6 ventajas de la firma electrónica para los negocios de hostelería

1. Ahorro de tiempo y eficiencia

El tiempo es oro, y más aún en un negocio de hostelería. Ya sea para firmar contratos, hojas de horas u otra infinidad de documentos, la firma electrónica hace que se eliminen las idas y venidas de correos y papeleo. 

Con la firma electrónica, los documentos pueden firmarse y enviarse en cuestión de minutos y de forma remota, lo que evita retrasos y reduce los plazos de entrega. Esto ayuda a las empresas, y muy especialmente a los departamentos de recursos humanos, a ser mucho más eficientes, y a no tener que imprimir y escanear los documentos.

2. Ahorro de costes

Utilizar la firma electrónica hace que no se tenga que gastar dinero en papel y tinta, ya que ya no es necesario tener que imprimir los documentos; y tampoco gastar recursos para enviarlos, como puede ser franqueo, sobres, etc. ni para almacenarlos y eliminarlos. 

Además de suponer un ahorro de dinero, también permite que el personal no tenga que dedicar tanto tiempo a la parte más burocrática y que pueda centrarse en actividades que ayuden a generar más ingresos, como la atención al cliente, pensar nuevas propuestas de menús, etc.

3. Mayor seguridad

Los avanzados sistemas de seguridad con los que cuentan las plataformas de firma electrónica hacen que sea mucho más seguro y fiable que la firma a mano. 

Con la firma electrónica los documentos pueden cifrarse, lo que garantiza que se verifica siempre la identidad tanto de la persona o entidad que envía el documento como del firmante.

Además, también nos asegura que el documento no se edita ni cambia una vez firmado. Esto añade un plus de seguridad en todas las transacciones, algo crucial en un sector en el que el cumplimiento de la normativa es clave y en el que participan tantas personas.

4. Mayor control y organización

Gestionar toda la documentación en un negocio de hostelería puede ser caótico. Con la firma electrónica es más fácil guardar y organizar la documentación, y por lo tanto también más fácil poder acceder a ella, lo que facilita recuperar los documentos y revisarlos siempre que lo necesitemos, sin tener que buscar en archivadores o en carpetas del correo.

Además, es posible también monitorizar en tiempo real los pasos del proceso para cada firmante. Es decir, cuándo el documento ha sido enviado, cuándo se ha recibido, abierto y firmado.

5. Mejor experiencia para el staff

Por parte de los empleados, la firma electrónica también les facilita la vida ya que estos pueden firmar los documentos de forma inmediata sin tener que lidiar con los tediosos trámites administrativos: imprimir una o varias copias de los documentos, firmarlas y enviarlas de vuelta a la empresa por correo postal o email. 

6. Mejor para el medioambiente

No hace falta decir que en un mundo cada vez más concienciado sobre la urgencia de cuidar el medioambiente, la digitalización de documentos es ya casi una obligación moral. Al reducir el gasto de papel, se reduce también la huella de carbono del negocio.