Mettre en place un outil de pilotage : ce qu'il faut savoir !

Pourquoi plus de 90% des restaurants n’ont-ils aucun outil d’anticipation des coûts et de pilotage ?

Un restaurateur, c’est aussi un chef d’entreprise. Comme tout chef d’entreprise, il aimerait bien savoir quelle sera la rentabilité de son restaurant à la fin du mois ou de l’année, avant qu’arrive la clôture où plus rien n’est possible, si ce n’est de constater !

Toute entreprise dispose normalement d’un outil informatique pour gérer son prévisionnel, ne serait-ce qu’Excel. Cet outil permet de calculer les coûts théoriques et donc la marge théorique en fonction des ventes. Cela permet d’anticiper les dérives, d’identifier les produits à faible ou forte marge, d’estimer les volumes d’achats par produits et par fournisseurs pour mieux négocier, de calculer automatiquement les quantités de matières premières à acheter pour la production, etc…

Ces outils sont appelés GPAO, ERP, outil de pilotage... et fonctionnent tous de la même      manière : à partir des coûts unitaires de chaque produit, le logiciel calcul tous les besoins et fait toutes les simulations. Toute l’industrie, la GMS, le Retail, et les sociétés de services se sont équipés de ces outils dans les années 90 et 2000.

Pourquoi la restauration ne dispose-t-elle pas de ces outils ? Pourquoi le pilotage d’un restaurant ou d’un groupe de restaurant est très souvent fait « l’œil dans le rétro » ou à «l’à peu près » ?

C’est que la restauration a quelques particularités ! 

Imaginez une usine de fabrication de tables. Ces tables sont constituées d’ingrédients : différentes sortes de bois, des vis, du vernis, de l’acier, etc..

Imaginez maintenant que chaque ingrédient de la table peut venir de différents fournisseurs en fonction des disponibilités, mais chaque fournisseur a ses articles (les bois, les vis, le vernis,..) et ils sont différents d’un fournisseur à l’autre, sans possibilité de comparer ces produits entre eux puis-qu’aucune codification article homogène n’existe. Evidemment les prix de ces articles varient d’un fournisseur à l’autre.

Imaginez maintenant que chaque ingrédient de la table a une durée de vie limitée de quelques jours, impossible donc de stocker trop de produits en avance. Qui plus est, la traçabilité de chaque source de produit doit être conservée pour savoir dans quelle table le produit a été utilisé.

Imaginez aussi que chaque pièce de la table a un poids variable et que la quantité qui est livrée par le fournisseur n’est jamais exactement celle commandée, voire que le produit livré n’est pas du même producteur….

Ajoutez à cela que chaque pièce de la table dispose d’un taux de perte de matière au montage qui lui est propre et qui dépend du mode de fabrication…

Imaginez aussi que la table elle-même a une durée de vie limitée…. et qu’elle doit donc être produite sur le lieu de consommation ou proche…

Enfin imaginez que cette usine ne produit pas une table mais plusieurs centaines de produits différents, tous avec les mêmes contraintes….

Et alors on comprend aisément la particularité de la restauration ! Même les solutions capables de faire tourner des usines de construction d’avion ne sont pas adaptées au pilotage d’un restaurant !

Pourtant les bénéfices d’un outil de pilotage sont évidents :

• Calculer automatiquement la quantité de produits nécessaires pour une production afin d’éviter les pertes et le sur-stockage si on commande trop, et les ruptures si on ne commande pas assez.
• Ajuster les prix de ventes pour garder la même marge même si les produits augmentent.
• Identifier l’impact de la hausse de prix d’un produit sur la marge totale pour prendre les actions adéquates.

Et ne parlons même pas des contraintes réglementaires : ces outils permettent d’avoir tous les rapports de conformité et les éditions nécessaires aux normes INCO, GEMRCN, les informations allergènes, etc..

Quels sont les principaux freins à lever ? … 

En fait, il n’y a qu’une seule vraie difficulté à résoudre pour la mise en place d’un outil de pilotage : c’est « la data » comme on l’appelle en informatique. C’est-à-dire les données qui vont servir à faire les calculs.

Le regroupement de ces données est souvent problématique. Il faut récupérer les Fiches Techniques ou recettes (qui sont en général dans le cahier à spirale du chef…) et toutes les données articles des fournisseurs. Une fois que l’on a ces données, il faut ensuite les saisir dans un outil de pilotage.. c’est l’étape la plus longue et la plus fastidieuse.

… et quelles sont les solutions ?

Tout d’abord, les principaux distributeurs peuvent vous fournir sous Excel les données des articles que vous achetez, ces données pourront être importées dans la plupart des outils de pilotage.

Ensuite, les outils de pilotage dédiés à la restauration peuvent être « préchargés » d’une liste de recettes et d’articles. C’est souvent plus facile de modifier des données existantes que de les créer.

Une fois cette étape franchie, il n’y a plus aucune contrainte !

De nouveaux logiciels existent, plus ou moins complets, mais adaptés aux problématiques des restaurateurs.

L’outil tout-en-un Easilys permet par exemple de gérer très facilement la multiplicité des articles pour une même recette et intègre automatiquement les données fournisseurs.

En conclusion, même si le pilotage d’un restaurant est souvent bien plus compliqué que beaucoup d’autres activités, de nouvelles solutions très simples et très complètes sont désormais disponibles ! Elles permettent de contrôler facilement la marge et le budget de son restaurant.