El ajuste de la productividad del personal del restaurante con números

Por la gran importancia que cobra en cualquier restaurante o bar, analizamos de nuevo el post de José María Vallsmadella, experto en marketing y gestión de restauración, donde nos explica con detalle cómo calcular la productividad con números encima de la mesa. 

Es verdad que a veces los números nos superan… ya tenemos suficiente con la gestión diaria, los pedidos, el personal… pero seamos realistas. Los números nos ponen los pies en el suelo.

Sin duda, los resultados que obtengamos, tanto positivos como mejorables, nos ayudarán a llevar a cabo una mejor gestión de la productividad de nuestro personal.

Veamos entonces y recordemos paso a paso las pautas que expone a través de varios ejemplos el prestigioso profesor del ISGEG (Instituto Superior de Gestión y Gastronomía), donde explica cómo se mide la productividad en un restaurante. ¡No te lo pierdas!

Concepto de productividad, pura economía 

El concepto de productividad del personal de un restaurante es uno de los que mejor explican la relación entre los costes de un factor productivo (como capital o fuerza de trabajo) y el rendimiento o producción de los mismos. Así de simple.

Aportando una definición más teórica del concepto de productividad, podemos decir que es la Relación entre el producto obtenido y los insumos empleados (factores de producción para la producción de otros bienes), medidos en términos reales. La productividad mide la eficiencia con que se emplean en la producción los recursos de capital y de mano de obra.

Así, de acuerdo a la definición, la mejor forma, o quizás la más objetiva sobre cómo se mide la productividad de nuestros recursos humanos, es definiendo la relación económica entre ventas (valor a precio de mercado del producto / servicio obtenido) y el coste de personal.

Veámoslo con un ejemplo…

Con algunas variables sobre un ejemplo, nos quedará más claro…

Imaginemos que un restaurante durante el pasado año recibió a 74.562 clientes, facturando 939.481€, y empleando a 12 personas que en total trabajaron 15.600 horas y generaron un coste de personal de 176.280€ (coste total empresa). Para calcular la productividad de los recursos humanos, vamos a utilizar las siguientes fórmulas:

Formula 1 >>>>    PR1= Total Clientes Servidos / Horas trabajadas

PR1 = 74.562 clientes / 15.600 horas = 4,78

Así la productividad es de 4,78 clientes servidos por hora -persona trabajada.

Formula 2 >>>>     PR2 = Ventas / coste de personal

PR2 = 939.481€ / 176.280€ = 5,32

En esta segunda fórmula, significa que por cada euro de coste de personal hemos obtenido 5,32€ de ingreso. No hay que ser un Premio Nobel en economía para darse cuenta, que cuánto mayores sean dichas magnitudes, más productivo será nuestro restaurante.

No obstante, la productividad por sí sola, tampoco nos da mucha información. Para que resulte más útil, debemos compararla con datos más amplios, como la productividad de los años anteriores o con otros restaurantes similares.

La fórmula PR1 nos da una medida de calcular la productividad exenta de desviaciones derivadas de los precios de venta, de los costes salariales, y de la inflación, puesto que mide la producción en términos unitarios del output obtenido (servicios) respecto a horas empleadas. Mientras y por otro lado, la fórmula PR2 nos dice cómo se mide la productividad de alto nivel para la contabilidad analítica y de gestión.

Cálculo de productividad por franjas horarias o servicio

Al calcular la productividad del restaurante en términos anuales, tenemos una visión demasiado global, y por tanto no nos sirve para detectar las posibles lagunas e ineficiencias entre el reparto horario de las horas contratadas y la producción real del restaurante. Por este motivo, debemos profundizar en un cálculo de productividad por servicio o franja horaria (según el restaurante).

Vallsmadella nos propone esta vez el siguiente ejercicio (con un supuesto de un restaurante con servicio sólo de almuerzo y cena):

1. En primer lugar, segmentando las ventas o afluencia de clientes de una semana estándar (media anual) o de una semana real como podemos ver en el siguiente cuadro:

En este caso, las ventas y la afluencia de clientes cambian según los días de la semana y el servicio debido a la variabilidad de la demanda. Circunstancia esta, que hace más complicado maximizar la productividad, ya que el grado de previsión de la demanda en la mayoría de los restaurantes no es alto.

2. En segundo lugar, partimos de un supuesto donde calculamos el coste de personal segmentado por servicios dentro de una semana estándar:

Esta vez partimos de un ejemplo de cuadro horario del restaurante para una semana estándar, en el servicio de mediodía concretamente, donde podemos contabilizar las horas totales trabajadas de cada empleado. Esas horas, multiplicadas por su coste hora empresa y sumadas, nos dan el coste de personal para cada día en el servicio.

3. Otra posibilidad del cálculo de la productividad del personal del restaurante, la llevamos a cabo cruzando ambos cuadros, podemos calcular la PR1 y la PR2 de este restaurante en una semana estándar en la franja de servicio almuerzo.

Observando este cuadro con detalle extraemos varias conclusiones:

• La productividad media de la semana tipo se sitúa en 5,1 clientes por hora trabajada según la PR1. 
• La productividad de cada euro invertido en coste de personal tiene un retorno medio de 8€ en ventas. 
• Detectamos también alguna ineficiencia en los días: vemos que la productividad de los miércoles y los jueves está por encima de la media, por lo tanto, quizás estemos ajustando demasiado el personal y dando un peor servicio. En cambio, los viernes tenemos una productividad muy baja, lo cual puede significar que estamos utilizando demasiado personal para la afluencia de clientes que tenemos.
• Una solución (sobre este ejemplo numérico) podría ser desplazar horas de personal del viernes al miércoles y al jueves, ajustando correctamente el horario del equipo, obteniendo:

4. Ajuste del personal

Pasamos horas de personal de cocina y de personal de sala del viernes a miércoles y jueves:

Y por consiguiente el cuadro para calcular la productividad queda:

Como podemos ver, mucho más equitativo tras este cambio. Como ya hemos adelantado la productividad del personal tiene un efecto sobre la rentabilidad, ya que en los servicios donde la productividad es más alta se reduce el coste de personal sobre las ventas y obtenemos una mayor rentabilidad.

Por último, en este último cuadro, y siguiendo con el ejemplo, podemos ver la relación inversa entre productividad y coste de personal. La comparativa debe realizarse con la fórmula PR2 pues la PR1 no tiene en cuenta las variaciones de ticket medio por cliente que pueden existir de un día entre semana a un fin de semana debido a la existencia del menú del día de Lunes a Viernes.

Como hemos podido comprobar y a través de distintos escenarios, Vallsmadella nos ha mostrado cómo se mide la productividad en un restaurante. Ahora que sabemos un poco más como interpretar los números, podemos completar esta pequeña master class a través de un segundo post, donde el experto analiza y nos muestra los factores clave en la productividad.