Qué hacer cuando termina la temporada alta en hostelería

Julio y agosto se acaban y con ellos, una gran parte del equipo que ha sostenido la operación todo el verano. La tentación es tratar septiembre como una vuelta a la normalidad... pero no lo es. Septiembre, de hecho, es el mes en el que se ve si tu cadena tiene un sistema o solo tenía suerte con la plantilla.

Lo que hagas en las próximas semanas decide dos cosas: cuánta rentabilidad conservas de la temporada que acaba de terminar y con qué ventaja llegas a la próxima temporada alta. En este blog te compartimos un plan para las dos.

Antes de mirar hacia adelante, cierra bien lo que acaba de pasar. Hay cuatro cosas que deberías revisar en las primeras dos semanas:

1. Revisar las ventas y rentabilidad

Compara lo real contra lo previsto: ticket medio, ventas por franja, mix de producto. No busques solo si has vendido más que el año pasado. Busca dónde se ha ido el margen que esperabas tener y que no has alcanzado, si es el caso.

2. Analizar costes operativos

El coste de personal de un restaurante suele moverse en torno al 30% de la facturación. Cada turno mal cubierto y cada hora extra que has añadido a última hora, empuja ese porcentaje hacia arriba. 

Si has terminado agosto por encima de tu referencia habitual, ahí tienes tu primera pista. Y si quieres bajar ese número de forma estructural, aquí tienes 10 consejos para optimizar los costes de personal en restauración.

3. Evaluar el rendimiento del personal

Presta especial atención a quién ha aportado valor, quién se ha adaptado y ha aprendido rápido, y quién debería tener un hueco en tu plantilla durante la siguiente temporada alta. Esto lo desarrollamos en el siguiente bloque.

4. Revisar el cumplimiento normativo

Cuando una gran parte del equipo cambia de golpe, las checklists de apertura y cierre son lo primero que se empiezan a saltar. Comprueba que se han seguido durante todo el verano, y no solo en las primeras semanas de julio.

Aquí es donde la mayoría de cadenas se queda corta. ¿Por qué? Pues porque se fijan en las ventas y con ello dan la temporada por cerrada. 

Pero los datos de personal cuentan una historia distinta, y es la que más pesa en la cuenta de resultados de septiembre.

Rendimiento del personal

Hay tres cifras que deberías tener sobre la mesa:

1. Rotación. El sector hostelero español cierra con una rotación anual del 63,8%, la más alta de toda la economía. Si tu cifra de temporada se acerca o supera esa media, no es un problema puntual de este verano: es que tienes un problema estructural.
2. Productividad. ¿Cuánto tarda una nueva incorporación en llegar a un nivel de servicio aceptable? Si no lo sabes con precisión, es la primera señal de que el proceso de onboarding o incorporación depende de quién forme o del gerente de turno, y no de un buen sistema.
3. Formación completada. Fíjate en qué porcentaje del equipo de temporada terminó realmente los módulos de formación obligatorios (y no solo los empezó).

Costes laborales frente a planificación futura

No hay que mirar nunca el coste laboral del verano de forma aislada. Compáralo con la demanda real que tuviste, franja a franja. Es la única forma de saber si sobredimensionaste turnos flojos o dejaste turnos punta descubiertos. 

Las cadenas que planifican a partir de histórico de ventas y demanda prevista, en lugar de intuición, reducen sus costes de personal hasta un 21% de media con Workforce by Mapal.

Algunos de los errores más caros de la temporada no aparecen en ningún informe de ventas. Aparecen en septiembre, cuando la operación empieza a fallar por sitios que nadie vigilaba.

Incorporar personal sin formación

Sustituir a una persona de cocina o sala cuesta entre 2.800€ y 5.000€, sumando selección, formación y la productividad perdida hasta que llega al nivel esperado. Si esa incorporación no llega a consolidarse, el coste no se recupera nunca. 

Estandarizar qué aprende cada persona que se incorpora, en lugar de dejarlo en manos de quién esté libre para enseñarle, es lo que marca la diferencia entre una plantilla que se recompone sola y otra que pierde margen cada vez que alguien se va. Esto es exactamente lo que resuelve Flow Learning, reduciendo el tiempo de onboarding hasta un 75%.

No documentar los procesos

Si un proceso solo lo sabe hacer una persona, no tienes un proceso: tienes una dependencia. Cuando esa persona coge vacaciones o directamente deja el traabajo, el conocimiento de cómo hacer las cosas se va con ella. 

Documentar los procesos no es burocracia, es lo que permite que la salida de alguien sea una gestión de RRHH normal y no una crisis operativa.

La temporada baja es una ventana operativa que la mayoría de cadenas desaprovecha.

Con menos presión de servicio, es el único momento del año en el que puedes formar sin que la formación compita con la caja. Un onboarding bien estructurado, con un mentor asignado y objetivos claros para los primeros 30 días, puede reducir el abandono temprano hasta un 40%. Es la palanca individual con más impacto de todas las que se pueden activar en estos meses.

Aprovecha también para:

• Actualizar auditorías de seguridad alimentaria y estándares de marca.
• Cruzar formación entre puestos, para que el equipo fijo sepa cubrir más roles.
• Revisar procesos con el equipo de primera línea que se queda, no solo con mandos intermedios.

Si quieres profundizar en cómo estructurar esta parte del año, la guía de gestión de equipos en hostelería va exactamente sobre esto.

La preparación de una temporada alta como puede ser puentes, festivos o el verano, no empieza un par de semanas antes. Empieza con 6 a 9 meses de margen.

Diseñar el onboarding antes de contratar

No esperes a tener a la persona nueva delante de ti para decidir qué le vas a enseñar. Ten el itinerario de formación listo antes de que empiece la contratación de temporada, para no improvisarlo en pleno pico de servicio y tenerlo ya todo claro y preparado para empezar y aprovechar el onboarding cuanto antes.

Actualizar los contenidos de compliance

Los protocolos que se relajaron este verano no se corrigen solos. Revísalos ahora, con tiempo, y no en pleno pico de demanda con el equipo ya a medio formar.

Y si quieres entender por qué septiembre concentra tanta presión, y qué hace que unas cadenas lo capeen sin sobresaltos y otras lo sufran cada año, la guía La factura oculta de la rotación después del verano entra en detalle en esto: qué pasa en la operación cuando se va el personal de temporada, cuánto cuesta realmente cada incorporación mal absorbida y un test de 13 preguntas para medir el riesgo de tu cadena este otoño.