7 formas de optimizar tu planificación de turnos con Workforce
Contar con las personas adecuadas en los puestos adecuados y en el momento adecuado es más difícil que nunca en los negocios de hostelería. La falta de personal, la demanda por parte de los empleados de horarios más flexibles y la subida de los costes debido a la inflación hacen que gestionar los equipos sea todo un reto. Así que muy probablemente estés invirtiendo mucho (demasiado) tiempo tratando de resolver este rompecabezas que supone la planificación de turnos.
Pero tenemos buenas noticias: existen varias formas para reducir tu carga de trabajo. Y es que sí, es posible disminuir el tiempo que dedicas a las tareas administrativas, a la gestión de los turnos de trabajo y a la contratación de personal debido a la alta rotación.
En este blog, vamos a ver siete de las formas en las que la app de planificación de turnos para la hostelería, Workforce de MAPAL, puede ayudar a tus mánagers a optimizar la programación de turnos de trabajo y aumentar la satisfacción por parte de los empleados.
1. Generar turnos de trabajo en cuestión de segundos
Workforce de MAPAL utiliza unos algoritmos inteligentes para generar turnos de forma instantánea basándose en los datos de los históricos de ventas. La herramienta analiza estos datos para predecir con precisión el número exacto de empleados que se van a necesitar, optimizando así la productividad del restaurante y reduciendo los costes laborales.
Los mánagers pueden generar horarios en un par de clics utilizando las plantillas de distribución de personal de Workforce, las cuales les ayudan a tomar las decisiones correctas en cuanto a asignación de personal y, en consecuencia, mejorar el servicio.
2. Las personas adecuadas en los puestos adecuados en el momento adecuado
Workforce se integra con tus otras herramientas de RR.HH., permitiéndote asignar a cada empleado el puesto adecuado en función de sus competencias. Esto hace que la planificación de los turnos sea mucho más fácil y te permite estar seguro de que no solo tienes todos los puntos cubiertos, sino que están cubiertos con las mejores personas para ellos.
Nuestra solución de planificación de turnos para hostelería solo seleccionará al personal que esté disponible en función de sus contratos de trabajo. De este modo, no tendrás que preocuparte de que aquellos empleados que trabajan a tiempo parcial se les asignen más horas debidas a nivel legal, o de que tengas que pagar horas extras innecesarias por culpa de una mala planificación de turnos.
Workforce también te permite ofrecer un horario de trabajo más flexible a tu equipo, ya que puede tener en cuenta sus preferencias a la hora de generar los turnos de trabajo. Algo que, sin duda, mejora la fidelización de tus equipos.
3. Cubre los turnos de última hora con Shift Finder
A todos nos ha pasado: alguien de tu equipo llama para decir que no puede ir y tienes que dejar lo que fuese que estuvieras haciendo para tratar de encontrar un sustituto.
La nueva función Shift Finder de Workforce te permite enviar de forma instantánea los turnos disponibles que necesitas cubrir a los empleados que selecciones. Éstos reciben el turno extra que les ofreces en su app de GIR Staff y pueden elegir si lo aceptan o lo rechazan. Tanto si hacen una cosa como la otra, al instante recibes una notificación con la respuesta.
Esto no solo reduce el estrés y ahorra tiempo a la hora de planificar los turnos, sino que Shift Finder también te proporciona una visión general a través de los informes de estado de los turnos y te permite ver todos los turnos disponibles, aceptados y rechazados.
4. Optimiza todos tus canales de venta
Mediante el uso de algoritmos inteligentes basados históricos de ventas, Workforce también puede analizar en detalle el rendimiento de cada canal de ventas en cualquier momento. Esto te proporciona una valiosa información sobre los momentos pico y valle tanto de los clientes que comen en el local, como del delivery, el take away y cualquier otro canal en el que estés operando.
En pocas palabras, Workforce calcula todos los datos por ti y te sugiere dónde asignar más recursos según la hora del día, el día de la semana o el mes.
5. Planificar turnos de trabajo para reducir los costes laborales y mejorar la productividad del restaurante
Nuestra herramienta de gestión del personal te permite hacer un seguimiento de los costes laborales y elaborar horarios de trabajo optimizados que te ayuden a ceñirte a tu presupuesto. El exceso de personal derivado de una mala planificación es una de las razones más comunes de que los costes laborales sean elevados. Lee cómo la empresa The Fitzgerald Burger Company redujo el exceso de personal en un 21,8% gracias a la herramienta de gestión Workforce.
Los responsables de área también pueden utilizar plantillas de distribución personalizadas, lo que facilita mucho la vida de los mánagers de los locales.
Sus funcionalidades de gestión de equipos permiten planificar con antelación y optimizar la contratación de personal para las vacaciones y la temporada alta, lo que te da más tiempo para completar tu equipo y estar preparado especialmente para los meses clave.
Workforce también te ayuda a gestionar los controles horarios, los informes de ausencias, los permisos, las impuntualidades y los contratos, lo que permite a los mánagers disponer de más tiempo para poder dedicarlo al equipo y a los clientes, y todo sin hacer uso del papel.
Y, por supuesto, las avanzadas herramientas de generación de informes procesan todos los datos por ti, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones en tu negocio.
Puedes leer más consejos para mejorar la productividad en el día a día en un negocio de hostelería aquí.
6. Perfecta planificación de turnos también para los negocios internacionales
Dado que Workforce es una plataforma de planificación de turnos multilingüe, funciona con la misma eficacia en todos los países en los que se encuentre tu marca.
Y como cada región y país tiene sus propias normativas laborales, cotizaciones, retribuciones y bonificaciones, Workforce puede gestionarlas también de forma automática (y por supuesto, también puedes realizar ajustes de forma manual cuando lo necesites).
7. Mejorar la satisfacción y la fidelización del personal
Por último, pero no menos importante, con Workforce de MAPAL puedes ofrecer a tu equipo la flexibilidad necesaria para que puedan conciliar su vida personal con la laboral.
A través de la app para los empleados de Workforce, GIR Staff, éstos pueden ver con total transparencia sus horarios y solicitar permisos o ausencias desde su propio teléfono móvil. Además, reciben la aprobación y las notificaciones de forma mucho más rápida, lo que les permite llevar a cabo las gestiones que necesitan con una mayor fluidez.
Un equipo con poco personal es un equipo que sufre estrés. Optimizar la planificación de los turnos significa que podrás evitar que falten trabajadores durante algún turno, y en consecuencia, evitar también la frustración que eso genera. Y cuando ocurra algún imprevisto y necesites cubrir algún turno extra, tu equipo también tendrá la opción de ganar un dinero extra, si así lo desea.
En definitiva, optar por un software de gestión de personal hace que mejore la motivación y el apoyo del equipo, lo que genera un mayor sentido de pertenencia. El resultado es una mayor satisfacción por parte de los empleados y también un mayor nivel de fidelización y retención, lo que es clave para que cualquier empresa sea sostenible y rentable a lo largo del tiempo.
