Qué es el back office: Secretos para ahorrar en el restaurante

El back office es una de las áreas más peliagudas del negocio. Cómo manejar la ‘trastienda’ del restaurante para agilizar y simplificar los procesos. 

Frente al front office, es decir, todo lo que el cliente puede percibir, el back office se puede definir y englobar como aquellas partes que no están a la vista del cliente.

Así de simple. Por ejemplo, la contabilidad, el software o TPV de venta, la recepción y gestión de pedidos, el manual de operaciones de personal del restaurante y las funciones y puesto de cada uno de ellos, sus turnos de trabajo entre otros aspectos de gestión y organización.

Tener claro cuales son las distintas áreas de gestión del back office del restaurante y llevar un control total sobre ellas, nos hará liberar tiempo para dedicarnos realmente a lo que nos importa: obtener más ventas e ingresos. Así la regla de cálculo no falla.   

• Gestión del área financiera y de contabilidad
• Gestión de compras y pedidos
• Gestión de costes e inventario
• Operaciones
• Gestión de personal y talento

En primer lugar, un establecimiento o cadena de restaurantes lo que tiene que hacer es llevar a cabo una revisión exhaustiva de sus procesos y operaciones, para entender y mejorar el sistema de gestión que maneja hasta este momento.

Algunas cuestiones como ¿cuál es el volumen de facturas y contabilidad? o ¿cuál es el coste y de dónde sale para abonar las nóminas de los empleados? harán que nos situemos en el escenario y estado actual del negocio.

Como segundo paso, se llevará a cabo una análisis de las operaciones, es decir, todos los procesos y procedimientos que hacen funcionar el negocio, para aumentar la eficiencia, a través de:

1. Programas para restaurantes en la nube
Softwares para restaurantes que permitan recoger, agrupar y  analizar la información relevante de todas esas áreas, además de la información del Front Office, desde cualquier dispositivo móvil, y en tiempo real.

2. Establecer procesos y procedimientos escritos y sistema de operaciones
En la medida de lo posible y con el objetivo de alcanzar la máxima precisión y que todas las operaciones se cumplen 100%, es necesario establecer por escrito check lists  y automatizar cada una de las tareas existentes en el área de back office.

3. Seguimiento y control de inventario
Llevar un control manual de todas la facturas del inventario, pedidos y coste de los mismos, puede dar lugar a posibles descuadres, además de llevar mucho tiempo.

La solución es automatizar y procesar diariamente esta tarea de back office para tener un control a tiempo real de cada cambio o modificación.

4. Software de gestión de personal del restaurante
Uno de los desafíos más importantes. La mayoría de gerentes reconocen que es una de áreas del back office que más tiempo les roba dentro del restaurante.

Contar con softwares de gestión de personal y turnos permite optimizar los turnos de personal, reducir costes, mejorar la productividad y recuperar tiempo para tareas de mayor valor añadido.