Espresso House ganha o equivalente a €875k em poupança de tempo com o Compliance by MAPAL

Charles e Elisabet Asker abriram a sua primeira Espresso House em Kyrkogatan, Lund, em 1996. Atualmente, é uma cadeia de café sueca da propriedade da JAB Holdings com mais de 390 cafeterias e 6000 baristas que servem um excelente café a mais de 100.000 visitantes todos os dias. A marca está presente em 5 países: Suécia, Dinamarca, Noruega, Finlândia e Alemanha. 

A Espresso House é apaixonada por café, pessoas e meio ambiente, com um objetivo simples: proporcionar a melhor experiência de café ao melhor cliente do mundo. 

Para isso, a empresa gosta de estar no controlo, garantindo uma equipa bem treinada, produtos de qualidade e um padrão de atendimento impecável e uniforme.  

Como em todos os negócios de restauração, a Espresso House executa centenas de procedimentos diários e listas de verificação para cumprir os regulamentos e padrões legais e internos. Vão desde a limpeza adequada de máquinas de café, controlo de temperatura em geladeiras, limpeza de locais, cozinhas, padarias e WCs… A lista é longa.  

Sempre efetuaram essas verificações manualmente, à base de listas de tarefas em papel e folhas do Excel. Isso consumia muito tempo, era difícil de controlar e tornou-se uma barreira real quando a empresa tentava expandir. Também precisavam garantir que os seus altos padrões fossem cumpridos em cada loja à medida que cresciam. 

Um processo manual tão trabalhoso e burocrático também gerava altos custos para a empresa. Todas as pessoas da organização ficavam sobrecarregadas com essas tarefas diárias, ficando com menos tempo para se concentrarem no que era mais importante: os clientes. 

A Espresso House precisava simplificar esses procedimentos e, então, recorreram ao software Compliance by MAPAL. A solução permitiu-lhe passar para o digital todos os seus procedimentos e normas de rotina, tornando-os acessíveis aos colaboradores através de telemóvel, tablet ou desktop. A ferramenta é agora usada por todos na organização, desde estagiários até o próprio CEO.   

O software permitiu à empresa agilizar os processos regionais e centrais, proporcionando uma melhor visibilidade e um guia simples de gestão in loco. A ferramenta permite-lhes carregar instruções sobre como fazer as tarefas, e qualquer mudança ou melhoria nesses procedimentos pode ser comunicada a todos em apenas 30 segundos. Com a ajuda do Compliance by MAPAL, a Espresso House conseguir expandir-se de 180 unidades na Suécia para 390 unidades em cinco países. 

Ao passarem todos os procedimentos de lista de tarefas de higiene e segurança alimentar para o digital, conseguiram reduzir drasticamente os custos de papel, impressão e administração central da Espresso House. Também resultou numa eficiência e economia de tempo equivalente a cerca de 870.000 € por ano. Como os funcionários tiveram mais tempo para se dedicar aos clientes, as vendas aumentaram aproximadamente de € 70 milhões para € 186 milhões após a expansão.