Espresso House économise l’équivalent de 875 000 € en temps grâce à Compliance by MAPAL

Charles et Elisabet Asker ont ouvert leur premier café Espresso House à Kyrkogatan, un quartier de Lund (Suède), en 1996. Aujourd’hui, la chaîne de cafés suédoise appartient à JAB Holdings et compte plus de 390 cafés, et 6 000 baristas servent de l’excellent café à plus de 100 000 visiteurs par jour. La marque est présente dans cinq pays : en Suède, au Danemark, en Norvège, en Finlande et en Allemagne. 

Espresso House voue une passion au café, aux personnes et à l’environnement et a un objectif très simple : offrir la meilleure expérience de café aux meilleurs clients du monde. 

Pour y parvenir, l’entreprise aime s’assurer que tout soit parfait : son personnel est formé, ses produits sont de qualité et son niveau de service est excellent et cohérent d’un établissement à l’autre. 

Comme toutes les entreprises de restauration, Espresso House doit respecter des centaines de procédures et de checklists par jour pour être conforme à la législation et à son règlement interne. Nettoyage correct des machines à café, vérification de la température des frigos, nettoyage des établissements, des cuisines, des ateliers de boulangerie et des toilettes… La liste est longue. 

Jusqu’alors, ils avaient toujours réalisé ces contrôles manuellement, à l’aide de checklists papier et de tableaux Excel. Un processus extrêmement chronophage et difficile à maîtriser qui était devenu un vrai frein à l’expansion de l’entreprise. Elle devait également vérifier le respect de ses normes strictes pour chaque nouvel établissement qu’elle ouvrait. 

Ce processus encombrant et laborieux lui coûtait également très cher. Les employés en charge de ces tâches quotidiennes avaient moins de temps pour se concentrer sur le plus important : les clients. 

Pour simplifier ces procédures, Espresso House s’est tourné vers la solution Compliance by MAPAL. Celle-ci lui a permis de numériser toutes les procédures et normes quotidiennes afin que les employés puissent y avoir accès sur mobile, tablette ou ordinateur. Des stagiaires au CEO lui-même, toute l’entreprise utilise désormais l’outil.  

Grâce à ce logiciel, l’entreprise a simplifié les processus régionaux et centraux, a amélioré leur visibilité et a mis à disposition un guide simple de gestion des établissements. L’outil leur permet de partager des consignes expliquant comment effectuer les tâches. Toute modification ou amélioration de ces procédures peut être communiquée à tous en pas moins de 30 secondes. Avec Compliance de MAPAL, Espresso House a pu passer de 180 établissements en Suède à 390 cafés dans cinq pays. 

La numérisation de ses procédures en matière de sécurité alimentaire a également réduit considérablement ses frais de papier, d’impression et d’administration centrale. L’entreprise a également économisé l’équivalent de 870 000 € par an grâce à ce gain d’efficacité et de temps. Comme les employés avaient plus de temps à consacrer aux clients, les ventes sont passées d’environ 70 millions à 186 millions de € après l’expansion.