Cómo mejorar la eficiencia operativa y las compras en las colectividades
El proceso de compra y el proceso logístico, en términos de eficiencia operativa, es quizás uno de los puntos más importantes y complejos en las colectividades.
Optimizar el proceso de compras en los negocios de restauración colectiva tiene un impacto directo las tramas y diseño de los menús, en la planificación de las dietas y en todo lo relacionado con los ingredientes.
Para ahondar en todo ello y explicarte cómo puedes mejorar las compras y, por ende, la operativa en una colectividad, hemos resumido en este artículo los aspectos más interesantes que nos compartió Natalia Arellano, Directora del Departamento de Compras y Logística en Albi, experta en el mundo de las compras estratégicas en el sector de la restauración y la hostelería, y especialmente en la industria de las colectividades.
¿Qué valor agregado genera un operador logístico en la gestión de compras de las colectividades?
Desde el punto de vista de mejorar la eficiencia y calidad de una empresa de restauración colectiva, contar con un operador logístico permite:
- Un mayor control de calidad y homogeneidad de los productos suministrados a los centros: ya que permite homogeneizar los criterios de calidad de todos los productos que ofrece la empresa en todo el ámbito territorial donde opera.
- Homogeneidad y estabilidad de cotizaciones de los productos suministrados: un mismo producto, tendrá el mismo precio en cualquier lugar donde opera la empresa, ya que éste no dependerá del precio que ofrecen para el mismo los distintos proveedores locales.
- Mejora de los tiempos de recepción en los centros: cada centro recibe los productos aproximadamente una o dos veces a la semana. De otra forma, habrían de hacer recepciones parciales a distintas horas de cada día, de las entregas sucesivas, que cada proveedor haga a lo largo de toda la semana.
- Reducción de la huella de carbono: ya que se requerirán menos vehículos y menos desplazamientos para las entregas a cada centro.
- Ahorro de tiempo y menos errores administrativos de registro: las tareas de albaranado, facturación y pago a los proveedores se simplifican drásticamente, por lo que el personal de cada centro puede centrarse en tareas de valor añadido.
¿Cómo optimizar los costes en las compras en las colectividades?
"Personalmente, es la primera vez que veo estas estas variaciones de precio tan significativas desde el 2003 o 2008. Para nosotros en Albi ha sido impactante, no solo a nivel económico, sino en cuanto a la gestión de compras, ya que hemos tenido que cambiar la manera de trabajar.
Antes se hacían tenders anuales donde negociabas unas tarifas anuales y lo cerrabas para todo el año, cargabas las condiciones en el ERP, y cada centro, cada restaurante, hotel, residencia, etc. compraba por su cuenta con esas con esas condiciones pactadas. Este año han venido muchos proveedores con cambios de tarifas mensuales, trimestrales, semestrales, quincenales… y son subidas del 10%, 20%, 30% o 40%, cosa que nunca se ha visto en el mercado", explicó Natalia.
Para poder optimizar los costes que suponen las compras en los negocios de restauración colectiva se puede:
Por un lado, buscar alternativas a estas subidas de precio. Ejemplos: como ha subido mucho el aceite de oliva, intentar apostar tanto como se pueda por el de girasol; poner minidosis para mejorar la gestión del consumo; trabajar con otras alternativas de aceites que no se habían contemplado hasta el momento, etc. Para ello, es muy importante trabajar la innovación de la mano del proveedor.
Otra forma sería rediseñar los menús acorde a las existencias y roturas de stock, porque no olvidemos que además del precio, hay que tener en cuenta también la escasez de algunos productos.
Además, también se podría aplicar mejoras a la logística de los proveedores. Por ejemplo, pedir las entregas de los pedidos una vez a la semana, en vez de tres veces a la semana, así les ayudaremos a reducir sus costes logísticos y nos podrán aplicar una reducción de precio.
KPI para medir la eficiencia en las operaciones logísticas y de compra
Tratar de mantener una buena calidad, optimizar los costes, tener proveedores que realmente acompañen la gestión… todo ello es muy complejo de controlar en un negocio de restauración colectiva.
Según Natalia, pero, hay un indicador clave: el IPC de alimentos. "Este año el IPA de alimentos del INE acabó en un 7%, así que nuestro objetivo era estar como máximo estar ahí, y de ahí para abajo sería optimización de la gestión. Porque si el mercado te marca ese máximo, no tiene ningún sentido que venga un proveedor con subidas por encima de esa cifra. Eso ya sería aprovechar ese momento para especular. Es decir, no tiene sentido que te proporcionen subidas del 20% es cuando el mercado está en un 7%".
Por otro lado, también en compras hay que contar con un buen sistema de evaluación de proveedores.
"Tenemos un KPI de registro de incidencias a través de un ERP en cada uno de los centros, donde nos registran diariamente los problemas que han tenido. Ese registro saca un informe mensual en el que, si ese proveedor pasa de un 3% de incidencias, se le emite un comunicado donde se le informa de que esas incidencias han sido significativas y que lo revise para que no vuelva a ocurrir.
Igualmente, si un centro tiene demasiadas incidencias, más de un 5%, 10% o 15% también le comunicamos al centro qué es lo que ha pasado, porque quizás está registrando unas incidencias que no corresponden, o a lo mejor todo lo contrario, tiene un problema que no hemos visto. Entonces trabajamos mucho el sistema de no conformidades con los proveedores que trabajamos nosotros".
Cómo escoger un buen proveedor para una colectividad
A la hora de escoger un proveedor para un negocio de restauración colectiva, es muy importante fijarse en la parte financiera, la parte de calidad de los productos y parte de servicio.
En Albi, por ejemplo, lo primero que se hace es lanzar un RFP (Request For Proposal) en el que se describen las necesidades que tiene la empresa en ese momento. Estas necesidades vienen definidas por el departamento interno. A continuación, se examina que se cumplan esos requisitos de ese producto o listado de productos en concreto.
En segundo lugar, hay que estudiar muy bien quién es el proveedor y su solvencia. Es importante que tenga capacidad financiera, que cuente con referencias de otros clientes, conocer el nivel de facturación que tiene, el número de empleados, etc. "En Albi estamos empezando a hacer visitas in situ a los proveedores, auditorías presenciales, ver con quién trabajamos. Fomentar ese conocimiento del proveedor con el que trabajas es importante para controlar la calidad que das a tus clientes", comenta Natalia.
Tecnología para mejorar la eficiencia operativa en las colectividades
La inteligencia artificial y la automatización de los procesos están en boca de todos los profesionales del sector.
Una de las ventajas más importantes que la tecnología puede aportar en un proceso de compras es la generación de predictivos de compra. Es decir, poder obtener una predicción exacta en base no solo al consumo, sino también en la estacionalidad, en base a los días festivos, en base a la experiencia real que hemos tenido con los clientes, etc.
Al realizar unos pedidos predictivos exactos, es mucho más fácil minimizar el desperdicio alimentario, reducir los costes de inventario y por supuesto reducir los costes de compra, algo que impacta de pleno en el flujo de caja.
