de listas de comprobación como Compliance by MAPAL podrás digitalizar estas listas, asignarlas a cada empleado y comprobar su estado y si se han llevado a cabo correctamente. Por su lado, el personal sabrá exactamente qué debe hacer, en qué momento y de qué manera, puesto que podemos añadir las instrucciones necesarias.
Esto nos ayudará a garantizar el cumplimiento de las tareas y también de la normativa, así como tener un registro de quién ha hecho cada comprobación y corregir rápidamente los incidentes, cuando se produzcan.
Además, con estas checklists digitales, los nuevos miembros del equipo podrán ser eficientes ya en su primer día de trabajo.
Es muy importante también proporcionar formación continua a nuestro equipo para mejorar sus habilidades y eficiencia, y hacer un seguimiento a cada empleado para saber en qué áreas necesita refuerzo. Esto también nos ayudará a motivarles y hará que se sientan más seguros y comprometidos con la empresa.
8. Uso de la tecnología para los comedores escolares
Como has podido ir viendo, la tecnología puede resultar de gran ayuda para que las empresas de los comedores escolares sean más eficientes: tanto para planificar los menús de forma más ágil, preparar la comida de forma más eficiente y homogénea, controlar el stock, reducir el desperdicio alimentario o reducir los costes de materias primas cuando compramos a los proveedores.
Además, la tecnología puede ayudar a garantizar la seguridad alimentaria de forma más sencilla, ya que es muy útil para gestionar la trazabilidad, y también para personalizar los menús teniendo en cuenta las intolerancias, alergias y otras necesidades del alumnado.
Con Compliance by MAPAL, ahora también es posible digitalizar los sistemas APPCC y adaptarlo fácilmente según los procesos y necesidades de cada catering escolar.
Por otro lado, para poder ser eficiente en los comedores de los colegios es fundamental llevar a cabo un mantenimiento regular de las instalaciones. Recuerda que prevenir puede resultar mucho más económico que curar, o lo que es lo mismo, tener que pagar por averías complejas o comprar nuevos equipos y maquinaria. Digitalizar el mantenimiento de los equipos con una herramienta como Facilities by MAPAL permite conocer en tiempo real el estado de todos los equipos y gestionar cómodamente el mantenimiento con los proveedores de los distintos equipos y maquinaria.
9. Análisis de datos para seguir mejorando
Sin datos es muy difícil poder aplicar mejoras. Además de ayudarte a ser eficiente en tu día a día, la tecnología permite analizar los datos para identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias según sea necesario.
Realiza un seguimiento regular de los costes de las materias primas, la satisfacción de los estudiantes y familias, las porciones, etc.
10. Comunicación abierta
Para que la actividad en el comedor del colegio sea lo más eficiente posible, recuerda que es importante mantener una comunicación clara y transparente con el personal, y también las familias respecto a los cambios en el menú, los días especiales, los proveedores o productos que se utilizan, etc.
Al adoptar un enfoque integral y estratégico para administrar el comedor escolar, podremos mejorar la eficiencia y proporcionar a los estudiantes un servicio de calidad, nutritivo y a la vez no salirnos del presupuesto.
Encontrarás más información en nuestro whitepaper Comedores escolares: exigencias, retos y soluciones para ser más eficientes.
