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Comment le Département du Pas-de-Calais a digitalisé la gestion de ses collèges avec Easilys by Mapal

Contexte 

 

Le Conseil départemental du Pas-de-Calais gère la restauration scolaire de 115 collèges. Depuis plusieurs années, les équipes terrain faisaient face à un outil devenu inadapté, limitant l’efficacité des commandes, du suivi budgétaire et du pilotage.

En 2018, le Département a lancé un vaste chantier de transformation digitale pour moderniser ses pratiques, gagner en efficacité et offrir aux agents un outil simple et structurant. Easilys by Mapal a été choisi pour accompagner ce virage. 

Les défis ? 

 

  • Une gestion fragmentée et peu harmonisée entre les établissements
  • Un ancien outil peu ergonomique, entraînant des erreurs et une perte de temps
  • Une répartition des responsabilités parfois floue entre chefs de cuisine, gestionnaires et secrétaires
  • Des besoins accrus de suivi budgétaire, notamment post-COVID
  • L’intervention fréquente de brigades mobiles nécessitant un outil facilement transférable d’un site à l’autre 

 

Pourquoi Mapal ?

 

Easilys by Mapal a su convaincre par sa capacité à structurer les processus et à répondre aux besoins de l’ensemble des parties prenantes : chefs de cuisine, gestionnaires, direction territoriale. L’outil a permis de redéfinir des rôles clairs entre les acteurs, notamment dans le processus de commande, tout en centralisant les données essentielles pour le pilotage. 

L’outil nous permet de mieux tracer les commandes et de structurer les échanges entre principaux et gestionnaires. On gagne en clarté et en rigueur.

Dany Duc, Chargé de Mission Restauration, Conseil départemental du Pas-de-Calais

Le déploiement

Le déploiement a été progressif, plusieurs phases (6) de 2018 à 2025, pour accompagner le changement au rythme des équipes. Aujourd’hui, les 128 collèges du département utilisent la solution. Les brigades mobiles, souvent amenées à intervenir en remplacement, ont également été formées et bénéficient d’un accès rapide et intuitif à l’outil. 

Quand on arrive dans un établissement qu’on ne connaît pas, on peut voir tout de suite l’état des stocks, les menus prévus, les commandes en cours… C’est un vrai plus.

Julien, chef de cuisine en brigade mobile

Les résultats obtenus

  • Gain de temps significatif dans les tâches de commande, de gestion des stocks et de suivi budgétaire
  • Renforcement de l’autonomie des équipes, y compris dans les établissements remplaçants
  • Amélioration de la coordination entre les acteurs administratifs et les opérationnels
  • Meilleur contrôle budgétaire, grâce à des indicateurs accessibles en temps réel
  • Flexibilité d’administration : les accès sont gérés par territoire, selon les besoins spécifiques

 

Perspectives

Le Département souhaite poursuivre sa dynamique de digitalisation en approfondissant certaines fonctionnalités : analyse des grammages, planification avancée des menus, harmonisation inter-établissements… Easilys by Mapal s’inscrit dans une stratégie à long terme de modernisation de la restauration scolaire, au service de la qualité des repas et de la rigueur budgétaire. 

Face à un outil ancien et à une organisation complexe répartie sur plus d'une centaine d'établissements, le Conseil départemental du Pas-de-Calais a su relever le défi de la transformation digitale en s’appuyant sur la solution Easilys by Mapal. 

Principaux résultats :
  • Gain de temps dans les commandes et la gestion quotidienne
  • Meilleure lisibilité des rôles entre acteurs (chefs, gestionnaires, administration)
  • Suivi budgétaire renforcé à l’échelle du territoire
  • Appropriation rapide par les brigades mobiles
  • Déploiement facilité par une administration souple et décentralisée ment les écarts et les corrigent en temps réel.

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