3 fórmulas para hacer previsiones de ventas en el restaurante

Estimar correctamente las ventas es crucial para garantizar la satisfacción del cliente, la organización de las operaciones y el equilibrio de la cuenta de resultados; en definitiva, la buena salud del negocio.

Si queremos salir airosos del ejercicio debemos tener en cuenta varios factores: anticipación, datos de entrada realistas, y agilidad en la modificación de las estimaciones a medida que el año avanza. De no ser así, corremos el riesgo de vernos desbordados, de sufrir desajustes en la organización del personal y los recursos, de terminar prestando un servicio por debajo de nuestros estándares de calidad y, en definitiva, de perder clientes.

¿Qué factores influyen en el volumen de las ventas?

Hay cuatro unidades de medida clave:

• el número de clientes
• el número de mesas
• la rotación
• y el ticket medio

Para lograr una estimación precisa de cada una, tendremos que identificar los factores que influyen en su evolución como la experiencia del cliente, la composición de la carta, servicio, operación, etc. A partir de aquí es cuando podremos trazar estrategias para potenciarlas y coordinarlas.

Por ejemplo, si detectamos que el ticket medio se resiente en determinadas épocas del año y analizamos los motivos, podremos mejorarlo a través de la ingeniería de la carta y, en consecuencia, elevar la partida de ventas en varios puntos porcentuales.

Una vez conocidos estos factores, podremos comenzar a estimar el volumen de las ventas y su distribución mensual, semanal, diaria y horaria. En este punto, será mucho más fácil tener una visión global del negocio, definir los recursos que influyen en la buena marcha de los establecimientos (personal, materias primas, equipos…), su gestión y coordinación.

Un ejemplo muy claro…

Seguramente el ejemplo más ilustrativo es la planificación de los recursos humanos, que implica las necesidades de personal, tipos de contrato, organización de turnos, etc. Aquí el nivel de detalle cobra enorme importancia. Es decir, no sólo necesitamos previsiones de ventas por meses, por semanas o por días, sino que deberemos descender a periodos exactos de una hora o, incluso, de media hora.

Este nivel nos ayudará a definir tanto el número de clientes que podremos atender, como la afluencia por días de la semana y franjas horarias. Por tanto, también, el número de empleados que necesitaremos, e incluso cómo habrá que distribuir los turnos por tramos para lograr el estándar de servicio y la productividad objetivo.

Si tenemos varias modalidades de venta, será necesario también separar la estimación para cada una de ellas: sala, barra, terraza, take-away, delivery, etc. En definitiva, la clave de la organización serán siempre las ventas. No en vano son la primera línea de la cuenta de resultados, todo lo demás depende de ellas. De la exactitud de su previsión, se derivará la fortaleza global del presupuesto del restaurante y de su funcionamiento.

Cómo hacer una previsión de ventas en tu restaurante

¿Cómo podemos elaborar un presupuesto de ventas de un restaurante? Con las siguientes 3 claves esenciales para elaborar una previsión de ventas rigurosa:

1. Revisar las ventas históricamente

Para ello debemos utilizar como base de cálculo los datos de años anteriores mediante el análisis de días comparables. Es el método más recomendable ya que la estimación será mucho más precisa. Además, es interesante poder modificar el cálculo de los días que no sean representativos, como los festivos que caen cada año en días diferentes de la semana, los eventos culturales o deportivos de renombre con celebración también en días cambiantes, o incluso la influencia del clima.

Esta metodología nos ayudará a estimar con un alto grado de exactitud, por franjas horarias, y en cada día, la evolución de las ventas y su tipología.

2. Analizar las ventas de manera segmentada

Si tenemos varios establecimientos en localizaciones diversas (centro ciudad, ejes principales, ejes secundarios, centros comerciales, zonas de oficinas), será clave conocer con precisión la distribución las ventas por tramos horarios y por días de la semana, porque cada localización tendrá un patrón específico reconocible. Así, al realizar aperturas, podremos aplicar de inicio los datos de restaurantes equivalentes.

3. Contar con un sistema de gestión integral de restaurantes

Los nuevos sistemas de gestión aplican modelos matemáticos que permiten afinar y hacer previsiones de ventas muy precisas en base a periodos anteriores. Estas herramientas no sólo ayudarán al hostelero a organizar y optimizar los recursos, sino que además contribuirán a que tenga tiempo de concentrarse en lo importante: ofrecer una experiencia gratificante y alegrar la vida de los clientes.