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Cómo Compass Group Bélgica ganó control sobre sus costes y operaciones con Easilys by Mapal

Compass Group Bélgica gestiona la alimentación de hospitales, centros educativos, empresas y eventos en más de 55 países.

Su software llevaba más de 30 años funcionando. Había cumplido su función, pero ya no les permitía responder a las nuevas exigencias del negocio. Controlar costes, planificar menús o trabajar de forma eficiente en un entorno bilingüe se estaba volviendo cada vez más complicado.

Necesitaban una herramienta más preparada para la realidad de sus cocinas.

Para liderar el proyecto, Compass contó con Régis D'Haenens, Responsable de Proyecto Operativo en toda la organización. Dentro de la compañía, la plataforma pasó a conocerse como Ottimi.

El problema

Antes de implantar Easilys by Mapal, Compass trabajaba con un software desarrollado internamente.

Con el paso del tiempo, la herramienta había empezado a quedarse atrás.

Entre sus limitaciones estaban:

  • No permitía planificar menús.
  • No calculaba automáticamente escandallos ni fichas técnicas.
  • No ofrecía control presupuestario.
  • No estaba preparada para trabajar en francés y neerlandés.

Al mismo tiempo, los clientes pedían más transparencia y un mayor control de los costes. 

Compass necesitaba una forma más sencilla de gestionar sus operaciones y tomar decisiones con más información.

Lo que querían conseguir

El equipo tenía cuatro objetivos claros:

  • Modernizar las herramientas de gestión de las cocinas.
  • Reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.
  • Tener una visión más clara del gasto en alimentación.
  • Conectar la gestión alimentaria con el resto de sistemas de la compañía.

Por qué Compass Bélgica eligió Easilys by Mapal

La decisión no partió de cero. Compass Francia ya utilizaba Easilys con buenos resultados, así que el equipo belga pudo ver de cerca cómo funcionaba la plataforma antes de tomar una decisión.

Tras evaluar distintas opciones, Easilys by Mapal destacó por varios motivos:

  • Les ayudaba a entender mejor dónde se estaba yendo el presupuesto de las materias primas.
  • Permitía trabajar en francés y neerlandés.
  • Era fácil de usar para los equipos de cocina.
  • El equipo de Mapal entendió desde el principio cómo trabajaban sus cocinas y adaptó la solución a sus necesidades.

"La herramienta llega muy lejos en el análisis del food cost. Nos permite detectar con precisión dónde están las desviaciones presupuestarias."

Régis D'Haenens, Compass Group Bélgica

Cómo hicieron el cambio

La implantación duró alrededor de 18 meses y contó con una colaboración estrecha entre los equipos operativos y técnicos.

El proyecto avanzó paso a paso:

  1. Una fase piloto de dos meses con un grupo seleccionado de chefs.
  2. Un despliegue progresivo a un ritmo de ocho centros por semana.
  3. La integración con los sistemas ya existentes de la compañía.

La comunicación interna también jugó un papel importante. El objetivo era explicar claramente qué iba a cambiar y cómo iba a facilitar el trabajo diario de los equipos.

 

Los resultados

En menos de dos años, Compass Bélgica había desplegado Easilys by Mapal en más de 100 centros y gestionaba a través de la plataforma un volumen anual de compras de 25 millones de euros.

Los resultados se notaron rápido:

  • Cada chef recupera alrededor de 1 hora al día que antes dedicaba a tareas administrativas.
  • Un mejor control de las recetas y las entregas ha ayudado a reducir los costes en un 10%.
  • La plataforma se utiliza más allá de las cocinas. Directores de centros, hospitales, residencias y equipos financieros la utilizan para seguir la actividad y controlar los costes.


Qué utilizan más los equipos

Los equipos recurren a Easilys by Mapal para tareas clave del día a día, entre ellas:

  • Crear fichas técnicas con cálculo automático del food cost.
  • Planificar menús según el número de comensales.
  • Automatizar pedidos a proveedores.
  • Hacer seguimiento de presupuestos mediante informes centralizados.

Tras los resultados obtenidos, Compass ya está explorando nuevos módulos para ampliar el uso de la plataforma a más áreas de su actividad.

Easilys by Mapal se ha convertido en una pieza central para la gestión alimentaria de Compass Bélgica. 

Lo que empezó como un cambio de herramienta es ahora una forma más sencilla de gestionar compras, menús y presupuestos a gran escala.

Principales resultados:
  • Hasta un 10% de ahorro en costes
  • 1 hora al día recuperada por cada chef
  • 25 millones de euros en compras gestionadas cada año
  • Más de 100 centros desplegados en menos de 2 años
  • Mayor control sobre presupuestos y planificación

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