6 ventajas de digitalizar la gestión del personal

Una buena gestión del personal en un negocio de hostelería puede ayudarnos a conseguir dos objetivos que todo operador desea: ser el máximo de rentables y,paralelamente, ofrecer una buena experiencia al cliente. Algo muy necesario en un sector cada vez más competitivo.

Pero como todos sabemos, gestionar correctamente el personal en la industria de la hostelería no es tarea fácil. No lo ha sido antes y menos lo es ahora. Como ya habrás oído, la pandemia ha hecho que muchos profesionales hayan decidido abandonar el sector; por otro lado, aquellos trabajadores que siguen en la industria exigen cada día unas mejores condiciones a su empresa.

Así que si queremos poder contar con algo tan crucial como son los empleados, y que nuestro negocio sea productivo y rentable, habrá que dedicar esfuerzos en optimizar la gestión de las personas. Y ya te adelantamos que esto va más allá de programar turnos.

Eva Ballarín, especialista en tendencias del sector Horeca, Pablo Arredondo, Brand President de La Tagliatella, y Jorge Lurueña, CEO de MAPAL Group, estuvieron hablando de ello en el podcast de Eva Ballarín. A continuación te resumimos las conclusiones a las que hemos llegado.

Gestionar a las personas correctamente es clave para la rentabilidad sostenible del negocio. Una buena gestión capta, atrae y fideliza al talento, pero también a los consumidores. Y para gestionar al personal de forma óptima en un entorno tan cambiante y competitivo, lo mejor que podemos hacer es apoyarnos en la tecnología. A continuación, te explicamos por qué.

1. Indicadores o KIPs, claves para tomar buenas decisiones

Una ventaja de digitalizar la gestión del personal es que, con ello, podemos empezar a trabajar con indicadores de medición o KPIs, los cuales permiten tomar decisiones en base a los datos obtenidos.

¿Qué KPIs son los más importantes o a cuáles debemos prestar especial atención a la hora gestionar el personal? 

La clave está en fijarnos en los KPIs de productividad, como el SPLH o ventas hechas por horas trabajadas; el TPLH o transacciones por hora; los clientes que somos capaces de gestionar por hora; los minutos de mano de obra que se precisan por cada transacción; etc.

Muchos operadores se preguntan cuál es la productividad óptima, y la verdad es que no existe una respuesta universal que sirva para todos los establecimientos. Lo más importante en cuanto a productividad es contar con el personal necesario en todo momento para asegurarnos de que el cliente vive una buena experiencia. Si hay menos empleados de los necesarios, la experiencia no será óptima; y por el contrario, si tenemos más trabajadores de los que se precisan, entonces estaremos perdiendo dinero. Así que para saber cuál es la productividad óptima de un local, hay que establecer cuánto personal se necesita, teniendo en cuenta las necesidades de cada momento del día y las características del establecimiento.

2. Rapidez y eficiencia

Digitalizar la gestión del personal nos permite tener toda la información centralizada. Esto es especialmente conveniente para aquellas empresas que cuentan con múltiples establecimientos, ya que si queremos revisar o hacer cambios en la programación horaria, ya no necesitamos que los responsables de los locales manden un correo con un fichero Excel adjunto, sino que podemos visualizar y acceder directamente a la programación de cada turno, de cada empleado y de cada local en cuestión de segundos y en un par de clics.

3. Gestión de turnos antes y durante el servicio

En la hostelería, distinguimos entre la parte de trabajo que se dedica a la preparación del servicio, y al servicio en sí. Para estos dos momentos, necesitamos también calcular el personal necesario. Establecer cuantos trabajadores para cocina, sala, etc. necesitamos durante el servicio, en ocasiones es más fácil que decidir cuantos empleados necesitamos para llevar a cabo las tareas previas. Con la ayuda de la tecnología y de los datos que nos proporciona, podremos programar también esos turnos de forma óptima para ser productivos y rentables.

4. Programar turnos teniendo en cuenta variables sociales y legales

Hay muchas variables que hay que tener en cuenta a la hora de planificar turnos. En primer lugar, las variables legales, es decir, las horas que un empleado puede trabajar según su contrato, según el máximo que dicta la normativa, los descansos que pertocan por ley, etc.

Por otro lado, y cada vez más importantes, están las variables que llamamos sociales. Si queremos que nuestros empleados estén satisfechos y sean productivos, hay que tener en cuenta sus preferencias de turnos, y también garantizarles que puedan mantener un buen equilibrio entre su vida personal y profesional. Programar turnos de forma manual y considerar todas las prioridades y preferencias de cada empleado es muy complicado, pero si tenemos que programar múltiples locales, entonces ya es misión imposible.

La tecnología nos permitirá configurar la planificación de turnos teniendo en cuenta todas estas variables. Esto no solo nos ahorrará tiempo, sino que además hará que nuestra plantilla tenga una mejor calidad de vida y esté más entregada, lo que reducirá los niveles de rotación y repercutirá también en la calidad de servicio que ofrecen a los clientes.

Además, mediante la tecnología potenciaremos la comunicación bilateral y el engagement dentro de la empresa, algo que hará también que todos los trabajadores se sientan tenidos en cuenta.

5. Mejora la contratación de empleados

Cuando nos apoyamos en la tecnología para gestionar el personal, podemos identificar mejor no solo cuantos empleados necesitamos para operar de forma óptima, sino también qué perfiles nos hacen falta. Saber exactamente qué perfil necesitamos y con qué habilidades, es el primer paso para llevar a cabo un proceso de contratación exitoso, ya que podremos perfilar mejor las ofertas de trabajo y, consecuentemente, encontrar al candidato que más se ajuste a nuestras necesidades.

6. Planificación a corto y largo plazo

Programar los turnos teniendo en cuenta solo la cuenta de resultados y el coste del personal, por ejemplo del mes pasado, ya no tiene sentido alguno en un mercado tan cambiante. Para planificar los turnos correctamente y al detalle, hay que considerar muchas más variables: la previsión de ventas, tiques, transacciones, vacaciones de los empleados, tipos de contratos de los trabajadores, etc. Tener en cuenta todo esto solo es posible si utilizamos la tecnología.

Además de programar al detalle, la tecnología nos ayudará a planificar a largo plazo (y también a ir optimizando y haciendo cambios a corto plazo, según se necesite). Planificar a largo plazo y aplicar correcciones corto plazo es la mejor fórmula para conseguir ser eficientes. Esta eficiencia hará posible que nuestro negocio sea rentable y que, por otro lado, consigamos cumplir con las expectativas de los clientes.

En MAPAL contamos con Workforce, una herramienta que te permitirá gestionar al personal y planificar los turnos y horarios de modo que en cada minuto puedas contar con los trabajadores precisos en cada establecimiento. ¿Necesitas más información? Contáctanos o solicita una demo aquí.