Cómo cumplir con las nuevas directrices de la Seguridad Social para el registro horario y evitar las sanciones

Desde el pasado mes de mayo venimos oyendo que la inspección de trabajo ha iniciado una campaña para verificar si las empresas registran la jornada de sus trabajadores. El objetivo de la medida, en una primera instancia, es evitar que no se remuneren las horas extras.

Aunque la inspección de trabajo hace hincapié en las empresas de menos de 50 trabajadores y considera que no se incidirá en la hostelería -que ha sido objeto de otras campañas-, nuestra experiencia en clientes de este sector nos dice que la realidad es bien distinta. La acción inspectora se está realizando intensivamente en hostelería, incidiendo en los requerimientos de registro horario y cumplimiento de la jornada laboral. Y el tema es delicado porque las sanciones establecidas pueden llegar a los 6.000 € por centro de trabajo, además del recargo del 20% en la cotización de las horas extraordinarias.

Por ello, es importante establecer mecanismos para cumplir eficazmente con los requerimientos de la ley. Los sistemas de automatización del registro horario nos pueden ayudar enormemente.

Se ha venido asociando el control horario exclusivamente con la realización de horas extraordinarias o jornadas parciales. Sin embargo, dos sentencias recientes – casos Bankia y Abanca – han establecido que el control horario debe realizarse en todo tipo de jornadas y que esa información tiene que estar disponible para que los inspectores de trabajo  puedan verificar la realización o no de horas extraordinarias y su compensación en tiempo de descanso, o bien la cotización correspondiente a la seguridad social.

Este control y vigilancia del cumplimiento de las normas por parte de la ITSS se hace, si cabe, más necesario cuando la empresa necesita establecer una flexibilidad productiva por necesidades de mercado o producción. Es decir, la flexibilidad horaria no debe confundirse con relajación, y mucho menos con la supresión de las normas sobre jornada máxima y horas extraordinarias.

Pero, ¿cuáles son los criterios de la instrucción, y, sobre todo, ¿cómo podemos evitar las sanciones?  Aquí os ofrecemos algunas pistas. En cuanto a los criterios, estos serían los puntos más importantes:

• El registro de jornada diaria es obligatorio, se realicen o no horas extraordinarias.
• El registro de jornada deberá ser diario e incluir el horario concreto de salida y entrada de cada trabajador.
• La comprobación de la existencia de registro debe poder realizarse en el centro de trabajo para evitar su manipulación.
• El resumen de la jornada totalizada en el periodo de abono. Se preguntará por la elaboración de los resúmenes y su entrega a los trabajadores.
• Respecto a los modelos de registro la instrucción indica que debe garantizar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos.

Las sanciones, que como decimos, pueden llegar a 6.000 € por centro de trabajo, buscan evitar incumplimientos e irregularidades como horas extraordinarias enmascaradas en otros conceptos retributivos, incumplimiento por parte del empresario de la jornada pactada o ausencia de comunicación a los representantes de los trabajadores de la realización de las mismas.

Aunque ninguna norma obliga específicamente a tener una “máquina de fichar”, la ley sí que establece la obligación de tener un registro de las horas que trabaja cada uno de sus empleados y de forma diaria.  Esto nos hace concluir que, en empresas de cierto tamaño, ese registro diario solamente será, técnica y humanamente, viable mediante máquinas de fichaje y sistemas automatizados que te permitan un control sencillo de la jornada de tus empleados.

Existen en el mercado diversas soluciones. Sin embargo, es importante tener en cuenta algunas características clave a la hora de elegir para asegurarnos de que nos ayuda realmente a garantizar el cumplimiento de la normativa a la vez que optimizamos la gestión de los recursos humanos.

Claves para elegir un sistema de control de presencia

• El sistema debe poder cruzar las jornadas pactadas con el trabajador con los fichajes realizados.
• Los sistemas biométricos suelen ser más precisos y ofrecen más garantías que métodos de identificación como tarjetas o códigos.
• Es interesante que los sistemas permitan el fichaje multi-sitio, especialmente cuando las plantillas pueden moverse por diferentes establecimientos, ya que ayuda a establecer adecuadamente los repartos de costes.
• Un factor importante de los sistemas de control de presencia es su integración con los sistemas de planificación de plantillas, los ERPs y los sistemas de nómina de la empresa ya que no solo agilizará notablemente estos procesos, sino que se realizarán de forma más fiable.
• El control en tiempo real permite saber en todo momento quién está trabajando y si se cumple la planificación previa.

Lluis Carrilló
Socio Director
SquarePoint