6 ventajas de la firma electrónica para los negocios de hostelería
Si para firmar documentos de trabajo, aún envías correos, imprimes los documentos, firmas a mano, los escaneas y los vuelves a enviar, este artículo te interesa porque (spoiler) existe una forma mucho mejor de hacerlo.
Ya se trate de contratos, acuerdos, hojas de horas, peticiones de vacaciones o u otra documentación, firmar puede ser mucho más cómodo, rápido y seguro.
Las firmas electrónicas están reconocidas y son legales tanto en el marco europeo como en el español, y tienen la misma validez que una firma a mano tradicional. Pero ¿qué ventajas aporta la firma electrónica en un negocio de hostelería? ¿y cómo funcionan exactamente? Te lo contamos a continuación.
Ventajas de implementar la firma electrónica en un negocio de hostelería
1. Ahorro de tiempo y eficiencia
El tiempo es oro, y más aún en un negocio de hostelería. Ya sea para firmar contratos, hojas de horas u otra infinidad de documentos, la firma electrónica hace que se eliminen las idas y venidas de correos y papeleo.
Con la firma electrónica, los documentos pueden firmarse y enviarse en cuestión de minutos y de forma remota, lo que evita retrasos y reduce los plazos de entrega. Esto ayuda a las empresas, y muy especialmente a los departamentos de recursos humanos, a ser mucho más eficientes, y a no tener que imprimir y escanear los documentos.
2. Ahorro de costes
Utilizar la firma electrónica hace que no se tenga que gastar dinero en papel y tinta, ya que ya no es necesario tener que imprimir los documentos; y tampoco gastar recursos para enviarlos, como puede ser franqueo, sobres, etc. ni para almacenarlos y eliminarlos.
Además de suponer un ahorro de dinero, también permite que el personal no tenga que dedicar tanto tiempo a la parte más burocrática y que pueda centrarse en actividades que ayuden a generar más ingresos, como la atención al cliente, pensar nuevas propuestas de menús, etc.
3. Mayor seguridad
Los avanzados sistemas de seguridad con los que cuentan las plataformas de firma electrónica hacen que sea mucho más seguro y fiable que la firma a mano.
Con la firma electrónica los documentos pueden cifrarse, lo que garantiza que se verifica siempre la identidad tanto de la persona o entidad que envía el documento como del firmante.
Además, también nos asegura que el documento no se edita ni cambia una vez firmado. Esto añade un plus de seguridad en todas las transacciones, algo crucial en un sector en el que el cumplimiento de la normativa es clave y en el que participan tantas personas.
4. Mayor control y organización
Gestionar toda la documentación en un negocio de hostelería puede ser caótico. Con la firma electrónica es más fácil guardar y organizar la documentación, y por lo tanto también más fácil poder acceder a ella, lo que facilita recuperar los documentos y revisarlos siempre que lo necesitemos, sin tener que buscar en archivadores o en carpetas del correo.
Además, es posible también monitorizar en tiempo real los pasos del proceso para cada firmante. Es decir, cuándo el documento ha sido enviado, cuándo se ha recibido, abierto y firmado.
5. Mejor experiencia para el staff
Por parte de los empleados, la firma electrónica también les facilita la vida ya que estos pueden firmar los documentos de forma inmediata sin tener que lidiar con los tediosos trámites administrativos: imprimir una o varias copias de los documentos, firmarlas y enviarlas de vuelta a la empresa por correo postal o email.
6. Mejor para el medioambiente
No hace falta decir que en un mundo cada vez más concienciado sobre la urgencia de cuidar el medioambiente, la digitalización de documentos es ya casi una obligación moral. Al reducir el gasto de papel, se reduce también la huella de carbono del negocio.
Cómo integrar la firma electrónica en un negocio de hostelería
Para implementar la firma electrónica en una empresa de hostelería es muy recomendable contar con una herramienta de gestión de personal que incluya también esta funcionalidad. De esta forma es posible centralizar y tener en un mismo sitio todo lo relativo al staff.
En MAPAL nos hemos asociado con Singaturit Group, legaltech líder en Europa, para poder integrar su tecnología en la herramienta de Workforce by MAPAL.
De esta forma, ahora los operadores de hostelería podrán enviar, firmar y guardar documentos con plena validez legal y de la forma más cómoda y sencilla posible.
