Software de gestión para bares de ocio y discotecas ¿Cuáles son sus ventajas?

Los bares de copas y discotecas son negocios que por su propia naturaleza funcionan de manera intermitente. Veamos cómo la tecnología actual y un buen software de hostelería nos puede ayudar a tener totalmente controlada la gestión de este tipo de locales.

La actividad de ocio nocturno está íntimamente relacionada con los momentos de desconexión de los clientes, y lógicamente cuando más se hace caja es durante los fines de semana, periodos vacacionales y vísperas de festivos.

El ocio nocturno, oportunidad de negocio, pero con una buena gestión

Salvo excepciones, los bares y discotecas están pensados para funcionar durante un tiempo, y normalmente van asociados a la moda o a las tendencias de consumo del momento.

Es una parte del sector donde los managers tienen un poco más complicado controlar el volumen de ventas. Tengamos en cuenta que son locales que triunfan en días y momentos puntuales, pero en los que además inciden otros factores externos como el tiempo, la capacidad adquisitiva de las personas, o incluso el nivel de demanda va en función de su popularidad.

Todos estos condicionantes, junto a una contratación de personal temporal ajustada, hacen necesaria la ayuda de recursos tecnológicos y herramientas para llevar a cabo un control exhaustivo de la sala, y poder así analizar tendencias y analíticas, con el único objetivo de mejorar los resultados.

Comprobemos como un buen software para discotecas es capaz de optimizar el funcionamiento y la gestión de todas sus áreas, siempre adaptado a las necesidades que demanda un tipo de negocio de estas características.

Ventajas de contar con un software para bares de ocio y discotecas 

1. El personal de sala… ¿cómo conseguir una buena planificación y optimizar los turnos de trabajo para una discoteca o un local de ocio? 

Las discotecas y salas de ocio nocturno suelen ser espacios muy amplios, en los que el aforo es grande y acogen a un gran número de personas.

Debido a sus particulares características, cuentan con bastantes empleados en una modalidad de contratación temporal, y con disponibilidad durante los días de apertura. Todo con el objetivo de poder cubrir las necesidades de la actividad, o ser sustituidos ante posibles imprevistos.

Además, las características especiales de este tipo de espacios requieren de una organización exhaustiva en cada una de las áreas. El personal de sala (camareros, gente para barra, personal de seguridad, del ropero, de los baños, etc.), debe estar muy bien organizado, de tal forma que responda en las distintas zonas del local en todo momento.  

En este ámbito, la tecnología cumple un papel fundamental. Mediante un software para discotecas, el gerente tiene todo el control de la gestión de personal a un solo clic. Desde la planificación de turnos en tiempo real, hasta el número de trabajadores que están en plena actividad, los horarios de cada uno, sus entradas y salidas, o posibles ausencias, con el objetivo de poder adelantarnos a determinados imprevistos.

2. Centraliza toda la información del local de ocio

Aunque la actividad de un local de ocio nocturno no suele ser diaria, es importante cotejar los informes de ventas, clientes, etc. y así localizar aquellos aspectos mejorables, compras, stock de bebidas, etc.

A través de la analítica de negocio, un software de gestión de restaurantes nos permitirá comparar información relevante en cualquier momento desde el móvil, y comprobar el desempeño entre los distintos locales, si contamos con varios. 

3. Auditorías de la sala 

En tercer lugar, una solución pensada para discotecas nos permitirá comprobar que todas las tareas propias de la actividad se siguen de forma rigurosa.

Desde la limpieza de baños, que suelen tener un uso frecuente, hasta la organización del almacén, así como la actividad de cada zona del local. 

4. Mantenimiento de equipos e instalaciones

Gracias a este tipo de tecnología podremos llevar al día el control de calidad de los básicos de un local de ocio, como cocteleras, cámaras frigoríficas para la bebida, el sonido o el resto de instalaciones que funcionan a pleno rendimiento durante los momentos de actividad.

5. Finanzas y contabilidad de la discoteca

Lo ideal es contar con una solución compatible con el CRM de clientes, que sea capaz de permitirnos a través del módulo de contabilidad llevar un control de las finanzas del negocio, crear presupuestos y hacer previsiones con la información contable de la discoteca.

6. Nivel de satisfacción y analíticas

Este tipo de establecimientos tal y como hemos comentado, son muy volátiles, cambiantes, y están sujetos a la moda.

Esto se debe principalmente a su funcionamiento intermitente.

Un buen aliado en este entorno cambiante puede ser el medir día a día la satisfacción y opinión de los clientes. La tecnología nos permitirá saber lo que hacemos bien, nuestros puntos fuertes, así como optimizar aquellos aspectos mejorables. 

Además, muchas veces, con el objetivo de fomentar y aumentar la participación estas soluciones están asociadas con descuentos y ofertas.

Para concluir, un software para discotecas será nuestro “salvavidas” ante los numerosos factores externos y fenómenos adversos que pueden alterar la organización cuando menos lo esperamos.