Analíticas clave para mantener a raya el presupuesto de un restaurante

Entre los imprescindibles de cualquier restaurante o bar, se encuentra el control del presupuesto. Elaborarlo de forma óptima y tenerlo bien atado nos aportará múltiples beneficios.

Además, predecir con exactitud los gastos operativos, nos facilitará la administración y el aprovechamiento de los recursos de un modo más eficiente, elemento esencial para hacer crecer cualquier negocio de hostelería.

Prácticamente el 80% de los establecimientos de restauración cuentan con medios de primera línea para llevar a cabo un control de las ventas del restaurante. El TPV es el sistema más extendido, a través de este software los empleados van registrando todas las ventas del día. El TPV contiene información muy valiosa sobre ventas, tickets, etc. Información que se puede aglutinar y descargar diariamente. Y, sin embargo, muchas veces, los restaurantes no saben intepretarla.

Los negocios que tratan de sacarle partido a esta información sin contar con una herramienta tecnológica, se encuentran con que el avance es lento y tedioso. Este es el punto de inflexión en el que comprobar cualquier dato concreto o sacar conclusiones relevantes entre tanta información se puede convertir en un calvario.

Es el momento en el que entran en juego los sistemas de gestión para el restaurante, el llamado Business Intelligence, que es capaz de agrupar, interpretar y comparar toda esta cantidad de datos e información y destacar lo más relevante, de forma ágil, rápida y en cualquier momento.

Como decimos, estos sistemas de Business Intelligence o sistemas de gestión avanzados son capaces de reunir todos los datos relacionados con la gestión del negocio, agruparlos de múltiples formas, interpretarlos y obtener conclusiones relevantes. Gracias al Business Intelligence, podrás obtener tus estados financieros (información económica y financiera de una empresa) así como la información de ventas.

Todo este panorama de datos sobre la realidad de tu negocio será clave para poder hacer un presupuesto a futuro.

A continuación, te hablamos de cómo puedes analizar la información actual de tu negocio para poder aplicar esta inteligencia al presupuesto. 

1. Analizando las ventas
Analizar las ventas supone poder agruparlas de diversas formas según las necesidades: por tipología de restaurantes, por zonas geográficas, por tipos de ubicación, por antigüedad, por franjas horarias, e incluso combinando varios criterios al mismo tiempo. Como decíamos más arriba, a partir de la información del TPV se pueden analizar las ventas, los márgenes, el ticket medio, etc. de forma personalizada.

Con los sistemas de Business Intelligence, se pueden establecer los parámetros que mejor se ajustan a nuestras búsquedas, analizando, por ejemplo, las ventas de un periodo concreto bajo diversos prismas, o comparando el desempeño entre distintos locales de un mismo grupo o de una red de franquicias.

En definitiva, realizan análisis de ventas de múltiples formas, eliminando las tradicionales e interminables hojas de cálculo que se venían utilizando hasta el momento. Además, los programas de gestión de restaurantes permiten analizar también la distribución de las ventas por productos, lo que suele conocerse como Product Mix, para establecer una analítica de ventas más profunda.

Es muy interesante comprobar qué productos se venden en mayor cantidad por local, o incluso cómo se están distribuyendo las ventas de los mismos en un determinado local, y qué camareros dan más salida a cada uno.

Ventas vs. Presupuesto
Analizar las ventas reales permitirá hacer una comparación con las presupuestadas y así poder llevar un control del presupuesto del restaurante de manera avanzada.

2. Analizando el estado financiero
Los estados financieros provienen de la información contable y permiten saber cuál es la información económica y financiera de una empresa durante un periodo determinado. Un programa avanzado de gestión del restaurante debe poder agrupar diferentes datos para analizar los estados financieros en función de la información que queramos obtener, de un modo similar a como lo hacíamos con las ventas.

Podremos así analizar y comparar determinados costes del restaurante, es decir, comparar el desempeño de distintos locales manejando diferentes datos, de tal forma que, a simple vista, podamos determinar los que tienen una evolución positiva, los que permanecen estables, dentro de los estándares de la compañía, o los que necesitan mejorar, ya sea porque reflejan datos comparativos fuera de la media o porque muestran perfiles con mucha discontinuidad.

Estado financiero vs. Presupuesto
Al igual que en el caso de las ventas, realizar una comparación de los estados financieros reales frente a los presupuestados será clave para poder contar con un presupuesto ajustado y razonable. Las analíticas comparativas darán información muy útil para conocer, por ejemplo, la rentabilidad de la compañía.

Como un fotógrafo en busca de su mejor ángulo
Para entender el funcionamiento de los sistemas de gestión avanzados en relación a las analíticas de forma más explícita, creo que es muy gráfico compararlos con un equipo fotográfico y un fotógrafo en busca de su mejor composición. El fotógrafo podrá componer la fotografía como más le guste y poner el foco en un solo aspecto, en la cara, por ejemplo, si se trata de un retrato. Para obtener una panorámica del paisaje utilizará un gran angular.

Acercará o alejará el zoom cuando quiera analizar la cantidad de detalles que necesita incluir. Podrá jugar con la profundidad de campo para difuminar determinados aspectos innecesarios. Incluso podrá realizar varias fotos, ya sea a ráfagas, o en distintos momentos, y verlas después como una película.

Con las analíticas de ventas y estados financieros ocurre exactamente lo mismo.
Podemos componerlos con mayor o menor detalle, haciendo una foto de los números, poner el foco en un sólo aspecto (por ejemplo, en la barra o en la terraza) y en función de cómo sea la composición, podremos saber si permanecemos estables y vamos cumpliendo los objetivos dentro de los estándares que marque la compañía de restauración.

En definitiva, comprobar la evolución de los costes del restaurante. Si son muy variables, dan muchos saltos, si presentan un patrón definido, o si su evolución es positiva en el último periodo. Y en función de estos resultados, mejorar la toma de decisiones con el objetivo de mejorar la cuenta de resultados y ofrecer un servicio mejor y más eficiente. 

3. Analizando la hoja de caja
Los sistemas de gestión avanzados permiten realizar la hoja de caja con un control al detalle del arqueo (análisis de las transacciones del efectivo). Esto permite disponer de informes inmediatos y configurables de diferentes variables como el diario de un periodo, el cuadre de un día concreto, la evolución de cada partida (los abonos con tarjeta, cheques comida, etc.). Toda esta información será también de mucho valor para realizar un presupuesto ajustado a la realidad.