Préparation de la réouverture des restaurants. Partie I: Optimisation du personnel et des horaires

Il ne reste que quelques semaines avant la réouverture des restaurants et la plupart des restaurateurs s’inquiètent de l’incertitude qui règne… Personne ne sait très bien ce que sera cette réouverture et des questions aussi fondamentales que le simple fait de savoir « quand ouvrir » ou « à quelle heure » ou avec combien de personnel se posent.

Nous allons donc consacrer une série d’articles pour tenter d’éclairer ces questions et donner quelques idées de réouverture en explorant différents aspects. Aujourd’hui, nous nous concentrerons sur un sujet aussi important que « l’optimisation du temps » et « l’optimisation du personnel », qui sont des domaines dans lesquels MAPAL s’est spécialisé depuis plus de 10 ans.

Et qui mieux que notre PDG, Jorge Lurueña, peut nous éclairer sur cette question. En plus d’avoir fondé MAPAL, il dirige la franchise des 100 montaditos, Montalur, et a participé à de nombreuses opérations dans le secteur. Il y a quelques jours, dans le cadre du webinaire               « Opérations optimisées » de Restauración News, Jorge a parlé des principales préoccupations du secteur de l’hôtellerie et de la restauration et a donné quelques recommandations.

1. Réfléchissez à la date de réouverture du restaurant et aux locaux dans lesquels il se trouve si vous en avez plusieurs. Il est important que les restaurateurs se posent cette question avant de commencer toute opération. Faut-il ouvrir dès le début de la période de réouverture ou prolonger le chômage partiel tant que cela est encore possible afin de ne pas brûler la trésorerie ? Si nous ouvrons, le ferons-nous en même temps dans tous les lieux ? Peut-être devrons-nous choisir lesquels en fonction de leur performance, de leur emplacement, etc.

2. Analysez et ajustez les heures d’ouverture et ce semaine par semaine. Avant d’ouvrir, il est important de bien décider sur quelle plage vous allez le faire en faisant une analyse très fine qui tient compte des différents horaires de vente selon la combinaison des canaux de vente (click and collect, livraison…) Il est important que cette analyse soit effectuée même sur une base hebdomadaire. En effet, la baisse attendue des ventes pendant cette période signifie que de nombreux restaurants devront concentrer leur activité pendant les périodes de pointe afin de survivre. Dans ce cas, disposer d’une bonne analyse globale et locale en temps réel sera la clé pour faire ces prévisions et pouvoir les réajuster semaine après semaine.

Ainsi, nous indiquons trois actions que vous pouvez réaliser avec un bon outil d’analyse :

• Comparer les ventes dans différents lieux, périodes ou groupes en temps réel.
• Anticiper les besoins et planifier les ressources.
• Identifier les tendances et les domaines à améliorer.

3. Décidez et établissez le personnel optimal que vous voulez intégrer : savoir quand et dans quelle proportion nous pourrons retirer progressivement des personnes du chômage partiel est une décision extrêmement importante. Le fait d’intégrer les personnes qui sont nécessaires à un moment donné et de ne pas en faire trop ou pas assez marquera le bon déroulement de nos activités et nous permettra d’ajuster les coûts autant que possible et de subir moins de pertes.

4. Il faut se concentrer sur l’optimisation des équipes, qui est plus importante que jamais, c’est même absolument vital. Dans la situation que nous vivons, nous ne pouvons pas nous permettre une heure de trop car nous ne pouvons pas « jeter un seul euro ». Adaptez bien vos équipes pour avoir toujours le bon personnel, ni plus ni moins, en prenant soin d’avoir plus de personnel en service que nécessaire. Nous devons également être très prudents avec le service, car dans cette situation et avec les énormes besoins opérationnels qui se présentent, une mauvaise gestion dans ce domaine pourrait devenir une préoccupation.

Dans ce cas, un bon système d’optimisation des équipes sera essentiel. Vous ferez en sorte que votre personnel fonctionne comme une horloge et s’adapte toujours à la demande. Voici trois avantages d’avoir un optimiseur basé sur l’intelligence artificielle comme le nôtre :

• Adaptation du personnel à la demande réelle en quelques minutes.
• Augmentation des ventes et la productivité : et dans ce cas, avec cette crise, plus que jamais, cela permet de minimiser les dépenses.
• Amélioration du niveau de service.

5. La formation de votre équipe, sous les projecteurs : à ce stade, la formation prend également un poids plus important. Il sera important de former votre personnel à tout ce qui concerne les processus opérationnels, le nettoyage et la désinfection de manière rapide et efficace. D’un autre côté, la motivation de vos employés sera un élément clé ; avec le chômage partiel et les situations compliquées vécues, le personnel qui reviendra aura probablement besoin d’un soutien supplémentaire dans sa motivation quotidienne. Il peut être très intéressant de vous aider avec une solution d’apprentissage en ligne. Nous vous offrons 3 avantages qui peuvent être des plus intéressants en ces temps :

• Respect de toutes les réglementations en vigueur.
• Réduction des coûts de formation.
• Augmentation de la motivation de vos employés.

6. Effectuez des analyses et des projections financières en continu : il est fortement recommandé de réaliser cette analyse « restaurant par restaurant » et semaine par semaine, car nous sommes dans un contexte très instable dans lequel les choses peuvent changer tous les jours, surtout pendant les premiers mois. Un bon outil prévisionnel et financier vous permettra de faire une analyse facile et immédiate du coût du personnel, de faire des prévisions journalières et horaires, d’établir des scénarios prévisionnels, etc.