Indicadores imprescindibles en la gestión de un restaurante (II): control de personal

En la segunda entrega sobre indicadores imprescindibles para la gestión de personal de un restaurante explicamos todo aquello relacionado con el control de personal: plantilla y sus KPIs. 

Los 3 indicadores clave de la plantilla

1. Rotación del personal de un restaurante

En primer lugar, a través de este indicador podemos medir el número total de trabajadores que han sido sustituidos dentro de nuestra compañía, local por local.

Por qué es importante:

Dentro del control de personal, el alto grado de rotación de una plantilla impacta sobre el servicio que se le proporciona al cliente, debido a que es necesaria una cierta antigüedad para poder imbuirse de la cultura de la compañía, además de conocer al detalle todos los procedimientos operativos. Una alta rotación, aumenta la probabilidad de tener empleados en formación, lo que podría mermar la productividad del local.

La rotación del personal de un restaurante puede ser debido a varios motivos:

• Algunos son propios por el tipo de negocio. Por ejemplo, en los quick services o fast foods suelen tener plantillas formadas por personal a tiempo parcial, estudiantes etc. que varían con mayor facilidad.
• También puede deberse a la estacionalidad o a un movimiento interno entre locales de un mismo negocio.

Sin embargo, es importante hacer un seguimiento de este KPI para identificar cuando una la rotación de personal es más elevada de lo normal, y no se corresponde con estos motivos naturales. Porque en ese caso, significa que el restaurante no está logrando retener a sus empleados y estaría sufriendo una pérdida de capital humano y de talento.

Cómo se calcula: 

• Rotación: Mínimo entre altas totales y bajas totales en un periodo determinado. 
• La Rotación Total es el mínimo de altas totales y bajas totales, es decir, se miden los empleados que han sido sustituidos. Se comprueba más fácil a través de los siguientes ejemplos:

– 5 altas y 3 bajas: el mínimo entre ambos sería el 3, por lo que se han sustituido 3 empleados.

– 3 altas y 5 bajas: el mínimo sigue siendo 3, por lo que también se han sustituido 3 empleados.

– 2 altas y 2 bajas: en este caso el mínimo sería 2 (aunque son iguales), por lo que se han sustituido 2 empleados.

• El índice de Rotación Total (%) = Rotación Total/ Plantilla Inicial

Por ejemplo, para un Centro con una plantilla Inicial de 10 empleados:

– Si existen 3 altas y 1 baja: la rotación total será el mínimo entre las altas y las bajas, por lo que sería 1, así que la

Rotación Total (%) = 1 (sustitución empleado)/ 10 empleados = 0,1, en porcentaje 10%.

– Si existe 1 alta y 3 bajas: la rotación total será el mínimo entre las altas y las bajas, por lo que sería 1, así que la

Rotación Total (%) = 1 (sustitución empleado)/ 10 empleados = 0,1, en porcentaje 10%.

2. Indicador de horas variables o complementarias

Un segundo indicador de la plantilla son las horas variables o complementarias. Básicamente son aquellas horas que realizan los empleados de un restaurante por encima de las horas fijas estipuladas por contrato, siempre y cuando ese contrato sea inferior a las 40 horas semanales.

Se diferencian de las horas extra, precisamente en que éstas se contabilizan en contratos de 40 horas semanales, además de que, el coste de las horas complementarias es inferior al de las horas extra. En el mix de contratos, un negocio de restauración puede incluir contratos a tiempo completo, junto con otros de jornadas más reducidas. El objetivo es adaptarse a las diferentes necesidades operativas, y vigilar la productividad.

Por qué es importante:

Este indicador nos servirá para hacer un correcto seguimiento imprescindible para tener el coste de personal controlado. Las horas variables pueden ser un buen mecanismo de flexibilidad por el cual conseguimos adaptarnos mejor a la demanda de nuestro negocio. Sin embargo, un número excesivo de horas complementarias puede significar una estructura de personal insuficiente. Además, puede derivar en una situación laboral poco atractiva para nuestros empleados que derive en una mayor rotación.

Cómo se calcula:

• Horas variables: Horas variables realizadas por los trabajadores en cada centro de trabajo.

3. Indicador de Absentismo

El tercer indicador de control de personal o la plantilla es el absentismo. Se puede definir como toda ausencia o abandono del puesto de trabajo por parte de un empleado en horas que corresponden a su jornada laboral y que están estipuladas en su contrato. Es decir, la no asistencia al trabajo de un empleado con el que se contaba.

Las ausencias deben ser por motivos de salud, incapacidades temporales, accidentes de trabajo, o también a decisiones personales. El absentismo es una de las cuestiones que más preocupan a las empresas, también a las de restauración. Especialmente por los problemas organizativos que suscita y los costes que genera. Además, puede ser un indicador de otros problemas subyacentes de los que no somos conscientes, y que probablemente requieran nuestra atención. Por ejemplo, condiciones de los locales, ambiente de trabajo, etc.

Por tanto, el indicador de absentismo es también una forma indirecta de medir el clima laboral, el compromiso de tus empleados con la empresa, o la o política de riesgos laborales. Así, es importante realizar un seguimiento del grado de absentismo de nuestra plantilla, puesto que afecta directamente a nuestros recursos de personal, al servicio que ofreceremos a nuestros clientes y a la rentabilidad del local.

Cómo se calcula: 

• Absentismos %: Incidencias de absentismo (hrs) / Horas Fijas Contratadas %.

Las vacaciones están excluidas de este indicador de incidencias de absentismo. Si conocemos el porcentaje de absentismo sobre las horas contratadas de nuestro negocio, tendremos una visión más precisa de las horas realmente disponibles con las que contaremos para cubrir las necesidades del negocio. Además, un correcto seguimiento nos permitirá indagar en los motivos de este absentismo y tomar las acciones correctivas necesarias.

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GIRnet pone al alcance de nuestros usuarios la posibilidad de conocer el grado de rotación de su plantilla o el porcentaje de absentismo de una forma rápida y sencilla, incluso a través del móvil. También es posible hacer un seguimiento y análisis de las horas variables mediante diferentes informes creados ad hoc, complementarios y muy precisos, que nutren de esta información de forma automática a sus programas específicos de cálculo de nómina: A3, Meta4, SAP, SAGE, entre otros.

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