Cuando termina el verano, una cadena de restauración pierde de golpe parte del equipo que ha sostenido la temporada alta. Y justo entonces empieza el verdadero reto.

Gran parte del personal de temporada deja de estar disponible de un día para otro. Para la operación, el efecto es inmediato: el restaurante pasa de tener el equipo de agosto a quedarse con solo una parte de él.

El resultado es un embudo:

Son los mánagers quienes acaban absorbiendo esa presión. Rehacen los cuadrantes varias veces por semana y dedican menos tiempo a lo que realmente aporta valor: liderar al equipo y cuidar la operación.

Las nuevas incorporaciones llegan cuando los equipos están más justos, los mánagers tienen menos tiempo y buena parte de la plantilla está de vacaciones. Es el peor momento posible para enseñar a alguien desde cero.

Cada incorporación mal absorbida en septiembre no es solo un coste puntual. Es una apuesta con muchas papeletas de perderse antes de amortizarse.

Sustituir a una persona de cocina o sala cuesta entre 2.800€ y 5.000€. No solo por el proceso de selección, sino también por la formación y la pérdida de productividad hasta que alcanza el nivel esperado.

Y ni siquiera todas esas incorporaciones llegarán a consolidarse. En Europa, el 38% de los trabajadores de hostelería abandona el sector durante sus dos primeros años. Si la incorporación ya empieza en un momento de máxima presión, las posibilidades de que esa persona se quede son todavía menores.

No es un problema de RRHH. Es un problema de Operaciones, y se ve en la cuenta de resultados.

El coste de personal en un restaurante debería rondar el 30% de la facturación, este es el benchmark habitual del sector. Pero cada turno sin cubrir empuja ese porcentaje al alza por dos motivos: aumenta el número de horas extra y obliga a los mánagers a invertir más tiempo rehaciendo cuadrantes en lugar de dirigir la operación.

Esa presión acaba pasando factura. Los equipos se desgastan, aumenta el riesgo de rotación y el cuadrante nunca llega a estabilizarse. Cada pocas semanas hay que volver a rehacerlo porque el equipo ya no es el mismo.

Cuando alguien nuevo entra a trabajar en un negocio en plena crisis de personal, le tiene que formar otro empleado que ya está desbordado. Y como quien forma también está sacando el servicio adelante, la formación suele hacerse deprisa y entre turnos.

El problema no es solo la formación. Es que la operación depende de que determinadas personas recuerden cómo hacer las cosas. Y de que esas personas sigan en la empresa.

Todo esto también acaba afectando a la experiencia del cliente. Cuando decenas o cientos de locales incorporan personal al mismo tiempo, aumentan las diferencias en la forma de trabajar. Cada equipo acaba improvisando parte del proceso y eso hace que la experiencia deje de ser consistente.

El resultado es que un cliente puede vivir experiencias distintas en dos locales de la misma cadena. O incluso en el mismo local, con solo unas semanas de diferencia.

La mayoría de cadenas no lo saben con precisión, solo lo intuyen. Y eso ya es un problema.

Si la respuesta es "depende de la persona", el proceso no está realmente controlado, y el el negocio está dejando la eficiencia de la incorporación en manos del mánager o gerente que le forme.

La forma de evitarlo es estandarizar el proceso de incorporación. Flow Learning by Mapal estandariza qué aprende cada persona que empieza en un negocio, sin depender de quién esté libre para enseñarle. Así no solo se mantiene la consistencia en toda la cadena, sino que se reduce el tiempo de onboarding hasta un 75%.

Esta pregunta revela si un local depende de una persona o de un sistema. Si la respuesta es "todo se ralentiza hasta que esa persona vuelve", el problema no es esa persona en sí. Sino que el conocimiento operativo vive en su cabeza, y no en la empresa.

Herramientas como Compliance by Mapal trasladan ese conocimiento a checklists y auditorías digitales que cualquier responsable o empleado puede seguir desde el primer día, sin depender de la memoria o la experiencia de otra persona.

Si la respuesta es "varias", probablemente está dedicando más tiempo a rehacer cuadrantes que a liderar al equipo.

En septiembre, con las bajas del personal de temporada, las vacaciones acumuladas y a la vez las nuevas incorporaciones, ese Excel se hace y rehace sin parar.

Por eso en este punto cobra tanta importancia contar con herramientas que agilicen este proceso. Workforce by Mapal automatiza la planificación, y además lo hace a partir del histórico de ventas y la demanda prevista. Eso ayuda a ajustar la planificación a la demanda prevista y evitar tanto la falta como el exceso de personal. Por eso las cadenas que lo usan reducen sus costes de personal hasta un 21% de media.

Que alguien se vaya no debería generar una crisis. Pero en muchas cadenas sí ocurre porque, al marcharse, esa persona se lleva algo que la empresa nunca llegó a hacer suyo: el conocimiento de cómo funciona la operación.

Tres formas de reducir el impacto de la rotación sin depender de contratar más personal:

Cuanto antes pueda una persona trabajar con autonomía, menor será el impacto de cada baja y más posibilidades habrá de que permanezca en la empresa.

Esta es la palanca que menos se prioriza y la que más protege a la cadena en momentos de alta rotación.

Cuando los procesos están documentados y son fáciles de seguir, la salida de una persona deja de poner en riesgo el funcionamiento del local.

Partamos de un dato: una cadena de restauración española pierde en torno al 63,8% de su plantilla cada año. Es el punto de partida de cualquier cadena, no una anomalía de las que gestionan mal a su gente.

Lo que distingue a las que retienen mejor no es que escapen a ese contexto. Es que actúan sobre variables que sí pueden controlar:

Responde sí o no a estas trece preguntas para descubrir qué nivel de riesgo tiene hoy tu operación.

Septiembre llega todos los años. Y, aun así, muchas cadenas siguen afrontándolo como si fuera una sorpresa. El resultado es que vuelven a pagar el mismo coste oculto una y otra vez. 

La rotación del 63,8% no va a desaparecer de un año para otro, y las vacaciones acumuladas seguirán coincidiendo con el momento en que los equipos están más ajustados. Lo que sí puedes cambiar es cuánto depende tu operación de que nadie se vaya. Ese es el indicador que realmente importa.

Si has respondido más "síes" de los que esperabas, no lo veas como un problema sin solución. Tómalo como una forma de identificar por dónde empezar: mejorar la planificación, reforzar la formación o estandarizar mejor los procesos, según dónde esté hoy tu mayor riesgo. 

La diferencia entre una cadena que supera septiembre sin sobresaltos y otra que lo sufre cada año no está en tener más suerte con la plantilla. Está en haber construido una operación capaz de funcionar de forma consistente aunque las personas cambien.

¿Quieres saber por dónde empezar?

En Mapal ayudamos a cadenas de restauración a reducir el impacto de la rotación mediante una mejor planificación, procesos estandarizados y una formación consistente en todos los locales.

Quiero ver cómo puedo preparar la operación