Firma digital y firma electrónica, ¿las puertas a la eficiencia e innovación en la hostelería?

Autor
  • Ken Ume
Publicado

Desde bares y restaurantes en plena ciudad, hasta salas de conciertos y hoteles, el sector de la hostelería es uno de los que más se centran en las personas.

Los profesionales de la industria destacan por su energía, y por el hecho de que constantemente estén buscando las mejores fórmulas para ser más eficientes e innovadores. Sin olvidarse de la obsesión por mantener los estándares de marca y la cultura de empresa en todos los locales

Así que, en un sector tan centrado en las personas, y en el que la velocidad, la eficacia y la precisión son elementos tan fundamentales como la innovación, ¿qué papel o impacto puede tener implementar las firmas electrónicas o digitales?

En otros sectores, estas firmas ya han revolucionado la gestión de la documentación.

En los negocios de hostelería, y muy especialmente para los responsables de personal, los departamentos de RRHH y los responsables de operaciones, la firma electrónica podría marcar un antes y un después a la hora de agilizar los procesos y mejorar la productividad. Te lo contamos a continuación.

¿Qué es la firma digital y la firma electrónica?

Antes de pasar a los detalles, es importante entender qué son las firmas digitales y en qué se diferencian de las firmas electrónicas.

Las firmas electrónicas son básicamente una versión digital de la firma a mano. No son extremadamente seguras y por eso normalmente se utilizan para documentos de bajo riesgo, como permisos o contratos de alquiler.

Las firmas digitales son más seguras y avanzadas. Las firmas digitales utilizan la criptografía para generar una “huella digital” única, y la asocian a la identidad de la persona que firma mediante un certificado digital. Por lo tanto, son ideales para documentos de alto riesgo, como contratos financieros o acuerdos legales.

Lo ideal es que los usuarios escojan y utilicen el tipo de firma más adecuado para cada situación.

Sin embargo, el hecho de ofrecer distintas opciones puede dar lugar a equivocaciones.

Una firma híbrida o la elección automatizada de la firma según el tipo de actividad hace que se aproveche mejor el potencial de la firma digital o electrónica.

La firma digital o electrónica en la hostelería: menos costes y menos complicaciones en la gestión de documentos

La firma electrónica o firma digital ofrece varias ventajas para las empresas de hostelería, su staff y hasta a los clientes.

  • El sector de la hostelería se caracteriza por la rapidez en el servicio y la eficacia operativa. El ahorro de costes que supone no tener que utilizar papel, imprimir, almacenar y enviar por correo supone una ventaja extra evidente.
  • Mejora la seguridad y el cumplimiento de la normativa gracias a los registros de auditoría y el encriptado de documentos, lo que a su vez ayuda a garantizar que los documentos firmados son auténticos, íntegros y válidos ante la ley. Esto es crucial para los contratos financieros, los contratos de trabajo u otra documentación de alto riesgo. Y es que, en este sector, un incumplimiento, por pequeño que sea, puede acarrear graves consecuencias.
  • Mejora la eficacia operativa porque agiliza el papeleo. Los acuerdos y contratos se envían, firman y almacenan electrónicamente, sin necesidad de imprimirlos, escanearlos, archivarlos y perder tiempo buscando firmas hechas a mano. Esto resulta especialmente útil en un sector tan dinámico, en el que los mánagers y el staff cambian con frecuencia o en el que hay múltiples firmantes.
  • Acelera enormemente los plazos de las transacciones y mejora la eficacia del flujo de trabajo. Esto ayuda a que, por ejemplo, los procesos de incorporación de empleados como la finalización de contratos puedan ser más rápidos.
  • Permite realizar de forma segura tareas más complejas. Las firmas digitales utilizan automatizaciones inteligentes para activar procesos de trabajo, como liberar fondos o realizar pedidos de forma automática inmediatamente después de que se firme un documento. Este nivel de automatización reduce aún más el tiempo y el esfuerzo que supone la gestión de documentos y proveedores. 
  • Cuando se integra en un sistema de gestión, hace que un mayor número de personas puedan acceder a ello (staff, proveedores, etc.) sin que esto implique ningún riesgo operativo.

Los clientes también salen ganando

La firma electrónica o digital también mejora la experiencia del cliente y la flexibilidad al reducir el papeleo físico.

Los clientes firman formularios de inscripción, exenciones y otros documentos electrónicamente desde sus propios dispositivos, lo que les ahorra tiempo y problemas durante el check-in u otras actividades.

Si se puede acceder a estos documentos de forma online, no hay necesidad de estar in-situ en el lugar o esperar en la cola para rellenar la información necesaria. Las firmas electrónicas y digitales permiten a los clientes firmar antes de su llegada.

¿Qué nos depara el futuro? ¿Plataforma, firma electrónica y blockchain?

La firma digital o electrónica no es solo una nueva tecnología que ha llegado al sector como tantas otras.

Su potencial para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente es enorme a corto plazo, como hemos visto. Pero ¿y a largo plazo qué ocurre?

¿Qué pasaría si combináramos una plataforma de gestión SaaS, la firma electrónica y el blockchain?

¿Te acuerdas de blockchain? Así de forma resumida, el blockchain es un modelo de base de datos súper seguro que almacena criptográficamente la información en fragmentos llamados ‘bloques’, los cuales se unen en una cadena. El blockchain dio el gran salto en 2008 y más adelante fue noticia junto a las criptomonedas como el bitcoin.

La seguridad y la integridad de las firmas electrónicas avanzadas, combinado con la inteligencia artificial y el blockchain, pueden generar enormes avances en la gestión de documentos y contratos.

  • Autenticación: Las firmas digitales garantizan que sólo los usuarios autorizados inicien las transacciones.
  • No negación: Una vez que una transacción está firmada, el remitente no puede negar su participación.
  • Inalterable: Las transacciones se registran en un blockchain de forma permanente y no pueden modificarse, lo que garantiza un registro seguro.

Imagina el resultado de integrar todos estos elementos en las auditorías, los contratos con proveedores, los currículums y el desarrollo profesional. Algo totalmente fiable, portable y transferible.

Hay una clara oportunidad de crear una nueva generación estandarizada de formularios digitales, contratos, facturas y recibos generados automáticamente mediante tareas y procesos, y con un registro inalterable de los términos del acuerdo.

Esto permitiría mejorar la previsión y reducir los costes de burocracia legal, los malentendidos y los conflictos.

En resumen

La firma digital o electrónica tiene muchas ventajas para los hosteleros, como una mayor rapidez en los trámites, menos esfuerzo, requiere menos presencialidad y es mucho más eficaz.

También abre la puerta a la innovación. Integrar la plataforma de gestión con la firma electrónica y otras tecnologías podría dar paso a un nuevo nivel de seguridad y fiabilidad. Y esto generaría una mayor tranquilidad a la hora de consolidar nuevos flujos de trabajo, procesos y experiencia de los clientes y el personal.

Firma electrónica avanzada en Workforce de Mapal: simplifica la gestión de documentos y ahorra tiempo

La firma electrónica avanzada ya está integrada en el Paquete de Workforce de Mapal. Para ello hemos contado con la colaboración con Signaturit.

Esta integración permite ahora a los clientes enviar, firmar y almacenar documentos electrónicos de forma segura dentro de Mapal Workforce.

La versión inicial incluye funcionalidades para firmar contratos, hojas de horas y más, con planes para ampliar la funcionalidad a través de todas las aplicaciones en Mapal OS.

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