Registro horario en la hostelería: qué saber y aplicar

Conocer lo que hay detrás del registro horario de los trabajadores es esencial a la hora de gestionar equipos en el sector de la hostelería y la restauración. Y es que no es solo cuestión de “fichar”.  

Saber cómo llevar a cabo el control de presencia de forma eficiente nos ayuda a controlar aspectos como los costes, cumplir con la legislación y gestionar la satisfacción de los trabajadores, entre otros. 

Hoy vamos a hablar sobre cómo hacerlo y qué tener en cuenta.

A qué llamamos registro horario o control de presencia laboral y por qué es importante prestarle atención?

Cuando hablamos de registro horario o control de presencia laboral (conocido como T&A, Time and Attendance en inglés) nos referimos al seguimiento preciso del tiempo trabajado, tanto en la entrada y la salida de los empleados, como en los descansos. 

Pero detrás de esta definición hay mucho más, pues esta labor no se reduce solo a cuadrar las horas de trabajo.  

Llevar un registro horario de los trabajadores es importante porque nos permite, por ejemplo, identificar prácticas como el “robo de tiempo”, en el que los empleados facturan a la empresa por un tiempo que en realidad no han trabajado, bien sea por descansos demasiado largos o el redondeo de horas. Esto supone un coste de mano de obra. 

El control horario también es clave para aquellos trabajadores que se desplazan o que trabajan en remoto, ya que les permite llevar un seguimiento de las horas trabajadas y de los descansos que les tocan. 

Por otro lado, es importante porque ofrece transparencia a los empleados, ya que la duración y distribución de su jornada de trabajo queda registrada.  

Y, finalmente, nos ayuda a cumplir con la legislación laboral española, que desde el año 2019 obliga a las empresas a registrar las horas trabajadas por parte de la plantilla.

¿Por qué es necesario llevar un control de presencia laboral?

Desde el 2019, las empresas están obligadas, según el Real Decreto sobre control horario de los trabajadores, a registrar la jornada laboral. El documento indica cómo debe ser el control horario, su obligatoriedad y la regulación de este. 

Si lo analizamos detenidamente, nos damos cuenta de que llevar a cabo este ejercicio evita errores y malas prácticas laborales, como el exceso de horas extras o la no compensación de las mismas. 

Aunque el flujo de trabajo en bares, cafeterías o restaurantes, con turnos de trabajo con rotación constante, turnos partidos, descansos entre turnos, jornadas de fines de semana, etc. hace difícil mantener un registro de jornada actualizado, hoy en día existen herramientas que facilitan esta labor. 

Por esta razón, es fundamental llevar a cabo un adecuado control de presencia con un dispositivo creado por hosteleros para hosteleros, como Workforce de MAPAL, que ofrece transparencia a los empleados, ahorra tiempo a los mánagers y evita penalizaciones a la empresa. 

Además, contar con un sistema como Workforce es muy conveniente por su función de registro de asistencia laboral a distancia. Esto es especialmente importante para los repartidores, que tienen la posibilidad de fichar desde sus motos, para los responsables de área, que pueden controlar varios restaurantes desde la app, y para quienes trabajan a distancia. 

Por otro lado, mantener el control horario evita las horas extras innecesarias, lo que nos ayuda a ahorrar dinero y aprovecha mejor los recursos.

¿Cuál es la forma más sencilla de llevar a cabo el registro horario de los trabajadores? 

Fichar en papel ya no es una opción. No solo por el tiempo que supone hacerlo o lo complicado que es su almacenamiento y acceso, sino también por la alta probabilidad de que se cometan errores y que eso provoque que el personal se sienta insatisfecho. 

Y como los cuadrantes de horarios tampoco pueden emplearse como control de presencia, debemos implementar otro sistema de fichaje. 

Gracias a la tecnología existen formas sencillas, rápidas y eficaces de registrar las horas de trabajo, como puede ser a través de un código QR, del iris de los ojos, aplicaciones móviles, etc. 

SmartHub de MAPAL es una de las formas más innovadoras de controlar la presencia en el trabajo y se hace a través de las huellas dactilares. Esta tecnología permite a los empleados registrar sus entradas y salidas con su huella dactilar, o a través de un código QR desde la app de su propio dispositivo.

¿Qué beneficios tiene utilizar un programa de control de presencia laboral como Workforce? 

Como hemos visto, poner en práctica un registro horario en la hostelería va más allá de llevar un control de las entradas y salidas, y hacerlo con sistemas como Workforce nos aporta ventajas como estas: 

• Ahorra tiempo tanto a los mánagers como a los empleados, porque pueden fichar desde sus propios dispositivos. 

• Sustituye al papel y reduce las tareas administrativas y los errores humanos, algo muy importante desde el punto de vista ecológico y práctico. 

• Mantiene al equipo feliz porque existe transparencia. Todo el mundo está al corriente. 

• Aumenta la responsabilidad de los empleados, quienes tienen que acordarse de registrar las entradas y salidas. 

• Permite realizar preguntas sobre el clima laboral, al integrar la función de encuestas rápidas. 

• Facilita la incorporación a los nuevos empleados, ya que les brindar acceso a la plataforma desde el primer día. 

• Ofrece rapidez y eficacia al programar al personal porque todo está centralizado. 

• Agiliza el control de presencia mediante huella, tarjeta, código o QR, o la app móvil (garantizando el fichaje sin contacto). 

• Ofrece alertas de registro de asistencia laboral en tiempo real para que todo el mundo esté informado. 

• Posee la función de registro restringido para evitar el incumplimiento de la normativa. Por ejemplo, impide que los empleados registren su entrada antes de que comience su turno. 

• Gestiona los descansos para evitar el robo de tiempo. También reduce el absentismo. 

• Facilita la planificación de turnos de trabajo en restaurantes, bares, cafeterías, etc. 

• Cuenta con un algoritmo de productividad. 

• Tiene un buscador de turnos para resolver las ausencias inesperadas. 

• Ofrece anticipos fáciles y a la carta con Hastee (según la legislación de cada país). 

• Mejora la seguridad. 

• Cuenta con integraciones con sistemas de recursos humanos y contabilidad como SAP y Sage. 

Y no menos importante es subrayar que se trata de un sistema fácil de usar para todos los empleados, independientemente de su nivel tecnológico, ya que es muy intuitivo. Además, es también muy cómodo para los directivos, quienes pueden ahorrar tiempo y aumentar así la productividad. 

Hoy hemos aprendido que la clave para llevar a cabo el registro horario de los empleados pasa por implementar una solución que nos garantice el cumplimiento de la ley, nos ayude a reducir los costes y a mantener a nuestra plantilla satisfecha 

Es decir, es necesario sustituir el uso del papel y las hojas de Excel por soluciones tecnológicas adaptadas al sector, como Workforce, que nos aportan múltiples beneficios. 

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