Cómo cumplir la normativa de protección de datos en la hostelería

La digitalización de la sociedad nos empuja a cambiar de hábitos y a la vez nos ofrece un sinfín de posibilidades. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que el uso del big data trae consigo la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en los negocios de hostelería. Las condiciones que rigen este reglamento las podemos encontrar en la ley europea RGPD y la ley española LOPDGDD.  

Esta legislación afecta a toda persona encargada de gestionar datos personales, o lo que es lo mismo, a la mayoría de tu equipo: desde el personal de sala o barra que gestiona los pagos electrónicos de los clientes, hasta el staff de cocina que hace los pedidos a los proveedores. Cualquiera que intercambie datos personales debe seguir unas estrictas normas conocidas como principios de protección de datos, y asegurarse de que la información: 

• se usa de forma justa, legal y transparente 
• se usa solo para fines los específicos y explícitos 
• se utiliza de forma apropiada y solo para lo estrictamente necesario 
• es precisa y, en caso necesario, se mantiene actualizada 
• no se conserva más tiempo de lo necesario 
• se trata de forma que se garantice su seguridad, incluida la protección contra el tratamiento ilícito o no autorizado, el acceso, la pérdida, la destrucción o los daños. 

Hemos elaborado una guía completa sobre el cumplimiento de las distintas normativas en el sector de la hostelería. En este artículo, nos centraremos en las diferentes fuentes de datos que tu equipo puede tener que gestionar y en algunas formas para garantizar su protección.

Protección de datos en cuanto a proveedores 

La relación con los proveedores es muy valiosa, ya que es el punto de partida de tu ciclo de compras y producción. Una buena relación con los proveedores es ante todo una relación basada en la confianza, la cual se establece sobre la base de tres elementos básicos: el contrato, los precios y la calidad. 

Los datos intercambiados durante el proceso de toma de pedidos son datos estrictamente confidenciales, y en ningún caso deben ser utilizados de forma indebida. En este caso, el RGPD desempeña un papel crucial en la protección de la relación con los proveedores.   

Los sistemas basados en papel que se venían utilizando hasta ahora han quedado obsoletos por una sencilla e importante razón: el papel puede extraviarse fácilmente o incluso perderse y acabar en manos equivocadas. Además, en caso de una inspección, debes poder demostrar que los datos personales se gestionan correctamente, ya que de lo contrario las multas pueden ser muy elevadas. Una herramienta para gestionar las compras y los proveedores, como Easilys f&b, permite organizar los datos de los pedidos y la información de los proveedores en una única plataforma centralizada. 

De esta manera, podrás estar seguro de que los datos están protegidos, lo que te ayudará a generar una mayor confianza a tus proveedores y también mejorar la eficiencia de tus operaciones.

Cumplimiento de la protección de datos de los clientes 

La progresiva digitalización del sector de la hostelería y la restauración obliga a los operadores a tener mucho cuidado con respecto a los datos personales de los clientes. Estos datos pueden proceder de distintas fuentes: de las reservas, las visitas a las páginas web de los establecimientos, los newsletters enviados, los pagos, etc. 

La protección de datos y la ciberseguridad en los restaurantes y hoteles son una prioridad absoluta, y si no nos lo tomamos en serio ponemos en juego la reputación de nuestro negocio. Como ya habrás escuchado en varias ocasiones, las brechas de seguridad pueden tener consecuencias desastrosas. 

Gestionar correctamente los procesos de consentimiento de datos te ayudará a ganarte la confianza de tus clientes y consolidar tu relación con ellos. 

Personal y protección de datos en el lugar de trabajo

Tus empleados son el alma de tu empresa, y sin ellos no habría ni producción ni servicio… ni tu negocio. Por eso, proteger sus datos personales también es muy importante. 

Además, y al igual que cualquier otra competencia que tu equipo necesite adquirir para hacer bien su trabajo, la formación relativa a la normativa de privacidad de datos en la hostelería es esencial para garantizar que cumplen la ley durante su jornada laboral. Gracias a nuestra solución de gestión de la formación para la hostelería, Flow Learning by MAPAL, tus equipos y mánagers pueden familiarizarse con los diferentes aspectos y buenas prácticas de esta normativa. 

Nuestros módulos sobre privacidad de datos forman parte de una colección sobre cumplimiento normativo y ofrecen a tu equipo todos los conocimientos necesarios para cumplir la normativa de privacidad de datos en tu restaurante, bar u hotel. De esta forma, tu personal será eficaz, consciente y respetuoso con la ley en todo momento. 

El big data ofrece grandes oportunidades a los negocios de hostelería, pero que hay que ir con cuidado. La tecnología es tu mejor aliada y en MAPAL disponemos de herramientas de gestión para ayudarte a centralizar los datos de los proveedores y formar a tus equipos para garantizar que cumples la normativa de protección de datos en todas tus unidades.  

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