Trazabilidad y control documental: qué cambia con el nuevo Real Decreto

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 315/2025, la planificación y ejecución de los menús escolares (y más adelante en hospitales y residencias de mayores) han dejado de ser únicamente una cuestión técnica o nutricional. 

La normativa introduce nuevos niveles de exigencia para los comedores escolares, con un fuerte enfoque en la supervisión nutricional, el control de procesos y, especialmente, en la gestión documental y trazabilidad.

Dicho de otro modo: no basta con hacerlo bien. Hay que demostrar que se hace bien. Y esa prueba ya no se resuelve con un menú impreso en la nevera de cocina.

El artículo 10 del Real Decreto 315/2025 establece que las entidades titulares del comedor o los operadores que lo gestionen deben contar con sistemas documentales que permitan verificar el cumplimiento de la normativa. 

Estos sistemas deben conservarse durante al menos 2 años y estar disponibles para las autoridades competentes.

Entre los aspectos que deben documentarse se incluyen:

• Los menús ofrecidos cada mes.
• La validación y supervisión por parte de un profesional con titulación en Nutrición Humana y Dietética.
• Las frecuencias y exclusiones alimentarias obligatorias.
• La información sobre ingredientes, técnicas culinarias y características nutricionales.
• El cumplimiento de los requisitos sobre alérgenos, menús especiales y recomendaciones para las familias.
• La documentación sobre productos adquiridos, incluyendo origen, características sostenibles, ecológicos, de temporada o proximidad.
• La aplicación de un sistema de autocontrol basado en el modelo APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico).

El decreto añade que la persona profesional responsable de la validación nutricional debe supervisar los menús y verificar su adecuación a todos los requisitos del decreto, dejando constancia documental de ello.

La exigencia de trazabilidad no es nueva, pero sí ha cambiado su nivel de precisión. 

Ya no basta con contar con fichas de platos o un plan APPCC genérico. Ahora se exige que cada elemento del proceso esté documentado, actualizado y trazado, y que se pueda consultar fácilmente ante cualquier inspección.

Esto implica:

• Disponer de evidencia documentada de que cada menú cumple las frecuencias alimentarias.
• Justificar el origen y características sostenibles de los ingredientes.
• Documentar quién valida el menú, cuándo y bajo qué criterios.
• Registrar qué técnicas culinarias se han aplicado y cómo se ha garantizado su uso.
• Generar y conservar etiquetado nutricional y de alérgenos accesible y completo.

Y todo esto, sin frenar la operativa, sin duplicar tareas y sin aumentar el riesgo de error.

La mayoría de las empresas ya cuentan con procesos de control, pero muchas veces no están preparados para el nivel de exigencia que introduce esta normativa. 

Los errores más habituales son:

• Documentación parcial o dispersa (papel, Excel, carpetas sin conexión entre áreas).
• Falta de trazabilidad entre menús, ingredientes reales y compras.
• Ausencia de validación nutricional documentada.
• Etiquetado nutricional incompleto o no actualizado.
• Sistemas APPCC sin revisar o no adaptados a los nuevos requisitos.
• Incapacidad de generar informes de cumplimiento rápidamente.

En este contexto, el riesgo no es solo sanción. Es también pérdida de licitaciones, confianza o contratos con la Administración.

El secreto no está en hacer más, sino en hacerlo mejor. Es decir, en automatizar, integrar y coordinar todos los elementos clave:

1. Unifica todos los procesos en una única plataforma, conectando menú, ingredientes, compras y producción.
2. Automatiza la documentación: no basta con tenerla, hay que poder generarla en tiempo real.
3. Vincula la validación nutricional al menú, con fecha, firma y trazabilidad.
4. Controla el escandallo para garantizar que los ingredientes cumplen los requisitos de origen, temporada o sostenibilidad.
5. Digitaliza el APPCC y adapta sus puntos críticos al nuevo marco legal.

Easilys f&b, la solución de Mapal para la restauración colectiva, ha sido diseñada precisamente para gestionar toda esta complejidad sin frenar la operativa diaria. 

Su enfoque modular y específico permite cumplir con los requisitos del decreto de forma integrada.

Con Easilys f&b puedes:

• Diseñar menús que cumplen automáticamente con las frecuencias exigidas.
• Documentar la validación nutricional, con trazabilidad de cada modificación.
• Controlar ingredientes, técnicas de cocción y etiquetado desde una única plataforma.
• Gestionar compras según criterios de sostenibilidad (producto de temporada, ecológico, proximidad).
• Generar informes de cumplimiento y trazabilidad ante inspección, sin esfuerzo adicional.
• Registrar alérgenos y menús especiales con reglas configurables y automáticas.

Además, la Unidad Central de Producción (UCP) permite coordinar la producción en múltiples centros, garantizando homogeneidad, control y eficiencia.

Imagina que sirves "merluza al horno con guarnición de calabacín" en un colegio.

Para cumplir con el Real Decreto, deberás:

1. Asegurar que la merluza está incluida dentro de la frecuencia semanal, validada por el nutricionista.
2. Justificar que se ha usado pescado fresco, no procesado, con trazabilidad del proveedor.
3. Documentar que el calabacín es de temporada, y que se ha incluido dentro del porcentaje mínimo requerido.
4. Indicar que la técnica de cocción ha sido al horno, según lo previsto en la norma.
5. Generar una etiqueta con ingredientes, alérgenos y valores nutricionales, accesible a familias y usuarios.
6. Registrar todo ello en un sistema accesible y verificable en caso de inspección.

Con Easilys f&b, todo este proceso se automatiza y queda registrado en un entorno único, desde la planificación del menú hasta la producción y el servicio.

El Real Decreto 315/2025 exige más que nunca a las empresas de restauración colectiva. Pero también ofrece la oportunidad de elevar el estándar del sector, consolidar procesos profesionales y generar confianza entre clientes, administraciones y familias.

La trazabilidad no es una carga administrativa. Es un sistema de garantías. Y con herramientas como Easilys f&b, también puede ser una ventaja competitiva.