Cómo medir con números la productividad en un restaurante

La productividad es un tema fundamental en el día a día de cualquier restaurante o bar. Los profesionales de la hostelería llevan a cabo mil tareas al mismo tiempo: gestión del personal, pedidos, atención al cliente… pero el hecho de entender bien cómo medir la productividad puede marcar una gran diferencia en tu negocio.

En este blog analizamos el artículo de José María Vallsmadella, experto en marketing y gestión de restaurantes, quien nos enseña, con ejemplos claros y prácticos, cómo calcular la productividad de tu equipo.

Los números cómo guía para medir

Es cierto que muchas veces los números pueden parecer complicados o agobiarnos entre el ajetreo diario de un restaurante. La presión es alta y el tiempo escaso. Pero es importante recordar que los números no son el enemigo; de hecho, son las herramientas que permiten tener una visión realista de cómo estamos funcionando.

Los resultados que obtengamos, tanto si son buenos como si necesitan ajustes, serán nuestra guía para optimizar la productividad de nuestro personal y mejorar la gestión del negocio.

A continuación, revisaremos los pasos que propone Vallsmadella, quien nos enseña con varios ejemplos prácticos a medir la productividad en un negocio de restauración. Como profesional de la hostelería, estos conceptos te serán de gran utilidad. ¡Empecemos!

Productividad: un concepto clave para la hostelería

La productividad no es solo un término económico, sino una métrica vital para asegurar que nuestros recursos (como el personal) se están utilizando de manera eficiente.

En palabras sencillas, la productividad es la relación entre lo que invertimos (por ejemplo, en mano de obra) y lo que obtenemos (ventas).

Desde un enfoque práctico, la productividad mide qué tan bien estamos gestionando los recursos que tenemos disponibles para generar resultados en nuestro negocio. Como profesional del sector, entender esta relación te ayudará a tomar decisiones más informadas y eficaces.

Así que, la mejor forma de evaluar la productividad de tu equipo es comparando lo que vendes (el valor de tus platos o servicios) con lo que estás invirtiendo en personal.

Veamos cómo funciona esto con un ejemplo sencillo…

Con algunas variables sobre un ejemplo, nos quedará más claro…

Para entender mejor cómo aplicar la productividad en el día a día de un restaurante, pongamos un ejemplo práctico. Como profesional de la hostelería, estos cálculos te ayudarán a tomar decisiones más fundamentadas.

Imaginemos que, el año pasado, un restaurante atendió a 74.562 clientes, generando unas ventas de 939.481euros.

Durante ese mismo tiempo, el restaurante contaba con 12 empleados que trabajaron un total de 15.600 horas, con un coste de personal de 176.280 euros (coste total para la empresa).

A partir de estos datos, podemos calcular la productividad del equipo con las siguientes fórmulas:

Fórmula 1: Clientes Servidos por Hora Trabajada

PR1 = 74.562 clientes / 15.600 horas = 4,78

Esto significa que la productividad de nuestro equipo fue de 4,78 clientes servidos por cada hora trabajada. Este dato te ayuda a visualizar cuántos clientes puede atender cada empleado, en promedio, durante una hora de trabajo.

Fórmula 2: Ventas por Coste de Personal

PR2 = 939.481€ / 176.280€ = 5,32

En esta segunda fórmula, vemos que por cada euro invertido en personal, el restaurante generó 5,32 € de ingreso. Esto es un buen indicador de cuán rentable ha sido nuestra inversión en el equipo.

No necesitas ser un experto en economía para ver que, cuanto mayores sean estos valores, más productivo será tu restaurante.

Sin embargo, la productividad, por sí sola, no nos cuenta toda la historia. Para que esta información sea realmente útil, es importante compararla con los resultados de años anteriores o con otros restaurantes similares del sector.

Dos maneras de ver la productividad

• PR1 es una medida que no se ve afectada por factores externos como los precios de venta, los salarios o la inflación, ya que simplemente se enfoca en la eficiencia del equipo en términos de clientes atendidos por hora trabajada.
• PR2, por otro lado, es una métrica más global, usada en la contabilidad analítica y de gestión, que te muestra cómo de eficientes son tus gastos en personal a la hora de generar ingresos.

Al combinar ambos enfoques, tendrás una imagen más completa de la productividad de tu restaurante y podrás hacer ajustes precisos para mejorar el rendimiento de tu equipo y tu rentabilidad.

Cálculo de la productividad por franjas horarias o servicios

Calcular la productividad de un restaurante a nivel anual nos ofrece una visión general, pero a veces es demasiado amplia como para identificar dónde están las ineficiencias o posibles áreas de mejora. No nos permite ver con detalle cómo se distribuyen las horas contratadas y la producción real en distintos momentos del día.

Por eso, es esencial ir más allá y hacer un cálculo más preciso de la productividad por franjas horarias o servicios (según cómo opere el restaurante).

José María Vallsmadella nos propone un ejercicio que resulta muy útil, donde podemos analizar la productividad segmentada por servicio o franja horaria.

Vamos a tomar como ejemplo un restaurante que solo ofrece servicio de almuerzo y cena.

Paso 1: segmentar las ventas o afluencia de clientes

El primer paso consiste en segmentar las ventas o la afluencia de clientes de una semana estándar (basada en una media anual) o de una semana real, para así poder identificar cómo se comporta nuestro restaurante en cada servicio o franja horaria. Esto nos permitirá ver con más claridad cuáles son los momentos fuertes y débiles en términos de productividad.

Aquí te mostramos un ejemplo en el siguiente cuadro:

En este caso, las ventas y la afluencia de clientes cambian según los días de la semana y el servicio debido a la variabilidad de la demanda. Esto hace más complicado maximizar la productividad, ya que el grado de previsión de la demanda en la mayoría de los restaurantes no es alto.

Paso 2: calcular el coste de personal por servicio en una semana estándar

El siguiente paso es calcular el coste de personal, pero ahora segmentado por cada servicio dentro de una semana estándar.

De esta forma, podremos ver claramente cuánto estamos invirtiendo en mano de obra en cada franja horaria.

Para ello, utilizamos un cuadro horario del restaurante para una semana tipo. En este caso, nos enfocamos específicamente en el servicio de mediodía. Aquí es donde contabilizamos las horas trabajadas por cada empleado a lo largo de la semana.

Luego, multiplicamos esas horas por el coste por hora de cada empleado (incluyendo todos los costes de la empresa), y al sumar todos estos valores, obtenemos el coste total de personal para cada día en ese servicio.

Este desglose te ayudará a entender cuánto estás gastando en personal en cada turno y a tomar decisiones más informadas sobre cómo optimizar la productividad y la eficiencia en cada servicio.

Paso 3: cruzar datos para calcular la productividad por servicios

Otra forma de calcular la productividad del personal en tu restaurante es cruzando los datos de las ventas y el coste de personal para cada franja horaria.

Al hacerlo, podemos calcular la PR1 (clientes por hora trabajada) y la PR2 (retorno en ventas por cada euro invertido en personal) para una semana estándar en el servicio de almuerzo.

Al observar estos números con atención, podemos extraer algunas conclusiones importantes:

• La productividad media de la semana tipo es de 5,1 clientes atendidos por cada hora trabajada, según la fórmula PR1.
• El retorno medio de cada euro invertido en personal es de 8€ en ventas, utilizando la fórmula PR2.
• También detectamos algunas ineficiencias al analizar los días de la semana. Por ejemplo, los miércoles y jueves tienen una productividad por encima de la media, lo que podría indicar que estamos ajustando demasiado el personal en esos días, posiblemente afectando la calidad del servicio. En cambio, los viernes muestran una productividad más baja, lo que sugiere que estamos utilizando más personal del necesario para la cantidad de clientes que recibimos.
• Una solución a esta situación (según este ejemplo numérico) sería reubicar horas de personal de los viernes hacia los miércoles y jueves, ajustando mejor los horarios del equipo para optimizar la productividad y mejorar el servicio en los días donde realmente se necesita más personal.

Paso 4: ajuste del personal

Pasamos horas de personal de cocina y de personal de sala del viernes a miércoles y jueves:

Y por consiguiente el cuadro para calcular la productividad queda:

Como podemos ver, mucho más equitativo tras este cambio. Como ya hemos adelantado la productividad del personal tiene un efecto sobre la rentabilidad, ya que en los servicios donde la productividad es más alta se reduce el coste de personal sobre las ventas y obtenemos una mayor rentabilidad.

Por último, en este último cuadro, y siguiendo con el ejemplo, podemos ver la relación inversa entre productividad y coste de personal. 

La comparativa debe realizarse con la fórmula PR2 pues la PR1 no tiene en cuenta las variaciones de ticket medio por cliente que pueden existir de un día entre semana a un fin de semana debido a la existencia del menú del día de lunes a viernes.

Conclusión

Como hemos visto a lo largo de estos ejemplos, Vallsmadella nos ha mostrado de manera clara cómo medir la productividad en un restaurante. Ahora que entendemos mejor cómo interpretar los números y aplicar estos conceptos a nuestro negocio, estamos mejor preparados para mejorar la eficiencia y los resultados del equipo.