Cómo gestionar los turnos en hostelería durante la final del Mundial

España goleó a Francia (2-0) en Dallas y selló su billete a la final del Mundial. El domingo 19 de julio, en el MetLife Stadium de Nueva Jersey, se juega el título ante el ganador de la otra semifinal, Argentina-Inglaterra, que se decide precisamente hoy.

Y mientras once futbolistas deciden el resultado sobre el césped, en el resto del país va a pasar algo igual de medible: un país entero reorganiza durante dos horas su forma de producir, consumir y gastar, según recoge Forbes.

No es una forma de hablar. Es dinero que se mueve de un sitio a otro en tiempo real. Y si tienes un bar, un restaurante o una cadena de hostelería, ese movimiento pasa directamente por tu caja registradora, tu cocina y tu plantilla.

Cada vez que juega la selección, las oficinas y las fábricas bajan el ritmo. Forbes recoge que el absentismo laboral subió un 30% en Rusia 2018 y un 20% en Brasil 2014, con un pico del 25% en Países Bajos durante el Mundial de 2010. A eso se suma el presentismo: gente en su puesto, pero con la cabeza puesta en el marcador.

Ese frenazo, sin embargo, no desaparece del sistema. Se traslada. El dinero que no se genera en la fábrica reaparece casi de inmediato en bares, plataformas de delivery, streaming y merchandising. Es una redistribución, no una pérdida. Y el sector servicios, que representa la mayor parte del PIB español, es quien la absorbe.

Aquí es donde el fútbol se convierte en una hoja de cálculo:

• Hostelería de España calcula que los bares, restaurantes y locales de ocio facturan entre un 25% y un 30% más en día de partido respecto a una jornada normal.
• Un análisis de Square sobre la fase de grupos detectó que las transacciones en hostelería subieron un 36% durante los partidos, con incrementos de hasta el 21% incluso en días laborables. Sevilla y Valencia fueron las ciudades donde más se notó, con subidas del 66% y el 29%.
• Los pedidos a domicilio pueden dispararse hasta un 63% en la hora previa a un partido decisivo, y una experta económica citada por COPE apunta que en jornadas así los españoles pueden llegar a gastar entre 50 y 200 euros en comida a domicilio, con la pizza como gran favorita.
• Ahora que España ya tiene billete para la final, la cifra que hasta hace unos días era una proyección se convierte en escenario real: Forbes calculaba en cerca de 130 millones de euros el impacto adicional para la hostelería española si la Roja llegaba a jugar el título, y solo en la Comunidad Valenciana la patronal hostelera lo cifraba en 52-53 millones de euros para sus cerca de 19.000 bares y cafeterías, con un gasto medio de 12 a 15 euros por cliente y partido.

Tres de cada cuatro españoles ya se han enganchado al torneo en algún momento, y el 77% prefiere verlo fuera de casa. El domingo, con España jugándose el título, ese porcentaje va a apretar todavía más. El pico de gente no avisa con antelación en tu calendario, pero sí en el de la selección.

Todo ese dinero extra tiene una condición: que haya alguien detrás de la barra para generarlo y cobrarlo. Y aquí es donde muchos negocios se quedan cortos.

Más ventas en menos horas significa más presión sobre el mismo equipo. Y el absentismo del que hablábamos antes no se queda solo en oficinas y fábricas: en hostelería también pasa. Alguien de tu plantilla puede avisar con dos horas de margen de que no viene porque, precisamente, quiere ver la final. La ironía es evidente: el mismo partido que te va a llenar el local es el que te puede dejar sin la mitad del equipo para atenderlo.

Un local sin personal suficiente en el momento exacto de mayor demanda no gana menos. Pierde clientes que se van al bar de al lado.

Pero aquí viene la buena noticia: este tipo de picos, a diferencia de una urgencia cualquiera, se pueden anticipar. Ya se sabe qué día es la final, a qué hora y, por experiencia de temporadas anteriores, más o menos cuánta gente extra vas a necesitar detrás de la barra. Y para lo que no se puede anticipar, como el aviso de última hora, existe otra solución.

Aquí es donde entra Workforce by Mapal. Su motor de optimización de turnos no reparte horas a ojo: genera la planificación en base al histórico de ventas de cada local y también a la previsión de ventas, así que un día de final de Mundial, o cualquier evento que dispare la demanda, deja de ser una sorpresa y pasa a ser un dato más con el que planificar.

Eso se traduce en turnos ajustados a lo que realmente va a pasar en el local el domingo, no a una media genérica de un domingo cualquiera. Y también permite planificar con meses de antelación: si ya sabes que hay Mundial en julio, puedes anticipar las necesidades de personal antes de que llegue la fase final del torneo, no cuando ya está encima.

El otro escenario, el que de verdad quita el sueño a cualquier encargado, es el aviso de última hora: un empleado que dice que no viene dos horas antes de la final porque quiere verla.

Para eso está ShiftFinder, la funcionalidad de Workforce pensada exactamente para este momento. En lugar de tirar de WhatsApp y llamadas a toda la plantilla esperando que alguien conteste, ese turno se pone “a subasta” dentro del propio sistema: se abre automáticamente a todos los empleados disponibles que tienen las competencias necesarias para cubrirlo, y cada uno recibe una notificación al instante. 

Gana el turno quien primero lo acepta, así que ese hueco que parecía un problema se convierte en una oportunidad de ganar un dinero extra para alguien del equipo. El encargado ve en tiempo real quién ha aceptado, quién ha rechazado y qué turnos siguen abiertos, todo desde un mismo panel de control.

El resultado no es solo menos estrés para quien gestiona el local. Es no perder ventas en la noche exacta en la que más gente va a entrar por la puerta, aunque parte del equipo también quisiera estar delante de la pantalla.

Los negocios que ya planifican con esta lógica no lo hacen a ciegas: los datos de Workforce muestran una reducción media del 21% en costes de personal, un 21,8% menos de sobredimensionamiento de plantilla y una mejora del 12,1% en productividad.

El domingo, con una final de Mundial de por medio, esa diferencia se va a notar en el día que más factura tu negocio en todo el año.

El fútbol para el país durante noventa minutos. Tu operativa, con la planificación adecuada, no tiene por qué hacerlo.